ADMINISTRATIVO/A JUNIOR CENTRO DE CONVENCIONES

PortAventura; Cataluña; Presencial; EUR 18.000 - 24.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

PortAventura busca apoyar la gestión administrativa y documental del Área de Business & Events. Colaborarás con marketing, comercial y producción de eventos, gestionando compras, accesos y alojamientos para el personal, y registrando costes mensualmente.

Se valora experiencia en SAP y herramientas de gestión documental, con dominio de Office. Formación CFGS y entorno Office requeridos, con implicación en eventos estacionales.

Formación

• CFGS Administración y Gestión requerido o en curso.
• Dominio avanzado de Office (Excel, Word, PowerPoint).

Responsabilidades

• Dar soporte en la gestión documental.
• Coordinación logística y colaboración con equipos de Business & Events (marketing, comercial, producción de eventos, Booster AV).
• Gestión administrativa del área (marketing, comercial, producción, Booster AV).
• Creación y seguimiento de WF de Compras para PortAventura Business & Events.
• Soporte en trabajos administrativos: control de vacaciones, absentismos en SAP, fichajes del personal, incorporación de nuevo personal, acreditaciones de temporada, actualización de información del área, mantenimiento, Remedy’s, vehículos.
• Gestión de accesos de proveedores y personal, reserva de alojamientos para el personal.
• Subir a Ctaima documentación de proveedores de Booster AV y contratación de líneas de contrato.
• Cargar facturas en la plataforma Flex (Booster AV).
• Registro de costes mensuales de servicios de audiovisuales para provisión desde Administración.

Conocimientos

Coordinación logística

Gestión administrativa

Atención al detalle

Gestión de documentos

Educación

CFGS Administración y Gestión

Dominio del paquete Office

Herramientas

SAP

Remedy’s

Ctaima

Flex

Excel

Descripción del empleo

La misión principal de este puesto es la de dar soporte en la gestión administrativa del Área de Business & Events y en la organización de toda la documentación y trámites necesarios para un correcto funcionamiento de los Eventos organizados por el Área.

Funciones a realizar

• Dar soporte en la gestión documental.
• Coordinación logística y colaboración con Equipos de Business & Events (marketing, comercial, producción de eventos, Booster AV para la resolución de tareas administrativas).
• Gestión administrativa requerida por las necesidades del área de Business & Events (marketing, comercial, producción, Booster AV).
• Creación y seguimiento de WF de Compras generados para el Área PortAventura Business & Events (marketing, comercial, producción, Booster AV)
• Dar soporte en los trabajos Administrativos (PortAventura Business & Events y Booster AV): control de vacaciones e introducción de absentismos en SAP, corrección y revisión de fichajes todo el personal, gestión y petición de todas las necesidades para las nuevas incorporaciones del Área, solicitud Acreditaciones temporada empleados, actualización de la información del área, partes de mantenimiento, Remedy’s, vehículos… y en cualquier otra tarea que sea necesaria.
• Gestionar los accesos de proveedores, del personal y transportes a las instalaciones de PAESA. Realizar la reserva de los alojamientos necesarios para el personal que viene para prestar servicios para Booster o para el área Business & Events.
• Recibir documentación de proveedores de Booster AV y subirla a la plataforma Ctaima, relacionando los trabajadores a los contratos. Revisión conjuntamente con el responsable de Booster AV de la creación de las líneas de contrato en Ctaima para los eventos.Crear proveedores de Booster AV en Ctaima.
• Subir a la plataforma de Flex (Booster AV) todas las facturas de los proveedores.
• Registro de todos los costes generados mensualmente en los servicios de audiovisuales para su provisión desde el área de Administración.

Formación

Necesaria:

• CFGS (Administración y Gestión).
• Dominio entorno Office (Excel, Word, Power Point).