Office Manager Y Coordinación de Comunicación externa

The Adecco Group; Madrid; Presencial; EUR 25.000 - 31.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

The Adecco Group en Madrid busca un/a Office Manager con nivel alto de inglés y experiencia en licitaciones para garantizar el correcto funcionamiento administrativo de la oficina y brindar soporte a Dirección y departamentos.

La función incluye coordinación de comunicación externa, gestión de ofertas y licitaciones, y soporte al equipo comercial. Se valorará experiencia en entornos internacionales y capacidad de gestión de proyectos. Salario 28.000 € brutos anuales, contrato a tiempo completo.

Formación

• Nivel alto de inglés requerido.
• Experiencia en preparación de ofertas y licitaciones.
• Mínimo 3 años en funciones administrativas u Office Manager.

Responsabilidades

• Proporcionar soporte directo a Dirección y a los distintos departamentos.
• Coordinarla acciones de comunicación externa y gestionar contenidos externos (web, redes, newsletters).
• Gestión de documentación corporativa, informes y reporting periódico.
• Coordinación de agendas, reuniones y logística de la oficina en Madrid.
• Apoyar al equipo comercial en la preparación de ofertas y licitaciones.
• Controlar gastos y optimizar recursos de oficina; gestión de proveedores y suministros.

Conocimientos

Inglés alto

Licitaciones/ofertas

Office Manager experiencia

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Desde la especialización TOP Assistant de Adecco, buscamos un/a Office Manager con nivel alto de inglés y experiencia en licitaciones.

Misión del puesto

Garantizar el correcto funcionamiento administrativo de la oficina en Madrid, proporcionando soporte directo a Dirección y a los distintos departamentos, coordinando las acciones de comunicación externa, y dando apoyo administrativo al equipo comercial en la preparación de ofertas y licitaciones.

Funciones y responsabilidades

1. Soporte administrativo y a Dirección

• Gestionar y organizar la documentación corporativa.
• Preparar informes, presentaciones y reporting periódicos.
• Coordinar agendas, reuniones y logística asociada.
• Facilitar soporte administrativo transversal a los distintos departamentos.
• Asegurar el correcto funcionamiento de la oficina (instalaciones, proveedores, suministros).
• Coordinar servicios generales (viajes, mensajería, mantenimiento).
• Controlar gastos y optimizar recursos de oficina.
• Gestionar necesidades operativas del equipo en oficina de Madrid.
• Apoyar la ejecución de acciones de comunicación corporativa.
• Coordinar contenidos externos (web, redes sociales, newsletters, notas de prensa).
• Gestionar la relación con proveedores externos (agencias, medios).
• Velar por la coherencia de la imagen corporativa en todos los canales.

4. Soporte al equipo comercial (ofertas y licitaciones)

• Apoyar en la preparación administrativa de ofertas comerciales y licitaciones públicas/privadas.
• Coordinar la recopilación de documentación administrativa, técnica y económica.
• Revisar requisitos de pliegos y asegurar el cumplimiento formal.
• Gestionar la presentación de ofertas en plataformas correspondientes.
• Realizar seguimiento de plazos, subsanaciones y comunicaciones.
• Mantener actualizada la documentación corporativa estándar.

5. Coordinación interna y entre sedes

• Coordinarse con el equipo de administración de las distintas sedes de la compañía.
• Asegurar la homogeneidad de procesos administrativos y comunicación interna.
• Facilitar el flujo de información entre oficinas.

6. Coordinación internacional

• Mantener relación con la matriz y equipos en Italia (a futuro puede que con Francia)
• Coordinar actividades y reporting en un entorno internacional.
• Apoyar en la gestión de comunicación y documentación en inglés.
• Mínimo 3 años en funciones administrativas u Office Manager.
• Experiencia en preparación de ofertas y licitaciones.
• Valorable experiencia en entornos internacionales.
• Salario: 28.000 € brutos anuales.

Conocimientos

• Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, PowerPoint y Outlook).
• Valorable experiencia con plataformas de licitación.
• Conocimientos básicos de comunicación corporativa.