Adjoint en gestion administrative 2eme classe (H/F)

Université Paris-Saclay; Orsay; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

L’IAS des services communs de l’IAS au sein de l’Université Paris-Saclay assure la gestion financière et administrative du laboratoire, y compris l’accueil et l’orientation des interlocuteurs dans leurs démarches financières et administratives.

Il execute les actes administratifs et de gestion courante, collecte et contrôle les pièces justificatives et assure le suivi des crédits et contrats de recherche. Travail en équipe et respect des règles.

Qualifications

• Connaissances des finances publiques et des règles de comptabilité
• Maîtrise des systèmes d'information budgétaires et financiers
• Connaissances générales du fonctionnement des administrations publiques
• Notions de marchés publics et de passation des marchés
• Capacité à gérer un budget et à produire des données de gestion
• Maîtrise des procédures et du reporting financier
• Utilisation des logiciels spécifiques au métier (ADUM)

Responsabilités

• Gérer les opérations d'engagement, liquidation et mandatement
• Suivre les crédits par dépense et structure
• Collecter et contrôler les pièces justificatives
• Classer et archiver les pièces comptables
• Participer aux procédures de passation des marchés adaptés
• Suivre l'évolution de la réglementation applicable
• Gérer les contrats de recherche et les marchés du laboratoire
• Mettre à jour les bases de données de suivi des projets
• Gérer les gratifications de stage
• Réaliser des tâches générales supportant le service (courrier, logistique d'événements)

Connaissances

Gestion financière

Comptabilité

Budget

Marchés publics

Données et documents

Systèmes d'information budgétaires

Logiciels métiers

Formation

Outils

ADUM

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique : Les services communs de l'IAS sont en charge de la gestion financière de tous les crédits du laboratoire, des Ressources Humaines, de l'administration, de la communication, ainsi que de la logistique et du suivi des infrastructures de l'Unité. L'agent exécute les actes administratifs et de gestion courante relevant du domaine financier et comptable du laboratoire. Il ou elle recueille, traite et fait circuler l'information nécessaire au bon fonctionnement du service, et assure l'accueil, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives et financières.

L'agent est placé sous l'autorité de la secrétaire générale de l'IAS.

Activités principales de l'agent :

• Gestion financière :
• o Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
• o Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations et par structure
• o Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• o Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
• o Participer aux procédures de passation des marchés adaptés
• o S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine d'activité
• o Assurer la gestion de contrats de recherche de l'IAS
• o Assurer la passation et le suivi des procédures de marché adapté
• o Alimenter les bases de données pour le suivi des projets
• o Gestion des gratifications de stage
• Effectuer des tâches d'intérêt général contribuant au bon fonctionnement du service (courrier, aide à la logistique d'évènements, .)

Connaissances, savoirs :

• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Systèmes d'information budgétaires et financiers
• Marchés publics (notion de base)
• Connaissances budgétaires générales
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Gérer un budget
• Fonctionnement global de l'enseignement et de la recherche à l'Université Paris-Saclay
• Connaissance éventuelle du logiciel ADUM

Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :

• Gérer les priorités
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Gestion de données et de documents
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :

• Aptitude au travail en équipe et sens relationnel et du partage de l'information