Técnico/a de Servicios Generales, Recepción y Viajes

Esferize; Madrid; On-site; EUR 22,000 - 32,000; Full time

Job summary

Esferize busca una persona para cubrir servicios generales, recepción y gestión de viajes. Será el primer punto de contacto de la oficina y apoyará en la organización de desplazamientos del equipo.

Se valorará experiencia en recepción y gestión de gastos, dominio de Microsoft 365 y herramientas de reserva de viajes. Puesto presencial en Madrid; contratación y horario por determinar.

Qualifications

• Formación: CFGS en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o similar.
• Experiencia mínima de 2 años en recepción, servicios generales o administración.
• Inglés nivel B2 o superior, habitual con filial británica y proveedores.

Responsibilities

• Recepción y filtrado de llamadas; atención a visitas y gestión de mensajes.
• Gestión de correspondencia, correo y paquetería; control de accesos.
• Gestión de material de oficina, compras y stock; coordinación con proveedores.
• Reserva y preparación de salas, apoyo logístico en eventos internos.
• Gestión de viajes corporativos: reserva de vuelos, trenes y hoteles; control de gastos.
• Seguimiento de incidencias de instalaciones y reporte a Dirección Financiera.

Skills

Servicio al cliente

Organización

Confidencialidad

Trato profesional

Education

CFGS Administración y Finanzas

Tools

Microsoft 365

Booking/Amadeus o similar

Centralitas/telefonía IP

Job description

Solicitamos para nuestra estructura interna, con dependencia a la Dirección Financiera, una persona como Técnico/a de Servicios Generales, Recepción y Gestión de Viajes.

Misión del puesto:

Ser el primer punto de contacto de la compañía, tanto telefónico como presencial, para garantizar el buen funcionamiento de los servicios generales de la oficina y la gestión eficiente de los desplazamientos profesionales del equipo.

Funciones principales:

Recepción y centralita

• Atención y filtrado de llamadas entrantes, derivación a los departamentos y toma de mensajes.
• Recepción de visitas, clientes y proveedores; gestión del registro de accesos.
• Gestión de correspondencia, mensajería y paquetería.
• Mantenimiento del buzón de correo general de la empresa.

Servicios generales

• Gestión de material de oficina, consumibles y suministros, incluyendo pedidos y control de stock.
• Coordinación con proveedores de limpieza, mantenimiento, seguridad y suministros.
• Reserva y preparación de salas de reuniones y apoyo logístico en eventos internos.
• Control de incidencias de las instalaciones y seguimiento hasta su resolución.

Gestión de viajes corporativos

• Reserva de vuelos, trenes, hoteles y vehículos según la política de viajes de la compañía.
• Interlocución con la agencia de viajes contratada y búsqueda de alternativas más económicas.
• Preparación de itinerarios y documentación de viaje (incluidos desplazamientos internacionales y a la filial del Reino Unido).
• Control y conciliación de facturas de viaje, y apoyo en la liquidación de gastos y anticipos.
• Seguimiento del presupuesto de viajes y reporte periódico a Dirección Financiera.

Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o similar. Se valorará formación en turismo o agencia de viajes.

Experiencia: Mínimo 2 años en puestos de recepción, servicios generales o asistencia administrativa. Experiencia en gestión de viajes corporativos.

Idiomas: Inglés nivel B2 o superior (relación habitual con la filial británica y proveedores internacionales).

Conocimientos técnicos:

• Paquete Microsoft 365 (Outlook, Excel y Teams a nivel usuario avanzado).
• Plataformas de reserva de viajes (online booking tools, Amadeus o similares, valorable).
• Manejo de centralitas y sistemas de telefonía IP.

Competencias:

Orientación al servicio, imagen y trato profesional, capacidad de organización y gestión de prioridades simultáneas, discreción y confidencialidad, resolutividad ante imprevistos y control del gasto.