Johdon assistentti

Stephen Industries; Helsinki; Hybrid; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Lounasetu

Liikuntaetu

Mahdollisuus etätyöhön

Job summary

Stephen Industries hakee toimistobasista johdon assistenttia määräaikaiseen vanhempainvapaan sijaisuuteen Helsingin keskusta-alueella. Tehtävässä tuet sijoitusjohtajaa sekä tiimiä hallinnollisissa ja käytännön tehtävissä ja vastaat kalentereista, matkustamisesta ja viestinnästä.

Tehtävä on monipuolinen ja itsenäinen, jossa korostuvat oma-aloitteisuus, huolellisuus ja taito priorisoida useita tehtäviä. Tarjolla on joustavaa etätyömahdollisuutta sekä lounas- ja liikuntaedut.

Qualifications

• Aikaisempaa kokemusta johdon assistentin tehtävistä
• Erinomainen organisointi- ja ajanhallintataito
• Oma-aloitteinen, joustava työskentelytapa
• Hyvät vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja
• Sujuva suomen ja englannin kielen taito; ruotsin katsotaan eduksi
• Hyvät IT-taidot ja toimistotyökalujen hallinta sekä nopea sopeutuminen uusiin järjestelmiin

Responsibilities

• Kalentereiden ja aikataulujen hallinta sekä tapaamisten organisointi, myös kansainvälisessä ympäristössä
• Matkajärjestelyt ja erilaisten tilaisuuksien järjestäminen
• Sijoitusjohtajan sähköpostiviestinnän ja päivittäisten käytännön asioiden hoitamisen tukeminen
• Matkalaskujen ja ostolaskujen tarkistaminen ja käsittely
• Asiakirjojen ja sopimusten valmistelu sekä allekirjoitusprosessien koordinointi
• Sisäisen ja ulkoisen viestinnän ylläpito sekä verkkosivujen päivittäminen ja somejulkaisujen tuki
• Dokumentti- ja tiedonhallinnan tuki sekä raportointiin liittyvä hallinta
• Hallinnolliset tehtävät ja toimiston arjen sujuvuudesta huolehtiminen

Skills

Organisointi

Ajanhallinta

Viestintätaidot

Suomen kieli

Englannin kieli

IT-taidot

Kokonaisuuksien hallinta

Tools

Netvisor

Betzala

DocuSign

WordPress

LinkedIn

SharePoint

Dialllog

Jay Solutions

Job description

Haemme johdon assistenttia vanhempainvapaan sijaisuuteen

Oletko organisointikykyinen, oma-aloitteinen ja ihmisläheinen ammattilainen, joka nauttii monipuolisista työtehtävistä? Pidätkö siitä, että asiat sujuvat, langat pysyvät käsissäsi ja voit omalla työpanoksellasi helpottaa muiden arkea?

Etsimme Stephen Industriesille johdon assistenttia osaksi tiimiämme määräaikaiseen vanhempainvapaan sijaisuuteen ajalle 18.1.–15.10.2027 tai sopimuksen mukaan.

Stephen Industries on suomalainen perheomisteinen sijoitusyhtiö, joka keskittyy tulevaisuuden innovaatioihin ja kasvuyrityksiin erityisesti terveys-, syvä- ja ympäristöteknologian aloilla. Haluamme olla mukana rakentamassa parempaa tulevaisuutta tukemalla uusia ideoita ja pitkäjänteistä kasvua. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä monipuolisessa ja vastuullisessa tehtävässä sijoitustoiminnan parissa sekä olla tärkeä osa asiantuntevaa tiimiämme.

Lisätietoa Stephen Industriesista löydät verkkosivultamme: www.stephenindustries.com/fi/

Tehtävänkuva

Johdon assistenttina olet tärkeässä roolissa yrityksemme sujuvan arjen varmistamisessa. Toimit seitsemänhenkisen tiimimme tukena ja huolehdit siitä, että käytännön asiat etenevät suunnitellusti. Työskentelet tiiviissä yhteistyössä erityisesti sijoitusjohtajamme kanssa, jonka päivittäistä työtä tuet erilaisissa hallinnollisissa ja käytännön asioissa, joihin kuuluvat muun muassa kalenterin ja sähköpostin hallinta, tapaamisten koordinointi sekä yhteydenpito sidosryhmiin, portfolioyhtiöihin ja potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin.

