Office Assistant

Edenred Chile; Cornellà de Llobregat; On-site; EUR 18,000 - 26,000; Full time

Job summary

Edenred Chile está buscando un profesional para gestionar la Administración de Oficina, supervisando procedimientos diarios, asegurando el correcto funcionamiento de la oficina y gestionando inventario y suministros. También realizará órdenes de compra y atenderá las necesidades del personal.

Entre las tareas principales figuran la planificación de Eventos Corporativos, apoyo logístico en reuniones y capacitaciones, elaboración de presupuestos y reportes, y el cumplimiento de políticas internas.

Job description

Take a step forward and let Edenred surprise you.

Every day, we deliver innovative solutions to improve the life of millions of people, connecting employees, companies, and merchants all around the world.

We know there are hundred ways for you to grow. With us, you will expand your skills in a multicultural, challenging, and dynamic environment.

Dare to join Edenred and get ready to thrive in a globalcompany that will offer you endless opportunities.

Edenred is all about meritocracy. You come as you are, and you contribute. Indeed, the Edenred Group recognizes, recruits and develops all talents and singularities.

We are committed to preventing all forms of discrimination and to providing all our candidates with equal opportunities regardless of their gender and gender expression, disability, origin, religious belief and sexual orientation or any other criteria.

Administración de Oficina: Supervisar y coordinar procedimientos administrativos diarios, asegurando el correcto funcionamiento de la oficina. Gestionar el inventario y abastecimiento de materiales de oficina y equipos necesarios, preparando órdenes de compra y procesando solicitudes de suministros. Actuar como punto de contacto para las necesidades diarias del personal de la oficina.

• Gestión de Eventos Corporativos: Planificar, organizar y ejecutar eventos internos y externos de la empresa (reuniones, conferencias, celebraciones, team buildings, etc.). Supervisar la logística de los eventos, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y calidad. Gestionar la relación con venues, proveedores y empresas especializadas para la adecuada realización de los eventos.
• Comunicación y Soporte Interno: Brindar apoyo logístico durante reuniones, capacitaciones y actividades internas. Facilitar la coordinación de visitas de clientes o socios, asegurando una experiencia positiva en las instalaciones.
• Presupuesto y Reportes: Gestionar y controlar el presupuesto asignado tanto para la administración de la oficina como para los eventos. Preparar reportes periódicos sobre gastos y actividades realizadas, proponiendo mejoras para la optimización de costos y recursos.
• Cumplimiento de Políticas: Asegurar el cumplimiento de las normativas internas, políticas de uso de espacios y medidas de seguridad dentro de la oficina. Implementar iniciativas que fomenten un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.
• Colaboración con Áreas Internas y Externas: Trabajar en conjunto con los equipos de ventas, producto, comunicación y otros departamentos para alinear las estrategias de marketing con los objetivos del negocio. Gestionar relaciones con agencias externas y proveedores para asegurar el cumplimiento de los servicios contratados.
• Relaciones Externas e Internas: Apoyar en la interacción con organismos regulatorios y en la gestión de requerimientos legales y normativos, asegurando que se mantenga un flujo efectivo de información entre las áreas internas y los equipos de Legal & Compliance.