Agent.e de gestion administrative - Offre CDD 717 H/F - EC9876

D; Nancy; On-site; EUR 17,000 - 23,000; Full time

Job summary

La société D recrute un agent de gestion administrative pour soutenir le responsable du service jeunesse. L’agent assure le suivi des dossiers des pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté, accueille les usagers et gère la logistique et l’organisation des activités du service.

Le poste est lié à la gestion des missions de service civique et au recrutement en collaboration avec les services de l’Etat et la DRH. Contrat à durée déterminée d’un mois, renouvelable, dès que possible.

Qualifications

• Saisie de comptes rendus, notes et courriers.
• Préparer les dossiers des réunions et organiser les réunions.
• Accueil téléphonique et physique du service et orientation des demandes.
• Publication et suivi des missions de service civique et gestion des dossiers de recrutement.

Responsibilities

• Saisie de documents (comptes rendus, notes et courriers).
• Organisation logistique des réunions: réservation de salles, convocations, listes de participants.
• Accueil du public et orientation des demandes liées à l’éducation populaire, sports et citoyenneté.
• Gestion des frais de déplacement et organisation des formations des volontaires.

Job description

MISSION : l’agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d’émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.

ACTIVITES

Suivi administratif

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports

Accueil et relations avec le public

• Assure l’accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificités

Assure la publication et le suivi des missions de service civique

Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l’Etat et la DRH

Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique

Gère la logistique et l’organisation des formations des volontaires

Contrat à durée déterminée

Durée 1 mois, renouvelable

Dès que possible

Référence de l'offre : aiyh17qk7g