Agent administratif équipe courrier ASPP H/F

UDAF de la Moselle; Ars-Laquenexy; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle 80%

Transports 50% remboursés

Chèques vacances

Billetterie CSE

Résumé du poste

UDAF de la Moselle recrute un.agent administratif(secrétariat) pour traiter le courrier, gérer les boîtes mails et assurer la continuité du service au sein du pôle ASPP.

Vous numériserez et indexerez les documents, participerez aux réunions et accueillerez les stagiaires tout en veillant au respect du RGPD et à la sécurité des données.

Qualifications

• Diplôme en accueil/secrétariat BAC ou équivalent.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
• Discrétion professionnelle et respect du secret.
• Bonne organisation et rigueur.

Responsabilités

• Traiter le courrier entrant et sortant.
• Gérer les boîtes mails structurées (factures).
• Numériser et indexer les documents selon les consignes.
• Constituer les boîtes à archives.
• Assurer le soutien du standard et l'accueil des stagiaires.
• Veiller au respect du RGPD et à la sécurité des données.

Connaissances

Outils bureautiques

Logiciels métiers

Discrétion professionnelle

Formation

BAC accueil/secrétariat

Description du poste

Sous la responsabilité d’une cheffe de service.

Missions principales

• Traiter le courrier arrivé.
• Gérer les boites mails structurelles - factures,
• Gérer la récupération des documents sur les coffres-fort numériques,
• Assurer la continuité de service,
• Intervenir ponctuellement en soutien du standard du siège.

Attentes et finalités du poste

• Assurer l’indexation quotidienne du courrier entrant dans les dossiers des personnes accompagnées par le pôle ASPP,
• Veiller à la continuité de service,
• Faire preuve de discrétion professionnelle ou respecter le secret professionnel en fonction de la mission, et respecter les règles de protection des données personnelles conformément au RGPD,
• Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Activités

• Assurer le traitement du courrier entrant
• - Trier les courriers, les factures et relevés bancaires,
• - Numériser et indexer les documents selon les consignes données,
• - Pré indexer les factures et indexer en masse les relevés bancaires,
• - Effectuer des travaux administratifs divers,
• - Constituer les boites à archives.
• Participer au fonctionnement du service
• - Rendre compte de son activité,
• - Participer aux réunions de service,
• - Contribuer aux projets de service et contribuer aux plans d’actions qui en découlent,
• - Assurer la formation des nouveaux embauchés et l’accueil des stagiaires,
• - Respecter les règles de sécurisation des données personnelles dans le cadre de la mise en conformité RGPD.
• Appliquer la politique qualité du service
• - Contribuer à l’amélioration continue de la qualité du service rendu,
• - Appliquer les procédures du service et contribuer à leur mise à jour,
• - Déclarer les évènements indésirables,
• - Appliquer les recommandations de bonnes pratiques professionnelles,
• - Intervenir dans le respect des droits des familles accompagnées,
• - Appliquer les recommandations et les orientations relatives à la bientraitance et au questionnement éthique.

Vos avantages

• Salaire selon CCN66 : incluant indemnité métiers socio-éducatifs, selon expérience
• Congés supplémentaires trimestriels
• Mutuelle prise en charge à 80%
• Prise en charge de 50 % des abonnements de transport ou indemnités de déplacement domicile/bureau
• CSE / Billetterie / Titres restaurant / Chèques vacances / Cartes cadeaux...

Vous êtes titulaire d’un diplôme en accueil/secrétariat niveau BAC