Agent.e de gestion administrative - Offre CDD 717 H/F

département meurthe et moselle; Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Le département meurthe et moselle recherche un agent de gestion administrative pour soutenir le service jeunesse. Il/Elle suit les dossiers des pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d’émancipation jeunes (REJ), et assure le lien avec les usagers ainsi que les activités logistiques du service.

Les tâches couvrent la saisie de documents, la préparation de réunions, l’organisation logistique et l’appui lors d’événements liés aux domaines d’action, avec publication et

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Bonne relation avec le public et sens du service.

Responsabilités

• Effectuer la saisie de comptes rendus, notes et courriers.
• Préparer les dossiers des réunions en lien avec le responsable service.
• Organiser logistiquement les réunions (salles, convocations, listes de participants).
• Apporter un soutien administratif ou logistique pour des manifestations ou opérations spécifiques.
• Trier, classer et archiver les documents du service.
• Utiliser les logiciels et progiciels du service pour les notes et rapports.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique et orienter les demandes vers le bon interlocuteur.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil du public

Description du poste

MISSION : l’agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d’émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.

ACTIVITES

Suivi administratif

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports

Accueil et relations avec le public

• Assure l’accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificités

Assure la publication et le suivi des missions de service civique

Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l’Etat et la DRH

Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique

Gère la logistique et l’organisation des formations des volontaires

Contrat à durée déterminée

Durée 1 mois, renouvelable

Dès que possible

Référence de l'offre : aiyh17qk7g