Back office (booking)

Bring the Noise; Gijón; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Bring The Noise busca incorporar una persona al equipo de Booking como Back Office, pieza clave en la coordinación administrativa y económica de conciertos y eventos. Trabajarás de forma transversal con Booking, Administración, Finanzas, Legal y Producción, así como con agencias, managers y otros partners externos.

Entre tus responsabilidades estarán la gestión de contratos, revisión de facturas, coordinación de pagos y la preparación de settlements, con especial atención a la documentación

Qualifications

• Experiencia en administración y back office en eventos o booking.
• Capacidad para coordinar con múltiples interlocutores y equipos.
• Buen nivel de inglés para comunicación con agencias y managers.

Responsibilities

• Preparar, seguir y archivar contratos de artistas, bandas y recintos, con gestión de firmas e información fiscal.
• Solicitar y revisar facturas, validar importes, IVA y retenciones, y seguir vencimientos.
• Coordinar pagos, anticipos y balances, gestionar incidencias y enviar justificantes de pago.
• Preparar y cerrar settlements y liquidaciones, revisar costes deducibles y coordinar ajustes con agencias.
• Gestionar documentación relacionada con SGAE, PACE, retenciones y fiscalidad internacional.
• Coordinar con Producción para riders, hospitality, hoteles y transporte.
• Actualizar bases de datos de Booking, hacer seguimientos de artistas y documentación pendiente.
• Apoyar Finanzas en reporting, cierres, conciliaciones y análisis de desviaciones.
• Mantener la documentación de cada contratación y evento.

Skills

Organización

Coordinación

Comunicación

Contratos

Job description

En Bring The Noise buscamos incorporar una persona al equipo de Booking, como Back Office, que será una pieza clave en la coordinación administrativa y económica de nuestros conciertos y eventos.

¿Qué buscamos?

Un perfil organizado, resolutivo y con capacidad para trabajar con diferentes equipos e interlocutores, que se encargue de acompañar todo el proceso desde que Booking cierra la contratación de un artista hasta el cierre económico definitivo del evento.

¿Qué harás en tu día a día?

Trabajarás de forma transversal con los equipos de Booking, Administración, Finanzas, Legal y Producción, así como con agencias, managers y otros partners externos.

Entre tus principales responsabilidades estarán:

• Preparación, seguimiento y archivo de contratos de artistas, bandas y recintos, gestión de firmas y recopilación de información fiscal.
• Solicitud y revisión de facturas, validación de importes, IVA y retenciones, así como seguimiento de vencimientos.
• Coordinación y seguimiento de pagos, anticipos y balances, gestión de incidencias y envío de justificantes de pago.
• Preparación y cierre de settlements y liquidaciones, revisión de costes deducibles y coordinación de posibles ajustes con agencias.
• Gestión de documentación relacionada con SGAE, PACE, retenciones y fiscalidad internacional.
• Coordinación con Producción para la solicitud, actualización y distribución de riders, así como seguimiento de necesidades de hospitality, hoteles y transporte.
• Actualización de bases de datos de Booking, seguimiento de artistas, confirmaciones y documentación pendiente.
• Apoyo a Finanzas en reporting, cierres, conciliaciones y análisis de desviaciones.
• Mantenimiento y control de toda la documentación asociada a cada contratación y evento.

En resumen, buscamos una persona con experiencia en administración, back office, booking, producción de eventos o posiciones similares, idealmente dentro del sector de la música, entretenimiento o eventos.

Valoraremos especialmente perfiles con buena capacidad de organización y seguimiento, atención al detalle, soltura trabajando con información económica y contractual y capacidad para coordinarse con múltiples interlocutores y gestionar varios proyectos simultáneamente.

También será importante contar con un buen nivel de inglés, especialmente para la comunicación habitual con agencias, managers y otros interlocutores internacionales.

Si te apasiona la música en directo, disfrutas haciendo que las cosas funcionen detrás del escenario y tienes ese punto de organización, seguimiento y atención al detalle que hace que nada se quede por el camino, queremos conocerte ;)