Workplace&Operations Manager, Services

Hexagon AB; Garching bei München; Vor Ort; EUR 70.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich Facility Management sucht einen Workplace & Operations Manager in Garching bei München. Diese Rolle ist verantwortlich für die effiziente Gestaltung der Arbeitsumgebung in der DACH-Region, einschließlich Facility Management, Fuhrparkmanagement und indirekter Beschaffung. Der ideale Kandidat bringt 5–8+ Jahre Erfahrung im Bereich Workplace Management mit, hervorragende organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Neben einem inklusiven Arbeitsumfeld werden vielfältige Perspektiven in diesem dynamischen Umfeld geschätzt.

Qualifikationen

• 5–8+ Jahre Erfahrung im Workplace/Facility Management oder ähnlichen Bereichen.
• Erfahrung mit mehreren Standorten, idealerweise in der DACH-Region.
• Gute Kenntnisse in H&S, Compliance und Arbeitsplatzstandards.

Aufgaben

• Überwachung von Gebäudewartungen und Reparaturen.
• Management externer Dienstleister und Gesundheitssicherheit.
• Verantwortung für Facility-Budgets und Vertragsmanagement.

Kenntnisse

Lieferantenmanagement

Verhandlungsführung

Budgetmanagement

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch)

Prozessverbesserungen

Ausbildung

Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft

Jobbeschreibung

Job Location (Short): Garching b. Muenchen, Germany

Rollenübersicht

Der Workplace & Operations Manager ist für die Sicherstellung einer effizienten, sicheren und reibungslos funktionierenden Arbeitsumgebung in allen Büros der DACH-Region verantwortlich. Diese Position umfasst die Verantwortung für Facility Management, Indirekte Beschaffung, Fuhrparkmanagement sowie Empfangs- und Büroservices. Zudem spielt sieeine zentrale Rolle bei der Optimierung der operativenProzesse, der Einhaltung von Vorschriften, dem Lieferantenmanagement und der Verbesserung der Employee Experience.

Es handelt sich um eine strategische und operative Position, die Personalführung und die praktische Koordination von Workplace-Operations kombiniert.

Hauptverantwortlichkeiten

• Überwachung von Gebäudewartungen, Reparaturen, sowie Einhaltung von Vorschriften.
• Verantwortlich für Gesundheit und Sicherheit (Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren).
• Management externer Dienstleister (Reinigung, Sicherheit, technische Services).
• Koordination von Büroverlagerungen, Raumplanung und Arbeitsplatzkonzepten (moderne Arbeitsplatzlösungen, ESG-Anforderungen).
• Sicherstellung von Facility-Budgets, Kostenkontrolle und Vertragsmanagement.

Fuhrparkmanagement

• Management des Firmenfuhrparks einschließlich Leasingverträgen, Rückgabeprozessen, Wartung und Versicherung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Fuhrparkrichtlinien und Sicherheitsstandards.
• Überwachung der Fuhrparkkosten und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen.
• Betreuung von Mobilitätsprogrammen (z.B. Jobräder, Ladeinfrastruktur, Fuhrpark-ESG-Ziele).

Indirekte Beschaffung (Indirect Sourcing)

• Verantwortung für die Beschaffung von Geräten und Dienstleistungen für den internen Gebrauch (IT-Ausstattung, Büromaterial, Möbel, Dienstleistungen).
• Aufbau und Pflege von Lieferantenbeziehungen, Vertrags- und Preisverhandlungen.
• Optimierung der Beschaffungsprozesse und internen Workflows.
• Erstellung des Jahresbudgets und Überwachung der Ausgaben.

Empfang & Büroservices

• Leitung des Empfangspersonals und der täglichen Front-Desk-Operationen.
• Sicherstellung von Postbearbeitung, Besucherempfang und Besprechungsraumkoordination.
• Verwaltung von Büromaterial, Mitarbeiteranfragen und Arbeitsplatzlogistik.
• Sicherstellung hoher Servicequalität in allen Büros.
• Management von Service Level Agreements.

Führung & Koordination

• Führung und Unterstützung des internen Workplace & Operations Teams.
• Minderung von Risiken für die Geschäftskontinuität (Wissensaustausch, Prozessdokumentation).
• Initiierung von Prozessverbesserungen und Implementierung von Best Practices in allen Regionen.

Anforderungen

Erfahrung & Fähigkeiten

• 5–8+ Jahre Erfahrung im Workplace/Facility Management, Operations, Procurement oder ähnlichen Corporate Services.
• Erfahrung in der Verwaltung von Büros an mehreren Standorten (idealerweise in der DACH-Region).
• Starke Fähigkeiten im Lieferantenmanagement, in Verhandlungen und Vertragsmanagement.
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement und/oder indirekter Beschaffung ist von Vorteil.
• Gute Kenntnisse im Budgetmanagement und in der Kostenoptimierung.
• Kenntnisse in H&S, Compliance und Arbeitsplatzstandards.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungskompetenz in einem dynamischen Umfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (verpflichtend) und Englisch.

Ausbildung

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Facility Management, Operations Management oder einem verwandten Bereich (bevorzugt).
• Pragmatische, hands-on Arbeitsweise.
• Problemlösungsorientiertes Denken.
• Fähigkeit, strategisches Denken mit operativer Umsetzung zu verbinden.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit.

Alle sind willkommen

Bei Hexagon sind wir überzeugt, dass vielfältige und inklusive Teams entscheidend für den Erfolg unserer Mitarbeitenden und unseres Unternehmens sind. Jeder ist willkommen – wir legen Wert auf einen inklusiven Arbeitsplatz ohne Diskriminierung. Wir schätzen Vielfalt und setzen uns voll und ganz dafür ein, gleiche Chancen, ein inklusives Umfeld und Fairness für alle zu fördern.

Respekt ist die Grundlage unseres Handelns. Bringen Sie Ihre Perspektive ein und seien Sie authentisch – Ihre Individualität ist ein Gewinn für unser gemeinsames Arbeiten.