Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l’archivage médical et de secrétariat

Chmarchesdebretagne; Antrain; In loco; EUR 13.000 - 21.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) recherche un agent chargé des dossiers CMAOT, de l’archivage médical et du secrétariat, sur le site d’Antrain. Poste à temps partiel 70% à 80% dans le cadre d’un CDD de 3 mois renouvelable, à pourvoir dès que possible.

Connaissances en accueil, secrétariat et vocabulaire médical requises, avec capacités rédactionnelles et organisation du travail. Le candidat gérera les admissions et l’archivage sur les 4 sites et assistera la direction.

Competenze

• Connaissances dans le domaine de l’accueil physique et téléphonique.
• Connaissances en matière de secrétariat et d’organisation du travail.
• Connaissances en matière d’informatique et utilisation des outils bureautiques.
• Connaissance du vocabulaire médical et des procédures administratives hospitalières.

Mansioni

• Assister les directeurs afin d’optimiser la gestion de leur activité.
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles.
• Gérer les agendas de l’équipe de direction et les priorités.
• Réaliser et transmettre les convocations des instances et réserver les salles et repas.
• Participer aux instances et rédiger les comptes‑rendus en cas d’instance exceptionnelle.
• Planifier différentes réunions et rédiger les comptes‑rendus de réunion.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale.
• Assurer la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions.
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels).
• Coordonner et diffuser le planning des astreintes médicales et SMR et le tableau des absences des médecins salariés.
• Assurer le secrétariat de la cellule de crise lors du plan blanc.
• Mettre à jour et déposer des documents sur la gestion documentaire en lien avec l’équipe qualité.
• Participer aux enquêtes de satisfaction des résidents et des familles.

Conoscenze

Accueil physique et téléphonique

Rédactionnelles

Organisation du travail

Connaissance informatique

Vocabulaire médical

Descrizione del lavoro

A propos de nous

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) s’étend sur quatre sites géographiques (Antrain, Maen Roch, Tremblay, St Georges de Reintembault). Son offre se concentre principalement sur la prise en soin, l’hébergement et l’accompagnement.

L’activité est répartie entre 780 lits et places :

• Les services sanitaires (1 service de médecine et de SMR polyvalent, 1 service de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) spécialisé locomoteur et neurologique)

• Les services médico-sociaux (4 EHPAD, 1 Foyer de vie pour adultes handicapés et 2 SSIAD)

Depuis 2020, le CHMB est en direction commune avec le Centre Hospitalier de Fougères (CHF).

Votre mission, si vous l’acceptez

Secrétariat de Directionpendant les absences de la personne en poste :

• Assister les directeurs afin d’optimiser la gestion de leur activité

• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

• Gérer les agendas de l’équipe de direction, ainsi que les priorités

• Réaliser et transmettre les convocations des instances et réserve les salles et repas

• Participer aux instances et rédige les comptes-rendus (CME, CS, CSE, Directoire, Comité des élus, CVS…) en cas d’instance exceptionnelle

• Planifier différentes réunions

• Rédiger des comptes-rendus de réunion

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d’absence relais par le BE Antrain)

• Assurer la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions

• Effectuer les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau…)

• Coordonner et diffuser le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SMR et le tableau des absences des médecins salariés

• Assurer le secrétariat de la cellule de crise lors déclenchement du plan blanc

• Mettre à jour et déposer de documents sur la gestion documentaire (procédures, mode opératoire, flyers) en lien avec l’équipe de la cellule qualité

• Participer aux enquêtes de satisfaction des résidents et des familles (collecte et traitement des données)

Secrétariat de la Commission Médicale d’Accueil et d’Orientation du Territoire (CMAOT) et archivage médical:

• Créer et/ou mettre à disposition du dossier avant l’entrée du résident et transmettre des informations au bureau des entrées

• Récupérer des dossiers médicaux des résidents sortis et vérifier des documents présents dans le dossier médical dans le respect des règles d’identitovigilance

• Archiver des dossier médicaux papiers selon la procédure mise en place

• Assurer le secrétariat de la CMAOT pour les 4 sites géorgraphiques de l’établissement

• Consulter, authentifier et vérifier les demandes d’admission sur la plateforme «ViaTrajectoire» pour les 4 sites.

• Préparer la CMAOT pour présentation lors de la commission des dossiers complets

• Transcrire l’avis de la CMAOT pour chaque dossier présenté

• Rédiger et adresse les décisions rendues par la CMAOT aux référents des demandes d’hébergement ainsi que sur la plateforme «ViaTrajectoire»

• Assurer le suivi des admissions

• Transmettre des documents nécessaires à la création du dossier résident au bureau des entrées

Le profil idéal

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne recherche un(e) agent Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l’archivage médical et de secrétariat, sur le site d’Antrain.

Poste à temps partiel 70% à 80% dans le cadre d’un CDD de 3 mois renouvelable, à pourvoir dès que possible.

Connaissances Requises :

• Connaissances dans le domaine de l’accueil physique et téléphonique

• Connaissances en matière de secrétariat

• Capacités rédactionnelles

• Connaissances en matière d’organisation du travail et de fonctionnement interne de l’établissement

• Connaissance de l’outil informatique

• Vocabulaire médical