Preclinical Administrative Assistant

BUSINESS SOLUTIONS by TakeTalent; Colmenar Viejo; Presencial; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Seguro médico privado

Plan de acciones

Comedor de empresa

Formación continua

Descripción de la vacante

PharmaMar, líder en innovación biomédica, busca un/a Preclinical Administrative Assistant para apoyar al Departamento de Preclínica. La persona trabajará estrechamente con equipos de investigación y gestionará la agenda, comunicaciones y documentación del área.

Se valorará experiencia en entornos científicos y manejo de SAP/Navision. Se ofrece horario flexible y un paquete de beneficios, con un salario competitivo acorde a la experiencia aportada.

Formación

• Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.
• Experiencia mínima de 1 año en posiciones de Assistant de Dirección, Executive Assistant o funciones administrativas similares.
• Dominio de herramientas ofimáticas y entornos colaborativos digitales.

Responsabilidades

• Gestionar la agenda y coordinar las actividades del Head of Preclinical.
• Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones internas y externas.
• Mantener actualizada la base de datos de contactos del área de Preclínica.
• Organizar y gestionar el archivo electrónico y físico de la documentación del departamento.
• Preparar documentación, informes, presentaciones y otros materiales de apoyo.
• Coordinar solicitudes de viaje, formación, anticipos, mensajería y justificación de gastos.
• Organizar reuniones internas y externas con colaboradores y centros de investigación.
• Gestionar inscripciones, desplazamientos y logística para congresos y eventos científicos.
• Dar soporte en el maquetado y preparación de pósteres científicos.

Conocimientos

Inglés alto

Organización y planificación

Comunicación y coordinación

Herramientas

SAP

Navision

Descripción del empleo

TakeTalent se une a PharmaMar en la búsqueda de un/a Preclinical Administrative Assistant.

PharmaMar apuesta por la innovación científica y el desarrollo de nuevas terapias, impulsando proyectos de investigación que contribuyen al avance de la medicina.

Como parte de este compromiso, buscamos incorporar a una persona para el puesto de Preclinical Administrative Assistant, que desempeñará un papel clave en el soporte administrativo y organizativo del Departamento de Preclínica. Esta posición ofrece la oportunidad de formar parte de un entorno dinámico y altamente especializado, colaborando estrechamente con equipos de investigación y profesionales de distintas áreas de la compañía.

• Gestionar la agenda y coordinar las actividades del/de la Head of Preclinical.
• Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones internas y externas.
• Mantener actualizada la base de datos de contactos del área de Preclínica.
• Organizar y gestionar el archivo electrónico y físico de la documentación del departamento.
• Preparar documentación, informes, presentaciones, cartas y otros materiales de apoyo.
• Coordinar solicitudes de viaje, formación, anticipos, mensajería y justificación de gastos.
• Organizar reuniones internas y externas con colaboradores/as y centros de investigación.
• Gestionar inscripciones, desplazamientos y logística para congresos, eventos científicos y actividades formativas.
• Dar soporte en el maquetado y preparación de pósteres científicos para congresos.
• Gestionar contratos del Departamento de Preclínica, asegurando su seguimiento, registro y archivo.
• Realizar el seguimiento y control del presupuesto departamental.
• Comprobar, registrar y realizar el seguimiento de facturas relacionadas con la actividad del departamento.
• Colaborar con el Departamento Financiero facilitando información para el control de gastos y pagos.
• Solicitar, reclamar y gestionar facturas de proveedores, centros de investigación y entidades colaboradoras.
• Realizar el seguimiento administrativo de proyectos de investigación externos en los que participe el departamento.
• Gestionar pedidos de reactivos, consumibles y material de laboratorio.
• Coordinar envíos de compuestos, muestras y materiales a centros colaboradores e investigadores/as externos/as.
• Gestionar la documentación compartida a través de SharePoint, facilitando el acceso y el intercambio de información.
• Colaborar en el cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales y en la utilización adecuada de los equipos y recursos de trabajo.

Requisitos del puesto

• Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.
• Experiencia mínima de 1 año en posiciones de Assistant de Dirección, Executive Assistant o funciones administrativas similares.
• Dominio de herramientas ofimáticas y entornos colaborativos digitales.
• Capacidad de organización, planificación y atención al detalle.
• Habilidades de comunicación y coordinación con equipos multidisciplinares.
• Valorable experiencia previa en entornos científicos, farmacéuticos o de I+D.
• Deseable conocimiento y manejo de SAP y/o Navision.
• Salario bruto anual competitivo acorde con la experiencia aportada.
• Paquete de beneficios sociales (seguro médico privado, plan de acciones, comedor de empresa, formación continua, entre otros).
• Horario flexible y opción de jornada intensiva los viernes.
• Oportunidad de formar parte de una compañía líder en innovación biomédica y biotecnológica.
• Compromiso firme con la diversidad, la igualdad de oportunidades y la creación de un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso para todas las personas.