Adjoint-e en gestion administrative - Secrétaire de direction _ DAJA (27532) H/F

Université de Poitiers; Poitiers; Presencial; EUR 23.000 - 32.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Prime mensuelle brute de 60€

Descripción de la vacante

Université de Poitiers recherche un adjoint technique de recherche et de formation pour assister la Direction des Affaires Juridiques et des Archives.

Le poste, en CDD du 04/01/2027 au 31/08/2027, implique la gestion administrative, l’accueil, la rédaction et la gestion des données, avec une possibilité de télétravail partiel selon la charte interne.

Formación

• CAP ou BEP en gestion administrative, secrétariat.
• Expérience ≤ 2 ans acceptée.

Responsabilidades

• Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d’activité.
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la DAJA.
• Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Production administrative: saisir, mettre en forme et diffuser documents (courriers, rapports, certificats).
• Rédaction et suivi: rédiger comptes rendus, gérer la documentation, saisie et mise à jour de données.
• Gestion d'agendas: organiser et suivre les agendas et réunions.
• Logistique du service: organiser le matériel et assister les personnels.
• Courrier: réceptionner, enregistrer, diffuser et suivre la traçabilité.
• Bases de données: renseigner et suivre les bases dédiées à la gestion.
• Accueil et information: conseiller et orienter les agents et interlocuteurs.

Conocimientos

Accueil et orientation

Communication orale et écrite

Maîtrise des logiciels de bureautique

Conception de tableaux de bord

Educación

CAP ou BEP en gestion administrative, secrétariat

Descripción del empleo

L'agent recruté-e sera rattaché-e à la Direction des Affaires Juridiques et des Archives et aura pour principales missions :

Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d’activité, Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la DAJA Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Production administrative : saisir et mettre en forme des documents (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
• Rédaction et suivi : rédiger des comptes rendus, gérer la documentation, assurer la saisie et la mise à jour de données
• Gestion d'agendas : organiser et suivre les agendas, réunions et échéances des membres du service
• Logistique du service : participer à l'organisation matérielle du service et assister les personnels et les équipes
• Courrier : réceptionner, enregistrer, diffuser le courrier, suivre sa traçabilité et préparer les envois
• Bases de données : renseigner et suivre les bases de données dédiées à la gestion
• Accueil et information : conseiller, accompagner et orienter les agents et interlocuteurs internes et externes

• Formation : CAP ou BEP en gestion administrative, secrétariat
• Expérience : débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
• Savoirs : connaissance de l'environnement administratif et des réseaux professionnels, techniques d'accueil téléphonique et physique, techniques de communication
• Compétences rédactionnelles : techniques d'élaboration de documents, de comptes rendus et de courriers
• Outils bureautiques : maîtrise des logiciels de bureautique, capacité à concevoir des tableaux de bord
• Savoir-faire relationnel : accueil et orientation des interlocuteurs, prise de messages
• Savoir-être : réactivité, sens relationnel développé, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Organisation : possibilité de service partagé, activités partiellement ou totalement éligibles au télétravail sous réserve des conditions précisées dans la Charte de l'Université

Informations complémentaires

• Catégorie : C (Adjoint technique de recherche et de formation)
• Quotité : 100%
• Poste à pourvoir en CDD du 04/01/2027 au 31/08/2027
• Rémunération brute mensuelle : selon grilles indiciaires des personnels ITRF et expérience + prime mensuelle brute de 60€
• Date limite de candidature : 27/11/2026

Processus de recrutement

Nous vous invitons à vérifier que vous recevez bien un accusé de réception confirmant l’enregistrement de votre candidature (pensez à consulter vos courriers indésirables/spams). À défaut, nous vous recommandons de renouveler votre démarche.

Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidat-e-s retenu-e-s pour un entretien avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement