Agent de secrétariat confirmé (H/F)

Armée de Terre; Versailles; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Armée de Terre recrute un assistant administratif et secrétariat pour tenir le courrier, diffuser les informations et garantir la mise en forme des documents selon la charte graphique.

Profil recherché: connaissance de la suite bureautique, expérience en secrétariat de direction, et respect des règles de confidentialité. Habitué au travail en équipe et à la gestion des agendas et des réunions au sein de la SIMMT.

Qualifications

• Maîtrise de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook) et outils collaboratifs.
• Expérience en secrétariat de direction et gestion documentaire.
• Connaissance des règles de confidentialité et de la réglementation RH.

Responsabilités

• Enregistrer et diffuser le courrier entrants et sortants.
• Gérer l’agenda et planifier les réunions.
• Rédiger et mettre en forme des documents conformes à la charte.
• Réaliser des tâches annexes (réservation de salles/véhicules, demandes d’accès).

Connaissances

Proactivité

Technique secr.

Organisation

Travail en équipe

Secret professionnel

Adaptabilité

Expression écrite

Bureautique

Rigueur

Correspondance

Outils

CONCERTO

ELISE

GAT

SILLAGE

NEMO

CIMS

PC@

Description du poste

Vous serez principalement chargé d'enregistrer, de diffuser et de classer le courrier "arrivé" et "départ". Vous assurerez la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur. En lien avec les secrétariats des autorités, vous coordonnerez les agendas et planifierez les réunions. Vous établirez les commandes et assurerez diverses tâches de secrétariat (réservations de salles, de véhicules, demandes d’accès). Vous assurerez également les tâches de reprographie, gérerez les demandes de permissions/congés via le logiciel des gestion des absences (GAT) et les autres différentes demandes (ordres de missions, tâches RH…)

De plus, vous recueillerez des informations générales au sein de la SIMMT afin d’en assurer la diffusion au sein de la division. Vous assurerez la logistique des manifestations organisées et gérerez les cartes CIMS: logiciel MOp SI CIMS AED.

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liés à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) et aux logiciels spécifiques (CONCERTO, ELISE, GAT, SILLAGE, NEMO, CIMS, PC@…).

Conditions particulières d'exercice

Habilitation SECRET ;
Horaires fixes sur le lieu de travail ;
Utilisation des logiciels et progiciels spécifiques ;
Utilisation des logiciels métiers: CONCERTO, GAT, EUREKA, NEMO, COR@IL, PC@ ;
Confidentialité pour certains dossiers et travaux à réaliser.

Profil recherché

Il serait apprécié d'avoir une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) , du fonctionnement d'un secrétariat de direction ainsi que de la réglementation et des statuts pour gérer les courriers RH.

Compétences attendues

• PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
• MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
• ORGANISATION ET METHODE
• TRAVAIL EN EQUIPE
• PROTECTION DU SECRET
• ADAPTABILITE
• EXPRESSION ECRITE
• UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
• RIGUEUR
• UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

Présentation de Armée de Terre

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs

Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO) .

La sous-direction des opérations (SDO) permet aux armées et services interarmées de disposer des matériels terrestres, dont ils ont besoin, pour remplir leur contrat opérationnel.

La division de coordination des parcs (DCP) coordonne les activités de la SDO et optimise son fonctionnement. Elle coordonne l’action des six domaines de soutien, leur apporte une expertise méthodologique en veillant à la cohérence de leurs travaux et elle pilote les affaires multi-domaines.

Affecté au secrétariat de la direction de la DCP, vous recueillerez les informations nécessaires à l’ordonnancement des travaux et activités majeures confiés à la division et aux domaines. Vous serez en charge de gérer les agendas, planifier les réunions et de garantir le traitement et la diffusion du courrier (suivi des visa et signature – COR@IL) . Vous rédigerez des documents écrits, contrôlerez la bonne application de la charte graphique et participerez également aux différentes tâches annexes de secrétariat nécessaire à la vie courante de la division et des domaines (logistique, accueil, permanence téléphonique) .