Kyseessä on monipuolinen ja itsenäinen rooli, jossa pääset tekemään yhteistyötä eri ihmisten ja sidosryhmien kanssa. Roolissa korostuvat oma-aloitteisuus, huolellisuus sekä kyky ennakoida tarpeita ja pitää useita asioita hallinnassa samanaikaisesti. Pienessä tiimissämme tehtäväsi ovat hyvin monipuolisia ja vaihtelevia.

Tehtäviisi kuuluu muun muassa

• kalenterien ja aikataulujen hallinta sekä tapaamisten ja kokousten organisointi, myös kansainvälisessä toimintaympäristössä
• matkajärjestelyjen ja erilaisten tilaisuuksien organisointi
• sijoitusjohtajan sähköpostiviestinnän ja päivittäisten käytännön asioiden hoitamisen tukeminen
• matkalaskujen ja ostolaskujen tarkistaminen ja käsittely (Netvisor, Betzala)
• asiakirjojen, kuten valtakirjojen, salassapitosopimusten ja KYC-dokumenttien, valmistelu sekä allekirjoitusprosessien koordinointi (DocuSign)
• sisäisen ja ulkoisen viestinnän ylläpito ja tukeminen, kuten verkkosivujen päivittäminen (WordPress), LinkedIn-sisältöjen julkaiseminen ja asiakkuudenhallinta (Dialllog)
• dokumentti- ja tiedonhallinnan tukeminen ja ylläpito eri kanavissa, dokumenttien hallinta (Microsoft SharePoint), sijoitusvarallisuuden seuranta ja raportointi (Jay Solutions)
• erilaiset hallinnolliset tehtävät ja toimiston arjen sujuvuudesta huolehtiminen

Mitä odotamme sinulta

Etsimme henkilöä, jolla on kyky hallita kokonaisuuksia, ennakoida tulevia tarpeita ja tarttua tehtäviin oma-aloitteisesti. Arvostamme huolellista ja ratkaisukeskeistä työotetta sekä mutkatonta yhteistyötä erilaisten ihmisten kanssa.

• aikaisempaa kokemusta johdon assistentin tehtävistä tai vastaavista tehtävistä
• erinomaisia organisointi- ja ajanhallintataitoja sekä kykyä priorisoida tehtäviä
• oma-aloitteista, huolellista ja joustavaa työskentelytapaa
• hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja
• sujuvaa suullista ja kirjallista suomen ja englannin kielen taitoa. Ruotsin kielen taito katsotaan eduksi.
• hyviä IT-taitoja sekä Microsoft 365 -ohjelmistojen ja muiden tavallisten toimistotyökalujen hallintaa sekä kykyä omaksua nopeasti uusia järjestelmiä ja digitaalisia työkaluja
• kykyä käsitellä luottamuksellisia asioita vastuullisesti ja hienotunteisesti

Katsomme eduksi aikaisemman kokemuksen sijoitus- tai rahoitusalalta sekä tehtävässä käytettävien järjestelmien ja digitaalisten työkalujen tuntemuksen.

Kaikkea ei tarvitse osata valmiiksi. Meille tärkeää on positiivinen ja avoin asenne, halu oppia uutta ja kyky tarttua toimeen.

Mitä tarjoamme sinulle

Tarjoamme monipuolisen ja vastuullisen tehtävän, jossa pääset tutustumaan sijoitusyhtiön toimintaan läheltä ja hyödyntämään osaamistasi osana työyhteisöämme.

Toimistomme sijaitsee Helsingin ydinkeskustassa erinomaisten liikenneyhteyksien varrella. Tässä roolissa läsnäolo toimistolla on tärkeä osa työskentelyä ja tiimin tukemista. Työskentelet toimistolla työtehtävien tarpeiden mukaisesti, mutta tehtävien salliessa voit työskennellä myös joustavasti etänä.

Tarjoamme henkilöstöllemme lounas- ja liikuntaedut, jotka tukevat hyvinvointia ja työssä jaksamista.

Tehtävä on kokoaikainen ja määräaikainen vanhempainvapaan sijaisuus ajalle 18.1.–15.10.2027 tai sopimuksen mukaan.