AC07 - Gestionnaire administratif - Assemblées

Metropoletpm; Arrondissement de Toulon; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de fin d’année

Titres restaurants

Assurance santé

Maintien de salaire

Forfait transport

Mobilité durable

Prestations COS Méditerranée

Job summary

La Métropole TPM à Toulon recrute un assistant de gestion administrative au sein du DGA Relations Humaines, Vie Culturelle, Associative et Démocratique, Service Assemblées. Vous contribuerez à l’organisation et au déroulement des assemblées délibérantes et assurerez le traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif.

Vous préparerez les actes, rédigerez les documents, assurerez le suivi logistique des réunions et participerez à la traçabilité des actes, en veillant au

Qualifications

• Notions juridiques.
• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.
• Techniques de secrétariat.
• Notions d’organisation et de gestion du temps.
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet.
• Suivi de tableaux de bord et outils de planification.

Responsibilities

• Collaborer à l’organisation et à la gestion des assemblées délibérantes.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
• Contribuer à la sécurité juridique des actes (rédiger, contrôler, publier, transmettre en préfecture, notifier…).
• Traite l’ensemble des tâches préalables à la préparation des instances (prépare les rétro plannings, coordonne et assiste l’ensemble des services…).
• Relit, remet en forme et corrige les actes (délibérations, décisions, arrêtés).
• Veille au bon déroulement des instances, élabore les comptes-rendus et assure le suivi logistique.

Skills

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Sens de l'initiative

Réactivité

Discrétion

Gestion du stress

Respect des délais

Job description

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

DGA Relations Humaines, Vie Culturelle, Associative et Démocratique
Service Assemblées

Type de temps de travail : Complet

Métier : Assistant de gestion administrative
Filière : Administrative
Catégorie C
Grades : Adjoint administratif / Adjoint adm principal 2ème cl / Adjoint adm principal 1ère cl
Quotité de travail : 100 %
Localisation : TOULON 83000

• Collaborer à l’organisation et à la gestion des assemblées délibérantes.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
• Contribuer à la sécurité juridique des actes de la Métropole (rédiger, contrôler, publier, transmettre en préfecture, notifier,…).

• Participe à la gestion des assemblées (Conseils métropolitains, Bureaux métropolitains, Commissions).
• Traite l’ensemble des tâches préalables à la préparation des instances (prépare les rétro plannings, coordonne et assiste l’ensemble des services, centralise les délibérations, prépare l’ordre du jour, convocations, rédige les actes et assure le suivi logistique (en amont et le jour J : réservation des salles,…)).
• Relit, remet en forme et corrige les actes (délibérations, décisions, arrêtés).
• Veille au bon déroulement des instances, élabore les comptes-rendus de séances, gère et suit les actes, transmet au contrôle de légalité, notifie et publie les actes.
• Apporte une aide ponctuelle lors de la préparation des Conseils (pour les agents des autres cellules).
• Tient à jour les registres des actes administratifs.
• Trie, classe et archive les documents.
• Collecte les conventions après signature.
• Réceptionne, traite et diffuse des informations, apporte des conseils aux différents services.

Les «savoirs»:

• Notions juridiques.
• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.
• Techniques de secrétariat.
• Notions d’organisation et de gestion du temps.
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet.
• Suivi de tableaux de bord et outils de planification.

Les «savoir-faire»:

• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles.
• Travailler dans l’urgence.
• Utiliser les outils informatiques et les logiciels métiers.
• Préparer les dossiers pour les instances.
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées pour les dispositions légales réglementaires.

Les «savoir-être»:

• Esprit de synthèse.
• Sens du relationnel, esprit d’équipe.
• Autonomie.
• Polyvalence.
• Sens de l’initiative.
• Réactivité.
• Discrétion.
• Rigueur.
• Gestion du stress.
• Disponibilité.
• Respect des délais.

Temps de travail : Complet

Avantages

• Prime de fin d’année (equivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile,
• titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%,
• assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 21,55 €,
• prévoir/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
• prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun,
• octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail,
• bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

NBI : POSTE NON ELIGIBLE.
Groupe RIFSEEP de la Métropole : C6-GESTIONNAIRE-TSM.

Organisation, Contrôle de gestion, évaluation

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative