ANTTL257 - Chargé de gestion interne

Metropoletpm; Arrondissement de Toulon; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime de fin d’année

Titres restaurants

Assurance santé

Prévoyance

Transport prise en charge

Forfait mobilité durable

COS Méditerranée prestations

Résumé du poste

La Métropole Toulon Provence Méditerranée recherche un(e) Responsable des affaires générales au sein de l antenne de Toulon-Le Revest, pour assurer le pilotage administratif et financier de la Direction de la Gestion Interne.

Vous assurez le suivi des dossiers, la saisie et fiabilisation des données, le reporting, et la coordination entre services, avec une forte dimension marchés publics et budget, dans un cadre 100% fonctionnaires.

Qualifications

• Savoir saisir et fiabiliser des données administratives, budgétaires et marchés publics.
• Elaborer et renseigner des tableaux de suivi et des bilans.
• Préparer notes et comptes rendus et assurer le suivi des échéances et des validations.

Responsabilités

• Assurer un appui opérationnel direct à la Direction de la Gestion Interne dans le suivi quotidien des dossiers.
• Coordonner les échanges administratifs entre services et préparer les éléments de suivi et de reporting.
• Assurer la traçabilité des actes et le suivi budgétaire et des marchés publics.

Connaissances

Rigueur et fiabilité

Sens de l’organisation

Réactivité et anticipation

Outils

Microsoft 365

Outlook

Teams

SharePoint

Word

Excel

Description du poste

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Direction Générale Des Services Techniques Territoires Et Proximité

Antenne métropolitaine de Toulon/Le RevestDirection de la Gestion Interne
Type de temps de travail : Complet

Métier : Responsable des affaires générales
Filière : Administrative
Catégorie B
Grades : Rédacteur / Rédacteur principal 2ème cl / rédacteur principal 1ère cl

Emploi ouvert uniquement aux fonctionnaires.
Quotité de travail : 100 %
Localisation : TOULON 83000

• Assurer un appui opérationnel direct à la Direction de la Gestion Interne dans le suivi quotidien des dossiers.
• Centraliser, saisir, fiabiliser et mettre à jour les informations administratives, budgétaires et marchés publics nécessaires au pilotage de la Direction.
• Préparer les éléments de suivi, de reporting et d’arbitrage à destination de la Direction.
• Coordonner les échanges administratifs entre les services de la Direction de la Gestion Interne et les directions partenaires.
• Contribuer au respect des échéances, des circuits de validation et de la traçabilité des dossiers confiés.

Assure l’appui opérationnel direct à la Direction de la Gestion Interne :

• Réceptionne, organise et suit les demandes adressées à la Direction.
• Prépare les éléments nécessaires aux décisions, arbitrages et réponses de la Direction.
• Tient à jour les échéanciers, tableaux de suivi et listes d’actions en cours.
• Assure le suivi des décisions prises en réunion et relance les interlocuteurs concernés.
• Prépare les dossiers, documents et supports nécessaires aux réunions de direction.

Assure la saisie, la mise à jour et la fiabilisation des données :

• Saisit et actualise les données administratives, budgétaires et marchés publics dans les tableaux et supports de suivi de la Direction.
• Contrôle la complétude des informations transmises par les services.
• Signale les incohérences, les informations manquantes et les points nécessitant un arbitrage.
• Classe, archive et trace les pièces justificatives, tableaux et documents de suivi.
• Produit les extractions et consolidations nécessaires au suivi des dossiers.

Assure le suivi administratif des marchés publics :

• Centralise les besoins exprimés par tous les services de l’antenne en matière de marchés publics.
• Met à jour les tableaux de recensement, de programmation, de lancement et de suivi des procédures.
• Suit les échéances des consultations, renouvellements, reconductions et actes administratifs associés.
• Prépare les éléments administratifs nécessaires aux dossiers marchés, en lien avec les services concernés.
• Assure la traçabilité des échanges, avis, validations et pièces constituant les dossiers.

