Agent de planification (H/F)

Actual group; Cahors; À distance; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Actual group recherche un agent administratif en gestion locative à Cahors pour assurer la gestion et le suivi des interventions dans le logiciel métier, enregistrer et suivre les interventions des agents, établir les bons de travaux et planifier les visites.

Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), être organisé, réactif et capable de coordonner avec locataires, entreprises et équipes internes. Contrat temporaire jusqu’au 31/12, renouvelable.

Qualifications

• Compétences administratives: gestion et suivi des dossiers, traitement des réclamations, rédaction de courriers, suivi des bons de commande et classement des informations.

Responsabilités

• Gestion et suivi des interventions sur le logiciel métier.
• Enregistrer et suivre les interventions des agents de régie.
• Établir les bons de travaux et assurer la planification des interventions.
• Planifier et suivre les réclamations à partir du tableau dédié.
• Régulariser les réclamations sur l’outil informatique.
• Clôturer et solder les réclamations une fois les interventions réalisées.
• Appeler les locataires pour qualifier la réclamation.
• Mettre à jour les informations pour garantir le suivi.

Connaissances

Rigueur admin

Organisation

Relationnel

Gestion des appels

Autonomie

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Les principales missions

Gestion et suivi des interventions sur le logiciel métier

Enregistrer et suivre les interventions des agents de régie.

Établir les bons de travaux des agents de régie et assurer la planification des interventions.

Assurer la planification et le suivi des réclamations à partir du tableau dédié.

Régulariser les réclamations sur l’outil informatique.

Clôturer et solder les réclamations une fois les interventions réalisées.

Appeler les locataires afin de mieux qualifier la réclamation lorsque cela est nécessaire.

Assurer la mise à jour régulière des informations dans l’outil afin de garantir la fiabilité du suivi.

Gestion administrative

Établir les courriers destinés aux locataires.

Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.

Répondre aux demandes des locataires et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.

Assurer le suivi administratif des bons de commande entreprises.

Effectuer les rappels et relances auprès des entreprises.

Planifier les rendez-vous d’intervention avec les entreprises et les locataires.

Signaler au Responsable Régie les éventuelles difficultés ou anomalies rencontrées.

Une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques est indispensable.

Des connaissances techniques dans le domaine de la maintenance ou de la régie seraient appréciées afin de faciliter la compréhension et la qualification des réclamations des locataires.

Contrat jusqu'au 31/12 . 1er contrat jusqu'au 31 octobre à renouveler.

Compétences attendues du candidat

• Compétences administratives : gestion et suivi des dossiers, traitement des réclamations, rédaction de courriers, suivi des bons de commande et classement des informations.
• Maîtrise informatique : bonne utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et capacité à prendre en main un logiciel métier.
• Organisation et rigueur : planification des interventions, suivi des demandes, mise à jour des données et respect des délais.
• Communication et relationnel : gestion des appels entrants et sortants, échanges avec les locataires, les entreprises et les équipes internes.
• Réactivité et autonomie : gestion des priorités, relances, identification des anomalies et remontée des difficultés au responsable.
• Connaissances techniques appréciées : notions en maintenance des bâtiments, gestion locative ou fonctionnement d'une régie.