Workplace Experience Partner (x/f/m)

Doctolib; Berlin; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket gesponsert

28 Urlaubstage + 1 Tag pro Beschäftig.

Krankenzusatzversicherung

bAV mit 40% Arbeitgeberzuschuss

DoctoGrowth Mitarbeitendenbeteiligungs

Doctolib Parent Care Programm

Mental Health & Coaching Sessions

Snacks & Frühstücksbuffet + Essensguth

Urban Sports Club

Job summary

Doctolib sucht am Standort Berlin eine/n Senior Workplace Experience Partner:in, der/die ein breites Portfolio an Gebäuden verantwortet – inkl. Zentrale in Berlin und neun regionalen Niederlassungen in Deutschland.

Du koordinierst externe Dienstleister, pflegst Lieferantenbeziehungen und stellst die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher. Zudem betreibst Du Car Fleet Management, Budgetkontrollen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über Länder hinweg.

Qualifications

• Mindestens 4–5 Jahre Erfahrung im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations.
• Erfahrung in multi-location Office-Management und Projektmanagement.
• Erste bis fortgeschrittene Erfahrung im HSE-Bereich.
• Erfahrung im Vendor- und Contract-Management, ideal Fuhrpark.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten Deutsch und Englisch.

Responsibilities

• Zuständig für reibungslosen Betrieb und Instandhaltung der Berliner Niederlassung sowie Unterstützung der Standorte in Deutschland (9 Regionsniederlassungen).
• Steuerung externer Dienstleister und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Aufbau und Pflege strategischer Lieferantenbeziehungen und Überwachung von KPIs/SLAs.
• Verantwortung für Car Fleet Management inkl. Performance-Kontrolle und Eskalationen.
• Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsbearbeitung in Zusammenarbeit mit dem Finance-Team.
• Implementierung von HSE-Standards und QHSE-Prozessen.
• Zusammenarbeit mit IT, Real Estate, Finance und Stakeholdern über Ländergrenzen hinweg.

Skills

Büroverwaltung

Lieferantenmanagement

Vertragsmanagement

HSE

Budget- und Kostenmanagement

Projektmanagement

Deutsch & Englisch Kommunikation

Job description

Wir suchen Dich als Workplace Experience Partner:in als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin. Als Senior Workplace Experience Partner:in übernimmst Du die Verantwortung für ein großes und schnell wachsendes Portfolio von Gebäuden, einschließlich unserer Zentrale in Berlin und weiteren Niederlassungen in ganz Deutschland.

Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können.

Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen, Compliance-Prozesse und verantwortest die operativen Prozesse in unserer neuen Berliner Zentrale.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unserer Hauptniederlassung in Berlin und unterstützt unsere Standorte in Deutschland ( 9 regionale Niederlassungen)
• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher
• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsdienste, Office Amenities, Fuhrpark & Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs.
• Im Bereich Car Fleet Management verantwortest du die Steuerung und das Management des externen Dienstleisters, inklusive Performance-Kontrolle und Eskalationsmanagement.
• Du übernimmst die Verantwortung für die zugewiesenen Budget Bereiche, PO-Management und Rechnungsbearbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team
• Du treibst die Einhaltung von HSE-Standards voran und implementierst QHSE-Prozesse
• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Ansprechpartnern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über verschiedene Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich die Niederlande)
• Projekt Management: Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst kontinuierlich die Arbeitsumgebung durch datengetriebene Ansätze

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht?

Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen! Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Du bringst mindestens 4-5 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Bereich Workplace Management, Facility Management oder Office Operations mit
• Du hast nachweisbare Erfahrung in der Verwaltung von Bürostandorten über mehrere Standorte hinweg sowie im Projektmanagement
• Du verfügst über erste bis fortgeschrittene Erfahrung im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)
• Du hast Erfahrung in Vendor Management und Contract Management - Vorzugsweise Fuhrpark Management
• Du bist lösungsorientiert, detailorientiert und reagierst schnell auf wechselnde Prioritäten
• Du hast exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch und kannst eine überzeugende Vision sowohl mündlich als auch schriftlich formulieren

Besonders interessant sind für uns außerdem:

• Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)
• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)
• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)
• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth
• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner
• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine
• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club
• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Recruiter
• Interview mit der Hiring Managerin
• On-site Termin
• Final Interview

Job Details

• Festanstellung
• Vollzeit
• Arbeitsort: Berlin
• Startdatum: Ab sofort

Büro Baisert Arbeitsweise

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider.

Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert. Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können.

unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen.

Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren! Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier . Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.