Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Lisses; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Etablissements publics de coopération intercommunale recherche un Adjoints administratifs territoriaux pour assurer l’accueil et le traitement des demandes administratives. Le rôle implique l’accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et le suivi des dossiers via ECOCITO, ainsi que l’assistance au secrétariat général et à l’organisation des instances.

Le poste exige rigueur, discrétion et autonomie, avec des disponibilités ponctuelles en soirée pour les réunions et

Qualifications

• Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook et Internet)
• Maîtrise du logiciel ECOCITO / portail des particuliers
• Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire
• Connaissance du fonctionnement des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux
• Capacité à traiter et assurer le suivi de demandes administratives
• Capacité à appliquer des procédures administratives avec rigueur

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique et suivi du traitement des courriers de réclamation
• Rédaction de courriers et mails; préparation des documents et supports de réunion
• Organisation des instances et logistique des salles de réunions
• Gestion et suivi des demandes ECOCITO et des accès déchèteries
• Suivi des boîtes emails accueil, contact et mon badge
• Apporter un appui administratif ponctuel aux services du SiREDOM

Skills

Sens du service public

Rigueur et organisation

Discrétion professionnelle

Autonomie

Réactivité

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

ECOCITO / portail des particuliers

Job description

Cadres emplois de référence: Adjoints administratifs territoriaux

Catégorie: C

Service: Secrétariat Général

Finalité du poste:

• Contribuer au fonctionnement administratif et logistique du secrétariat général
• Assurer le traitement administratif des demandes d’accès des usagers aux écocentres dans le respect des procédures en vigueur.

Domaine d’activités:

Accueil:

• Accueil téléphonique et physique
• Suivi du traitement des courriers dits de "réclamation"
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de reporting
• Relancer les interlocuteurs dans le cadre du suivi des dossiers administratifs
• Enregistrement et scan du courrier et dispatch auprès des services
• Gestion et suivi du chrono courrier
• Affranchissement du courrier
• Scan et enregistrement des factures
• Suivi des boîtes de courrier électronique "accueil", "contact" et "mon badge"
• Participer au nettoyage et réapprovisionnement en consommables de la machine à café

Missions administratives:

• Participation à l’organisation des instances (relances téléphoniques, installation, …)
• Logistique des salles de réunions (suivi des demandes, gestion des besoins, installation paperboard, café…)
• Participer à la mise en forme et à la préparation de documents administratifs et supports de réunion pour l’ensemble des services
• Rédaction de courriers, mails, affiches
• Participer à la polyvalence administrative du secrétariat général
• Apporter un appui administratif ponctuel aux services du SiREDOM
• Participer à la diffusion d’informations et de documents administratifs
• Procéder à la mise à jour de l’affichage règlementaire (instances) sur le panneau prévu à cet effet
• Participation à l’organisation des différentes manifestations
• Gestion des réservations des véhicules de pool (suivi des demandes, remise des clés et documents, suivi du carnet de bord et signalement des anomalies constatées, état des lieux des véhicules)

Gestion des demandes des usagers sur ECOCITO (accès aux déchèteries):

• Instruire les demandes de création de comptes usagers sur le portail ECOCITO ;
• Vérifier la conformité des pièces justificatives transmises ;
• Traiter les demandes d’accès aux écocentres dans le respect des procédures en vigueur ;
• Assurer le rattachement des badges aux comptes usagers ;
• Identifier et signaler les dysfonctionnements techniques auprès des services compétents ;
• Informer les usagers sur les modalités d’accès aux écocentres
• Contribuer à la traçabilité des demandes usagers et au respect des délais de traitement ;
• Renseigner les usagers de l’état d’avancement des demandes de dérogations.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

Conditions d'exercice

• Travail au siège du SIREDOM à Lisses
• Horaires réguliers avec présence requise en soirée pour les réunions et instances
• Exposition à la pénibilité au travail (ex: risques de Troubles Musculo-Squelettiques): néant
• Exposition aux Risques Psycho-Sociaux: faible

Moyens techniques

• Ordinateur – téléphone fixe

Savoir-être:

• Sens du service public et de l’intérêt général ;
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité ;
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
• Autonomie ;
• Réactivité ;
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs institutionnels ;
• Disponibilité ponctuelle en soirée pour les instances et manifestations.

Savoirs:

• Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Internet, réseaux sociaux)
• Maitrise des outils du logiciel ECOCITO / portail des particuliers
• Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire
• Connaissance du fonctionnement des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux
• Capacité à traiter et assurer le suivi de demandes administratives
• Capacité à appliquer des procédures administratives avec rigueur

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale