Agent administratif équipe pluridisciplinaire d'évaluation (H/F)

PasDeCalais; Arras; Hybrid; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Job summary

MDPH Pas-de-Calais recherche un(e) agent administratif(ve) chargé(e) de planifier et coordonner les entretiens des personnes en situation de handicap, en lien avec les chargés d’insertion professionnelle.

Vous gérez l’extraction de listes, la planification des créneaux, l’envoi des convocations et le suivi des RDV, tout en assurant confidentialité et respect du RGPD.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, messagerie, agenda partagé).
• Capacité à construire et à analyser des tableaux de bord simples.
• Rigueur sur le suivi et l’organisation des plannings d’entretien.
• Notion sur le handicap et les dispositifs d’insertion professionnelle.
• Connaissance des bonnes pratiques relationnelles envers les personnes en situation de handicap.

Responsibilities

• Planification et gestion des rendez-vous, extraction des listes et propositions de créneaux.
• Choix de la modalité adaptée: téléphone ou visioconférence.
• Envoyer convocations, rappels et liens de visioconférence.
• Gérer annulations, reports et absences.
• Réserver les salles et vérifier leur accessibilité.
• Saisir et mettre à jour les données dans le respect du RGPD.
• Relier l’équipe d’évaluation, les chargés et les usagers.

Skills

Bureautique

Tableaux de bord

Planification

Écoute et empathie

Autonomie

Esprit d'équipe

Tools

Système d’information MDPH

Job description

Organiser et planifier les rendez‑vous d’entretien entre les personnes en situation de handicap et les chargés d’insertion professionnelle en tenant compte des modalités attendues par l’évaluation de 1er niveau : téléphone, visioconférence, présentiel et selon des besoins d’accessibilité exprimés par chaque personne.

Activités:

Planification et gestion des rendez vous:

• Extraction de listes de l’événement « entretien AAH2 » dans le système d’information MDPH
• Proposer et confirmer les créneaux selon les disponibilités des chargés d’insertion professionnelle
• Choisir avec l’usager la modalité adaptée : téléphone ou visioconférence
• Organiser la répartition des RDV physiques en fonction du calendrier prévisionnel
• Envoyez les convocations, rappels et liens de visioconférence
• Gérer les annulations, reports, absences et relancez si besoin
• Réserver les salles et vérifier leur accessibilité

Accueil et informations:

• Prise de contact avec l’usager par téléphone avec bienveillance et adaptation en situation de handicap
• Rassurer la personne sur le déroulement de l’entretien
• Confirmer le RDV par courrier

Outils et suivi d’activité:

• Utiliser les outils de planification (rendez‑vous solidarité ou agenda partagé)
• Tenir à jour les tableaux de suivi d’activité (nombre de rendez‑vous, taux de présence et d’absence, modalités, délais de prise en charge).
• Produire des bilans périodiques à destination de la hiérarchie et de la direction
• Saisir et mettre à jour les données dans le respect du RGPD et de la confidentialité
• Faire le lien entre l’équipe d’évaluation, les chargés d’insertion professionnelle et les usagers
• Remonter les difficultés rencontrées (délais, indisponibilité, besoin d’aménagement)

Activités secondaires:

Vous pourrez être amené(e) à suppléer l’agent administratif du service en charge de la gestion et de l’organisation des réunions territoriales de l’EPE.

Compétences requises :

Savoir-faire:

• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, messagerie, agenda partagé)
• Capacité à construire et à analyser des tableaux de bord simples
• Rigueur sur le suivi et l’organisation des plannings d’entretien

Savoir être:

• Sens de l’écoute, patience et empathie
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation face à des situations variées
• Autonomie et sens de l’organisation
• Esprit d’équipe

Connaissances appréciées:

• Notion sur le handicap et les dispositifs d’insertion professionnelle
• Connaissance des bonnes pratiques relationnelles vers les personnes en situation de handicap

Liens opérationnels :

- Relations fonctionnelles avec le coordonnateur de l’équipe d’évaluation

- Relation avec la secrétaire administrative du service d’évaluation

- Relation avec l’ensemble des évaluateurs

- Relations régulières avec service accueil et accès aux droits

- Avec les tous autres services de la MDPH

- Toutes les structures permettant l’accueil des usagers lors des entretiens de proximité

Informations complémentaires

Rattachement hiérarchique : le titulaire du poste exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique directe du Responsable de la thématique adulte de l’Equipe Pluridisciplinaire d’Evaluation
Localisation : siège MDPH (Arras)
Télétravail possible sur un maximum de 2 jours/semaine
Emploi permanent / recrutement sur un contrat conclu pour répondre à des besoins permanents (cf. art L332-8 à L332-12du code général de la fonction publique)