Adjoint administratif - secrétaire projets, affaires générales, communication

CENTRE HOSPITALIER GUILLAUME REGNIER; Rennes; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Centre Hospitalier Guillaume Régnier recherche un Adjoint(e) Administratif.ve en alternance/poste initial. Vous assurez le secrétariat de la Direction Générale et du Secrétariat Général, gérez les agendas, l’accueil et le courrier, et contribuez à la gestion documentaire.

Vous participez à l’organisation des réunions, au suivi des dossiers Projets et Partenariats, et assurez le lien avec le service communication. Profil Bac/Bac+2 requis, polyvalence et rigueur attendues.

Qualifications

• Compétences organisationnelles solides et rigueur administrative.
• Gestion efficace des courriers et des agendas de la direction.
• Maîtrise des outils bureautiques et du standard de communication.

Responsibilities

• Contribuer à la gestion des agendas de la Direction Générale et du Secrétariat Général.
• Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous et gestion des agendas des services de la DG.
• Commande de fournitures et recensement annuel des équipements.
• Mise en ligne des PV et documents dans la GED; tenue des registres et diffusion des décisions.
• Organisation et suivi des réunions, préparation et transmission des comptes rendus.
• Aide à l’accueil et à la préparation logistique des visites institutionnelles.

Skills

Organisation

Gestion des agendas

Accueil téléphonique

Education

Bac ou Bac+2

Tools

MS Office

GED

Job description

À propos de nous

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

À propos de nous

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.

Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Mission

Secrétariat de la Direction Générale et du Secrétariat Général

• Contribution à la gestion des agendas du DG et du SG, avec prise de RDV et organisation des réunions ;
• Accueil physique, accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas des services de la DG ;
• Commande de fournitures +recensement annuel des équipements ;
• Mise en ligne dans la gestion documentaire des PV des instcence de la Direction ;
• Tâches de secrétariat liées à l’activité de la DG ;
• Tenue des registres des notes de service, notes d’information et décisions et diffusion sur la GED ;
• Tenue du registre des délibérations et avis des instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ;
• Organisation du suivi des enquêtes (ARS, FHF, ADESM, GHT Haute Bretagne, …) ;
• Tenue des espaces intranet et du site internet pour les informations de la DG (direction / instances) ;
• Aide à l’accueil et à la préparation logistique des visites institutionnelles (Elus, CGLPL, …).

En alternance hebdomadaire avec le binôme (semaine paire) :

• Ouverture, tri et suivi du courrier ;
• Préparation et diffusion des tableaux des gardes médicales, administratives, techniques.

Suivi en lien avec la Direction Projets et Partenariats

• Création et mise à jour des dossiers papier ;
• Organisation des réunions, transmission des ordres du jour et des comptes-rendus ;
• Suivi de la BAL « Projets ».

Suivi des dossiers en lien avec le service communication

En lien avec la Responsable communication

• Préparation des dossiers de réunion du Directeur en charge de la communication
• Accueil téléphonique en cas d’absence de l’équipe communication en raison d’un évènementiel ;
• Suivi de l’agenda « RELATIONS PUBLIQUES » et des évènements (envoi de mails d’invitations et d’informations) ;
• Mise à jour des annuaires externes (FHF, retab, pages jaunes…).

Suppléance au sein du secrétariat de la Direction Générale et du Secrétariat Général (en l’absence de la Responsable ou de l’Adjoint administratif en charge des projets, qualité / gestion des risques)

• Gestion de la BAL « Direction Générale » orientation des messages et instruction des courriels ;
• Participation et compte-rendu des réunions de direction.

Vie de la Direction

• Archivage : suivi et actualisation
• Participation (en alternance annuelle) au COPIL relatif à l’organisation de Degemer Mat.

Profil

Adjoint(e) Administratif.ve

Niveau Bac / Bac + 2

Référence de l'offre : z4j6pfamy5