Assure le suivi budgétaire et financier de la Direction :

• Centralise les demandes budgétaires et les éléments préparatoires transmis par les services.
• Met à jour les tableaux de suivi des crédits, engagements, besoins et arbitrages.
• Prépare les éléments de synthèse nécessaires aux réunions budgétaires et aux points d’avancement.
• Suit les écarts entre besoins exprimés, enveloppes disponibles et arbitrages rendus.
• Contribue à la fiabilisation des données financières avant transmission ou consolidation.

Assure la coordination administrative et documentaire :

• Organise les dossiers numériques et veille au classement des documents de référence.
• Assure la circulation de l’information entre les services des finances, marchés publics et de gestion administrative.
• Prépare les notes, courriers, comptes rendus et documents de synthèse à la demande de la Direction.
• Suit les circuits de validation et veille au respect des délais de transmission.
• Participe à l’amélioration de la traçabilité documentaire et de la lisibilité des dossiers.

Contribue au reporting de l’activité de la Direction :

• Renseigne les indicateurs définis par la Direction ou par le chargé d’études en structuration et pilotage des procédures internes.
• Met à jour les supports de suivi existants et alerte sur les points bloquants.
• Prépare les états d’avancement nécessaires au suivi des dossiers transversaux.
• Participe à la production de bilans administratifs, budgétaires ou marchés publics.

Les «savoirs» :

• Principes généraux de la commande publique et des procédures de marchés publics.
• Règles budgétaires et comptables applicables aux collectivités territoriales.
• Circuits administratifs, règles de validation et de traçabilité des actes.
• Outils bureautiques et collaboratifs Microsoft 365 : Outlook, Teams, SharePoint, Word et Excel.
• Méthodes de classement, d’archivage et de suivi documentaire.

Les «savoir-faire» :

• Saisir, mettre à jour et fiabiliser des données administratives, budgétaires et marchés publics.
• Élaborer, renseigner et exploiter des tableaux de suivi.
• Préparer des dossiers, notes, comptes rendus et éléments de synthèse.
• Assurer le suivi d’échéances, de circuits de validation et de plans d’actions.
• Identifier les informations manquantes, incohérences et points nécessitant arbitrage.
• Organiser l’information et garantir la traçabilité des documents.
• Travailler en lien avec plusieurs services et assurer une coordination administrative efficace.

Les « savoir-être » :

• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Sens de l’organisation et des priorités.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des dossiers.
• Réactivité et capacité à alerter en cas de difficulté.
• Esprit d’équipe et qualités relationnelles.
• Autonomie dans le suivi des tâches confiées.
• Sens du service public et loyauté institutionnelle.

Temps de travail : Complet

Avantages :

• Prime de fin d’année (équivalente à un mois de traitement de base) versée au mois de décembre au prorata du nombre de mois de présence sur l’année civile
• titres restaurants : Valeur 9,20 €, participation de TPM = 50%
• assurance santé : participation minimum de TPM si contrat labellisé = 21,55 €
• prévoirance/garantie maintien de salaire : participation de 50% sur les garanties de base du contrat de groupe de la Métropole
• prise en charge (à hauteur de 75 %) de vos frais d’abonnement à un mode de transport en commun
• octroi éventuel du forfait mobilité durable en cas d’utilisation de mode de déplacement doux pour les trajets domicile-travail
• bénéfice des prestations prévues par le COS Méditerranée pour la Métropole.

Emploi ouvert uniquement aux fonctionnaires.

NBI : POSTE NON ELIGIBLE.
Groupe RIFSEEP de la Métropole : B5-CHARGE DE GESTION-TSM.

Liste des pièces requises pour adresser une candidature :

• pour les agents titulaires de la fonction publique : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Dernier arrêté de situation administrative
• pour les militaires : CV + Lettre de motivation (adressée à Madame la Présidente de la Métropole Toulon Provence Méditerranée) + Certificat de position militaire

NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée.

Organisation, Contrôle de gestion, évaluation

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative