Agent état civil/CNI/Passeports

Ville Gap; Gap; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Ville Gap recrute un adjoint administratif au sein du service Etat Civil, pour un poste en mairie centrale et éventuelles annexes. Vous serez chargé(e) de rédiger les actes d’état civil, délivrer les copies et extraits, et gérer les livrets de famille, les recensements et les PACS.

Vous accueillerez le public, instruirez les dossiers CNI et passeports, planifierez les rendez-vous, et assurerez le suivi des actes.

Qualifications

• BAC à BAC+2 requis; expérience dans l’état civil et l’accueil appréciée.
• Lieu d’affectation : Mairie centre et annexes Fontreyne, Romette et au service des affaires funéraires.
• Travail en équipe : oui; seul : en mairie annexe et occasionnellement aux affaires funéraires.

Responsibilities

• Rédaction des actes d’état civil et délivrance des copies ou extraits, et livres de famille.
• Gestion des PACS, enregistrements et modifications, et livrets de famille.
• Dépôt et instruction des demandes liées à la CNI et aux passeports, et tenue des registres.
• Accueil physique et téléphonique du public, information et orientation.
• Gestion des rendez-vous et suivi des demandes (CNI-passeports, attestations d’accueil, mariages, PACS).
• Gestion des stocks et du matériel de bureau.

Skills

Accueil du public

Maîtrise informatique

Gestion des conflits

Écoute active

Travail en équipe

Organisation et rigueur

Education

BAC à BAC+2

Tools

Logiciels métiers

Traitement de texte

Messagerie

Gestion d'agenda

Job description

Recrutement par voie statutaire ou contrat (CDD)

Administrative / Catégorie C / Adjoint administratif

SERVICE : Etat Civil, Carte Nationale d’Identité (CNI)-

Passeports, Mairies Annexes, Affaires funéraires.

Positionnement hiérarchique :

Etat Civil en mairie centrale :

• rédaction des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille
• délivrance des attestations de recensement citoyen
• gestion des débits de boissons sur la commune (demandes de buvettes temporaires et réception des déclarations relatives aux débits
• réception des dossiers d’attestation d’accueil et préparation de leur instruction
• enregistrement, modification et dissolution de PACS
• accueil physique et téléphonique du public

Possibilité de renfort à la mairie annexe de Fontreyne et Romette :

• rédaction des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille
• délivrance des attestations de recensement citoyen
• enregistrement, modification et dissolution de PACS
• gestion de la salle de réunion
• gestion de la régie du guichet unique (cantine)
• accueil physique et téléphonique du public

Renfort Affaires funéraires :

• Gérer les dossiers relatifs à l’administration des cimetières ainsi que les formalités relatives aux décès.

Saisie, instruction et suivi des demandes ou déclarations gérées sur les différents lieux : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demandes de CNI et de passeports, demande d’actes ou d'extraits, débits temporaires et permanents, recensement citoyen, attestations d’accueil, livrets de famille…

Mise à jour des actes d’état civil (avis de mentions, rectifications, changement de prénom…).

Information du public pour la constitution des différents dossiers traités par les services.

Gestion des rendez-vous (dépôt de dossiers CNI-passeports, attestations d’accueil, mariage et enregistrement PACS) et des célébrations (réservation et

confirmation de date + convocation et suivi des élus et agents qui accompagnent).

Accompagnement des élus lors des cérémonies se déroulant en semaine, pendant les horaires d’ouverture du service (prise de parole en public : lecture

Gestion des stocks de fournitures (imprimés divers, livrets de famille, petits matériels de bureau..).

Renfort sur les mairies annexes (Romette et Fontreyne) et Affaires funéraires.

Travail en équipe avec les agents de la direction Population.

Contact avec les élus.

Relations externes :

Contact avec le public, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés, le CERT de Toulon (plate-forme qui instruit les dossiers CNI-passeports), le service civil du Parquet, la Préfecture, l’INSEE, les sociétés de Pompes funèbres, ...

Savoir :

Savoir faire :

Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).

Maîtrise des applications et logiciels métiers.

Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…).

Savoir être :

Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.

Travail en équipe.

Calme et maîtrise de soi.

Discrétion et confidentialité.

Organisation, méthode et rigueur.

Réactivité, sérieux et efficacité.

Autonomie et polyvalence.

Patience et diplomatie.

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS :

BAC à BAC + 2. Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’état civil et de l’accueil.

Lieu d’affectation : Mairie centre et ou mairies annexes de Fontreyne, de Romette et au service des affaires funéraires.

Travail en équipe : oui. Seul : en mairie annexe et occasionnellement aux affaires funéraires.

Isolé : uniquement sur les mairies annexes et aux affaires funéraires.

Matériel, moyens nécessaires :

outil informatique, registres d’état civil

Tenue de service et/ou équipements de protection individuelle (EPI) :

Tenue décente et correcte exigée.

Horaires réguliers : 35 hebdomadaires.

Préciser : 35h du lundi au vendredi : 8h30-12h et 13h30-17h. Le samedi matin de 8h30 à 12h00.

Horaires spécifiques (décalés, discontinus, en alternance…)

Travail de jour : oui Travail de nuit : non

Travail du week-end : le samedi matin par roulement. Les heures effectuées sont à récupérer

Permis obligatoires : non

Habilitations/Autorisations obligatoires :

Vaccin(s) obligatoire(s) : non

Autre :

NBI : oui Préciser : NBI accueil (pour les agents titulaires) Nombre de points :

Voiture de fonction : non

Logement de fonction : non

Date de clôture des candidatures : 26/11/2026Poste à pourvoir au 18/01/2027