Agent d'Accueil/état Civil (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Amplepuis; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération statutaire

Tickets restaurant

CNAS

RIFSEEP

Mutuelle

Job summary

Fonction Publique Territoriale recrute pour une commune un agent d’accueil/état civil (F/H). Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, renseignez les administrés et orientez vers les services compétents, et contribuez à la tenue des registres et des actes d’État civil.

Les missions incluent la gestion des informations, le rattachement au Maire et à la communauté locale, et la participation à l’organisation du service accueil/état civil.

Qualifications

• Connaître la législation de l'État civil et du domaine population.
• Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite.
• Maîtrise de l’informatique: traitement de texte, tableur, messagerie, Internet et logiciels spécifiques.
• Accueil téléphonique et physique.
• Connaître l’environnement territorial et l’organisation interne de la collectivité.

Responsibilities

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Renseigner les administrés et les orienter vers le service compétent.
• Noter les messages et les requêtes des administrés et les transmettre au Maire, adjoints ou personnel communal.
• Réceptionner les livraisons et informer les destinataires.
• Délivrer des documents administratifs et organiser l’accueil.

Skills

Accueil téléphonique

Accueil physique

État civil

Renseignements administratifs

Informatique

Education

Diplôme ou expérience accueil/état civil

Tools

COMEDEC

HUBEE

Job description

Située entre Rhône (50 min de Lyon) et Loire (30 min de Roanne) , Amplepuis, commune de 5 000 habitants et membre de la dynamique Communauté de l’Ouest Rhodanien, desservie par une gare SNCF avec des lignes régulières, recherche pour compléter son équipe, un agent d’accueil/etat civil (F/H) Accueil physique et téléphonique

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner les administrés et les orienter vers le service compétent
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, aux adjoints ou au personnel communal
• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
• Délivrer des documents administratifs
• Organiser et ranger l’accueil: classement, gestion du courrier, affichage, annuaire téléphonique, archivage, etc…

État civil – Relations citoyens

• Renseigner les administrés sur les formalités administratives pour les dossiers d’État Civil et de population puis les réceptionner (Mariages, PACS, Attestation d’accueil….)
• Gestion des demandes de notaires via COMEDEC
• Répondre aux demandes faites via HUBEE.
• Rédiger les actes d’État Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile…)
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Tenue des registres d’Etat-civil (ouverture, clôture, mises à jour, tables annuelles et décennales)
• Délivrer sur demandes des extraits du registre et contrôler le droit à l’acte des demandeurs
• Préparer les baptêmes civils
• Établir les rectifications administratives et reconstitution d’actes
• Gestion du service CNI/passeports en collaboration avec les autres collègues.

Recensement militaire et de la population

• Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
• Établir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
• Mettre à jour les fichiers relatifs à la population avec l’aide de la responsable population

Autres missions:

• Remplacer ponctuellement et en cas de besoin, les services ou tâches de ses collègues absents afin d’assurer la continuité du service

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Aptitudes Savoir-faire:

• Connaître la législation de l'état civil
• Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’informatique: traitement de texte, tableur, messagerie, Internet, logiciels spécifiques
• Accueil téléphonique et physique
• Connaître l'environnement territorial
• Connaître l’organisation interne de la collectivité: règlements, règles, procédures en vigueur, l’organigramme, les circuits de prise de décisions, de partage et circulation de l’information, de validation

• Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation
• Savoir travailler dans l’urgence
• Polyvalent
• Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes, réactivité
• Se tenir régulièrement au courant de l’évolution de la réglementation
• Esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
• Qualités relationnelles: sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
• Confidentialité, discrétion

• Diplôme(s) et/ou expérience dans le domaine de l’accueil/état civil fortement apprécié.
• Jours de travail: Lundi et Mercredi journée et le mardi matin
• Rémunération statutaire + Titres restaurants + CNAS+ RIFSEEP+ Participation à la prévoyance et à la mutuelle
• Niveau de recrutement: cadre d’emplois des adjoints administratifs (C) à défaut contractuel
• Des formations peuvent vous être dispensées

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes