Adjoint administratif en SPIP (H/F)

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Paris; Versailles; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

La Direction de l’Administration Pénitentiaire - Disp Paris recherche un adjoint administratif pour le SPIP des Yvelines, siège du service, afin d’assurer l’accueil, le secrétariat et la gestion des informations.

Vous assurez le traitement des messages et courriers, la tenue de l’organigramme, le suivi des dossiers visiteurs, la gestion des commandes et des achats via CHORUS, et la saisie dans SIRH ministériel et origine. Ce poste requiert rigueur, discrétion et travail en équipe.

Qualifications

• Connaître l’environnement professionnel de l’administration pénitentiaire.
• Maîtriser l’organisation d’un service administratif et la gestion des flux d’information.
• Rigueur, discrétion et sens du travail en équipe.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du public et gestion du courrier.
• Renseigner les tableaux de bord et assurer le suivi des dossiers administratifs.
• Gestion et suivi des commandes, factures, et du matériel via CHORUS.
• Saisie et fiabilisation des données dans SIRH ministériel et origine.

Connaissances

accueillir physiquement et téléphoniqu

utiliser les applicatifs métiers

rendre compte de son activité

organiser son temps de travail

respecter les délais imposés

maitriser les logiciels bureautiques

Outils

CHORUS

SIRH ministériel

origine

Description du poste

Ce poste est offert aux fonctionnaires uniquement.

groupe IFSE 2

Sous l’autorité de son chef de service, l’adjoint administratif peut occuper des fonctions différentes en fonction de son lieu de travail.

• Au siège du SPIP des Yvelines
• secrétariat de direction

• accueil physique
• traitement des messages électroniques de la boite structurelle
• suivi et actualisation de l’organigramme et de l’annuaire du département
• gestion et suivi des dossiers de visiteurs de prison
• gestion et suivi des prestations de serment des agents du service
• envoi des convocations de la direction et suivi des réponses
• tenue de l’agenda départemental du service …

• service budgétaire

• renseignement de tableaux de bord adaptés à ces activités
• saisie, suivi et contrôle sur CHORUS (demandes d’achats, bon de commandes, dépôt et paiement des factures, clôture d’EJ…)
• rôle d’assistant dans chorus DT pour les frais de déplacement (création des ordres de mission annuels)
• traitement et suivi des expressions de besoins formulés par les agents
• gestion des commandes, puis réception et contrôle des livraisons…

• ressources humaines

• suivi de carrière de tous les agents affectés au sein du service
• saisie et fiabilisation des données dans SIRH ministériel
• planification et fin de mois origine (édition des états, transmission à la DISP…)
• gestion, suivi et saisie des absences (raisons médicales, congés) sur SIRH ministériel et origine
• suivi et transmission des demandes de congés bonifiés
• gestion du compte épargne temps
• gestion de la journée de solidarité
• constitution et suivi des dossiers d’accident de service et trajet (décision, expertise, factures)
• suivi de la médecine du travail et prise de rendez-vous pour les expertises…

• Au sein du pôle administratif de l’antenne

Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d'entrée du service. De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l’information dépendent l'image et la qualité des suivis. Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service, l’agent y travaille en polyvalence.

• Permanence (selon tableau de roulement)
• accueil physique du public
• accueil téléphonique du public
• gestion de la boite structurelle du pôle administratif
• traitement du courrier (postal, navette avec les services judiciaires…)
• permanence nocturne une fois par mois (de 17h00 à 19h00)
• Activités hors permanence (gestion de portefeuille)
• création et fiabilisation des mesures sur APPI et transmission
• tenue des tableaux de suivi du pôle administratif liés aux mesures saisies
• mise à jour des fiches de procédure du pôle administratiftraitement des mails, courrier SAP
• navette au SAP 2 fois par semaine
• relance des ACC
• extraction des différents secteurs géographiques
• archivage

* Spécialités

• préparation de la commission d’application des peines
• travail d’intérêt général
• action collectives….

Conditions particulières d'exercice

Le titulaire de ce poste est soumis:

• à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire;
• au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Profil recherché

• connaître:
  • l’environnement professionnel de l’administration pénitentiaire
  • le fonctionnement et l’organisation d’un SPIP
  • principes de sécurisation informatique
• savoir-faire:
  • accueillir physiquement et téléphoniquement
  • utiliser les applicatifs métiers
  • rendre compte de son activité à sa hiérarchie
  • organiser son temps de travail
  • respecter les délais imposés
  • maitriser les logiciels bureautiques
• * savoir-être:
  • être courtois et diplomate, avoir le sens du relationnel
  • avoir un esprit d’initiative
  • être réactif
  • être ponctuel
  • respecter la confidentialité (devoir de réserve et de discrétion)
  • être capable de travailler en équipe

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Paris

La direction générale de l'administration pénitentiaire, qui est l’une des cinq directions du ministère de la justice, assure le service public pénitentiaire sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées.

Outre l’administration centrale, les établissements pénitentiaires et les services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP) constitue ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales. Elle compte également deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP) .

Descriptif du service

A partir du mandat judiciaire confié, par sa capacité d’évaluation et de développement de modes de prises en charge adaptés individuels et collectifs, le service pénitentiaire d’insertion et de probation des Yvelines (SPIP 78) qui est rattaché à la direction interrégionale des services pénitentiaires de Paris (DISP de paris, participe à l’exécution des décisions pénales et contribue à la prévention de la récidive ainsi qu’à la sécurité publique sur son territoire d’intervention.

La finalité de l’action des SPIP est la prévention de la récidive. Trois axes sont prioritairement mis en œuvre dans cet objectif:

• l'évaluation, le suivi et le contrôle des personnes placées sous-main de justice ;
• l'aide à la décision judiciaire dans un souci d'individualisation de la peine et de ses modalités d’exécution ;
• l'insertion des personnes placées sous-main de justice.

Le SPIP des Yvelines intervient au au sein des établissements pénitentiaires présents sur le département auprès des personnes détenues, et en milieu ouvert auprès des personnes soumises à une mesure restrictive de liberté.

Le SPIP des Yvelines est constitué d’un siège localisé à Versailles (2 rue du Vautrait) et de deux antennes: Versailles - Bois d’Arcy et Poissy.

Toutefois la centaine d’agents du service (personnels de direction, d’insertion et de probation, administratifs, de surveillance…) , est répartie sur trois résidences administratives:

• Bois d’Arcy
• Poissy
• Versailles