Administrative Assistant

ETAP Software; Colomiers; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

ETAP, acteur de la transition énergétique, recrute pour renforcer son équipe commerciale en France. Le poste de Sales Administration assure le cycle complet: saisie client, commandes conformes et coordination interne.

Vous validerez les devis approuvés, suivrez les CPQ et travaillerez avec les équipes commerciale, finance et support pour garantir des opérations efficaces et une qualité de service élevée.

Qualifications

• Diplôme post-secondaire requis ou équivalent et expérience administrative.
• Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer plusieurs tâches.

Responsibilities

• Vérifier et mettre à jour les informations clients et données fiscales.
• Gérer les devis approuvés et les commandes clients.
• Assurer la coordination entre les ventes, la finance et le support.
• Participer à l'amélioration des processus et à l'accueil des nouveaux collaborateurs.

Skills

Organisation et rigueur

Anglais courant

Communication écrite et orale

Capacité à prioriser

Education

Diplôme post-secondaire de deux ans ou équivalent

Tools

CPQ

Salesforce

Job description

ETAP s'engage à créer un environnement de travail inclusif et est fier d'être un employeur offrant l'égalité des chances.

ETAP permet à ses clients de prendre des décisions éclairées tout au long du cycle de vie des systèmes électriques et de leurs projets grâce à des solutions logicielles innovantes. En utilisant les solutions et la plateforme de jumeau numérique d'ETAP, nos clients bénéficient d'une aide à la décision continue depuis les phases de conception et d'ingénierie, jusqu'aux opérations et à la maintenance. ETAP accompagne ses clients dans leur transformation numérique et leur transition énergétique pour un avenir durable, en les aidant dans leur quête de sécurité, de fiabilité et de résilience.

L'expertise d'ETAP s'appuie sur plus de 35 ans d'expérience, et plus récemment sur l'intégration en 2023 des offres d'IGE, un éditeur de logiciels d'ingénierie électrique réputé pour son portefeuille de logiciels SEE dédiés à la création, à la maintenance et au calcul de projets d'installation électrique.

La passion de nos employés pour l'excellence, l'innovation et la satisfaction client est notre ressource la plus précieuse. Si vous partagez cette passion - et souhaitez faire partie d'une entreprise actrice de la transition énergétique vers un monde plus durable pour les générations futures - nous vous invitons à nous rejoindre !

ETAP s'engage à créer un environnement de travail inclusif et est fier d'être un employeur offrant l'égalité des chances.

Job Title: Sales Administration

Location: France

Employment Type: [full-time]

The job

Job Description Summary

• Support the full sales administration cycle, ensuring accurate customer data, compliant orders, and smooth internal coordination.
• Validate quotes, process customer‑approved orders, and maintain high‑quality service for internal teams and customers.
• Collaborate with sales, finance, and support teams to ensure efficient commercial operations.
• Contribute to process improvements and support onboarding within the Sales Administration function.

Key Responsibilities

• Verify and update customer information, including tax data, addresses, and contacts.
• Provide support for all inquiries related to customer accounts.
• Validate customer‑approved quotes and ensure accuracy and compliance.
• Monitor CPQ quotes to confirm alignment with customer orders.
• Assist sales representatives when quotes or orders do not meet established rules.
• Resolve daily issues related to quotes, orders, and customer account data.
• Communicate and coordinate with cross‑functional teams for efficient order processing.
• Support implementation and improvement of sales administration processes.
• Participate in onboarding and training new employees when required.

Essential Requirements

• Two‑year post‑secondary diploma or equivalent education.
• Strong administrative and organisational skills with attention to detail.
• Ability to manage priorities, deadlines, and multiple tasks.
• Clear and professional communication skills (written and verbal).
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Fluent in English; Danish is a plus.

Desired Skills

• Experience with CPQ systems and Salesforce.
• Ability to apply commercial rules and procedures effectively.
• Strong problem‑solving and critical‑thinking abilities.
• Team‑oriented mindset with strong interpersonal skills.
• Ability to work independently with reliability and confidentiality.
• Capacity to adapt to new processes and evolving systems.
• Teaching and knowledge‑sharing ability.

ETAP exige que tous les candidats retenus se soumettent et réussissent une vérification complète de leurs antécédents avant de commencer à travailler. La vérification des antécédents sera effectuée conformément aux lois locales et peut, sous réserve de ces lois, inclure une preuve de diplôme, une vérification des antécédents professionnels, une preuve d'autorisation de travail, un casier judiciaire, une vérification d'identité, une vérification de crédit. Certains postes traitant de données personnelles sensibles et/ou de tiers peuvent impliquer des critères supplémentaires de vérification des antécédents.

ETAP est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous nous engageons à être un employeur exemplaire doté d’une culture inclusive, en développant un environnement de travail où tous nos employés sont traités avec dignité et respect. Nous valorisons la diversité et l’expertise que des personnes d’horizons différents apportent à notre entreprise.

Venez rejoindre ETAP pour créer la technologie transformatrice qui permet à nos clients de créer un monde meilleur.