Administrativa

C&W Services (S); Barcelona; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Full time

Job summary

C&W Services (S) en Barcelona solicita una Administrativa para dar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación y comunicaciones. La candidata/o gestionará agendas, atención a operadores y proveedores, elaborará informes y coordinará las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro.

Se ofrece un puesto estable en un entorno dinámico, con posibilidad de desarrollo y

Responsibilities

• Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
• Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
• Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
• Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
• Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
• Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.
• Recepción y registro de facturas de proveedores.
• Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
• Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
• Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
• Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos.
• Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.
• Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
• Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
• Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
• Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
• Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
• Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.
• Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
• Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
• Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
• Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
• Apoyo en la organización de reuniones y visitas.
• Atención y gestión de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas.
• Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
• Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
• Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.
• Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
• Preparación y envío de documentación.
• Gestión de servicios de mensajería y courier.
• Seguimiento de envíos cuando sea necesario.

Job description

Job Title Administrativa

Job Description Summary

Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro.

Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo eficiente y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

Job Description

1. Gestión administrativa general

• Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
• Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
• Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
• Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
• Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
• Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.

2. Gestión de facturas y proveedores

• Recepción y registro de facturas de proveedores.
• Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
• Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
• Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
• Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos.
• Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.

3. Informes y control de información

• Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
• Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
• Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
• Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
• Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
• Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.

4. Atención a operadores y proveedores

• Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
• Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
• Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
• Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
• Apoyo en la organización de reuniones y visitas.

5. Atención telefónica y presencial

• Atención y gestión de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas.
• Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
• Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
• Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.

6. Correspondencia y mensajería

• Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
• Preparación y envío de documentación.
• Gestión de servicios de mensajería y courier.
• Seguimiento de envíos cuando sea necesario.