Adjoint en gestion administrative et accueil – Hébergement

Crous Paris; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de gestion des résidences étudiantes à Paris recherche un secrétaire en hébergement pour gérer les affaires administratives et accueillir le public. Le candidat idéal a une maîtrise des nouvelles technologies, une bonne maîtrise de l'expression écrite et orale, et une connaissance des enjeux liés au milieu étudiant. Ce poste demande une forte capacité d'organisation, un esprit d'équipe et une disponibilité pour répondre aux situations d'urgence. Joignez-vous à nous pour contribuer à un cadre de vie de qualité pour les étudiants.

Qualifications

• Expérience en administration et gestion souhaitée.
• Adaptation rapide aux nouvelles tâches et continuité du service.
• Bonne connaissance des règles d’hygiène et de sécurité.

Responsabilités

• Accueillir le public et participer à la gestion administrative.
• Encaisser les loyers et travailler avec les différents services.
• Assurer les états des lieux d’entrée et de sortie.
• Participer à la sécurité des biens et des personnes.
• Vérifier les factures et gérer les situations d’urgence.

Connaissances

Maîtrise des nouvelles technologies de communication

Expression écrite et orale

Connaissance d'une deuxième langue

Connaissance des outils de gestion

Connaissance des problèmes du milieu étudiant

Techniques d’accueil et de communication

Description du poste

Le Crous de Paris cherche un secrétaire en hébergement / adjoint en gestion administrative !

Venez rejoindre l’équipe d’une unité de gestion hébergement et participez au bon fonctionnement des différentes résidences qui la composent.

Sous la responsabilité de la directrice d’unité de gestion :

L’assistant.e d’accueil et de secrétariat a pour mission d’accueillir le public et de participer à l’administration et à la gestion de la structure.

• Sous l’autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives…)
• Sous la responsabilité du régisseur, encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,
• Assurer les états des lieux d’entrée et de sortie, veiller à l’occupation optimum des résidences,
• Assurer l’accueil téléphonique,
• Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
• Participer à la sécurité des personnels et des biens,
• Assurer la vente de prestations de services divers,
• Vérifier les factures,
• Gérer les situations d’urgence,
• Participer aux tâches de gestion,
• Possibilité de tenir la planification des studios

Conditions particulières :

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l’agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute autre tâche nécessaire au fonctionnement administratif du service.
Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) de rupture de service, l’agent peut être amené temporairement, sur décision de l’autorité de gestion de proximité, à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.
Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l’agent lui est versé au prorata temporis.

Profil recherché

Savoir-faire et connaissances :

• Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…),
• Maîtrise de l’expression écrite et orale,
• Connaissance souhaitée d’une deuxième langue,
• Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax…),
• Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité, implantation du matériel de sécurité)
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
• Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur.
• Connaissance des techniques d’accueil et de communication,

Savoir être :

Sens de l’accueil

Maitrise de soi et capacité d’adaptation

Ponctualité, assiduité, rigueur, organisation, autonomie et disponibilité.

Esprit d’équipe

Gestion des aléas et réactivité,

Sens du service public

Contacts pour informations et candidature