Office Assistant

Edenred SE; Cornellà de Llobregat; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Edenred SE, basé en Espagne/Catalogne, recrute pour le poste dAdministración de Oficina afin de superviser et coordonner les procédures administratives quotidiennes et les activités liées à la gestion des bureaux et des événements. Le candidat contribuera à optimiser les achats, la logistique et les relations internes et externes.

Le poste exige des compétences organisationnelles, une capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler en environnement multiculturel.

Responsibilities

• Gestion des événements d'entreprise : planifier, organiser et exécuter des événements internes et externes (réunions, conférences, célébrations, team buildings, etc.). Suivre la logistique, respecter les temps, budgets et qualité. Gérer les relations avec lieux et prestataires.
• Communication et support interne : apporter un soutien logistique lors des réunions, formations et activités internes. Faciliter la coordination des visites de clients ou partenaires, assurer une expérience positive dans les locaux.
• Budget et rapports : gérer et contrôler le budget alloué à l'administration du bureau et aux événements. Préparer des rapports périodiques sur les dépenses et proposer des améliorations pour optimiser coûts et ressources.
• Respect des politiques : assurer le respect des politiques internes, des règles d'utilisation des espaces et des mesures de sécurité. Mettre en place des initiatives favorisant un environnement de travail positif et collaboratif.
• Collaboration avec les équipes et externes : travailler avec les équipes commerciales, produit, communication et autres départements pour aligner les stratégies sur les objectifs du business. Gérer les relations avec des agences externes et fournisseurs.
• Relations externes et internes : soutenir l'interaction avec les organismes réglementaires et la gestion des exigences légales et normatives, assurant un flux d'information entre les équipes internes et les départements Légal & Compliance.

Job description

Faites un pas en avant et laissez-vous surprendre par Edenred. Chaque jour, nous fournissons des solutions innovantes pour améliorer la vie de millions de personnes, en connectant les employés, les entreprises et les commerçants dans le monde entier. Nous savons qu'il y a des centaines de façons pour vous d'évoluer. Avec nous, vous développerez vos compétences dans un environnement multiculturel, stimulant et dynamique. Osez rejoindre Edenred et préparez-vous à vous épanouir dans une entreprise internationale qui vous offrira des opportunités infinies. La méritocratie fait partie de notre ADN. Chez Edenred, nous reconnaissons, recrutons et développons tous les talents. Venez comme vous êtes, dans le respect de votre singularité et contribuer à l'aventure Edenred avec nous. Nous nous engageons à prévenir toute forme de discrimination et à proposer à tous nos candidats des opportunités égales indépendamment de leur genre et expression de genre, handicap, origine, croyance religieuse et orientation sexuelle ou tout autre critère.

Administración de Oficina:

Supervisar y coordinar procedimientos administrativos diarios, asegurando el correcto funcionamiento de la oficina. Gestionar el inventario y abastecimiento de materiales de oficina y equipos necesarios, preparando órdenes de compra y procesando solicitudes de suministros. Actuar como punto de contact para las necesidades diarias del personal de la oficina.

• Gestión de Eventos Corporativos: Planificar, organizar y ejecutar eventos internos y externos de la empresa (reuniones, conferencias, celebraciones, team buildings, etc.). Supervisar la logística de los eventos, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y calidad. Gestionar la relación con venues, proveedores y empresas especializadas para la adecuada realización de los eventos.
• Comunicación y Soporte Interno: Brindar apoyo logístico durante reuniones, capacitaciones y actividades internas. Facilitar la coordinación de visitas de clientes o socios, asegurando una experiencia positiva en las instalaciones.
• Presupuesto y Reportes: Gestionar y controlar el presupuesto asignado tanto para la administración de la oficina como para los eventos. Preparar reportes periódicos sobre gastos y actividades realizadas, proponiendo mejoras para la optimización de costos y recursos.
• Cumplimiento de Políticas: Asegurar el cumplimiento de las normativas internas, políticas de uso de espacios y medidas de seguridad dentro de la oficina. Implementar iniciativas que fomenten un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.
• Colaboración con Áreas Internas y Externas: Trabajar en conjunto con los equipos de ventas, producto, comunicación y otros departamentos para alinear las estrategias de marketing con los objetivos del negocio. Gestionar relaciones con agencias externas y proveedores para asegurar el cumplimiento de los servicios contratados.
• Relaciones Externas e Internas: Apoyar en la interacción con organismos regulatorios y en la gestión de requerimientos legales y normativos, asegurando que se mantenga un flujo efectivo de información entre las áreas internas y los equipos de Legal & Compliance.

L’état d’esprit Edenred - Nous sommes une entreprise unique. Nous recherchons de nouveaux collaborateurs prêts à prendre part à l’aventure Edenred avec la même énergie et la même passion que nous. Vous vous sentirez naturellement à l’aise chez Edenred, si vous aimez repousser les limites, expérimenter, vous améliorer constamment, gagner et progresser. Nous recherchons des femmes et des hommes qui partagent notre ambition, avec cette recherche de performance, cette envie de nous remettre en question et de se mettre eux-mêmes au défi pour aller chaque jour plus loin. Nous recherchons des femmes et des hommes qui veulent vibrer avec nous.