Senior Technical Onboarding Engineer – KI-Telefonassistent (x/f/m)

Doctolib GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 78.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket

28 Urlaubstage + 1 Tag pro Jahr (max 0

Ausland arbeiten (10 Tage)

Betriebliche Krankenzusatzversicherung

bAV mit Arbeitgeberzuschuss

DoctoGrowth

Parent Care

Mental Health- und Coaching-Sessions

Urban Sports Club

Zusammenfassung

Doctolib GmbH sucht eine/n Senior Technical Onboarding Specialist – Phone Assistant in Berlin. Sie begleiten Praxen und Kliniken bei der Einführung unserer Produkte und sorgen dafür, dass der KI-Telefonassistent reibungslos ab Start funktioniert.

Sie führen technisch anspruchsvolle Installationen durch, steuern Datenmigrationen und arbeiten eng mit Sales/Deployment zusammen, um Best Practices zu definieren. Neben Coaching übernehmen Sie Schlüsselrollen in der technischen Ansprechstelle.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im technischen Onboarding, Customer Success oder Technical Support mit komplexen Systemen.
• Technische Tiefe: SQL-Kenntnisse, APIs, IT-Infrastrukturen, Netzwerke, VPNs, sowie Erfahrung mit komplexen Telefonanlagen-Integrationen.
• Mentoring-Erfahrung: Kolleg:innen anleiten, gecoacht oder Wissen weitergegeben.
• Umgang mit Ambiguität: Klarheit und Struktur auch bei unklaren Zuständigkeiten.
• Stakeholder-Management: Zusammenarbeit mit cross-funktionalen Teams (Sales, Deployment).
• Kommunikationsstärke: klare, verbindliche Kommunikation, auch mit technisch weniger Versierten.
• Sprachen: Deutsch fließend und Englisch sicher (C1).
• Verbesserungsdenken: Prozesse verbessern oder skalieren.

Aufgaben

• Du implementierst den KI-basierten Telefonassistenten bei Groß- und Schlüsselkunden inkl. komplexer Telefonanlagen.
• Du übernimmst technisch anspruchsvolle Installationen und Konfigurationen.
• Du begleitest komplexe Datenmigrationen aus externen Praxissystemen.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Praxen und Kliniken im Großkundensegment.
• Du coachst und mentorst Teamkollegen und teilst Dein Know-how.
• Du definierst Best Practices, Playbooks und Trainingsmaterialien.
• Du gestaltest die Integration der Praxissoftware mit dem KI-Telefonassistenten.
• Du leitest cross-funktionale Projekte und priorisierst anhand Kundenfeedback.
• Du setzt Daten und Feedback zur Validierung von Verbesserungen ein.

Kenntnisse

SQL

APIs

IT-Infrastrukturen

Netzwerke

VPNs

Telefonanlagen-Integrationen

Mentoring

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

Prozessverbesserung

Tools

JavaScript

Python

SQL-Datenbanken

Jobbeschreibung

Wir suchen Dich als Senior Technical Onboarding Specialist – Phone Assistant als Unterstützung für das Technical Onboarding Team in Berlin.

Du bringst Leidenschaft für Technik, Service und die Zufriedenheit unserer Kund:innen mit – und möchtest von Anfang an Teil der Customer Journey sein? Dann bist Du hier richtig. Im Technical Onboarding begleitest Du Praxen und Krankenhäuser bei der Einführung unserer Produkte und sorgst dafür, dass sie von Tag 1 an reibungslos mit Doctolib arbeiten können. Während des Onboardings unterstützt Du komplexe IT-Fälle und implementierst vorranging unseren KI-basierten Telefonassistenten.

Deine Aufgaben

• Du bringst unseren KI-basierten Telefonassistenten nicht nur in die Praxen, sondern gestaltest mit, wie das gesamte Team dabei erfolgreich skaliert. Eine Rolle, in der echte Innovation auf konkreten Praxisalltag trifft – und in der Du über den Einzelfall hinaus Wirkung entfaltest.
• KI zum Leben erwecken, auch in den komplexesten Fällen: Du übernimmst die technisch anspruchsvollsten Installationen und Konfigurationen unseres KI-gestützten Telefonassistenten bei Groß- und Schlüsselkunden, inklusive komplexer Telefonanlagen und Sonderfälle, die andere an Dich eskalieren.
• Daten sicher überführen, im großen Maßstab: Du begleitest und verantwortest komplexe Datenmigrationen aus externen Praxissystemen und stellst sicher, dass wiederkehrende Muster in skalierbare Standardprozesse überführt werden.
• Direkter Draht zu den größten Kunden: Du bist zentrale Ansprechperson für Praxen und Kliniken im Großkundensegment und deren IT bei strategisch wichtigen oder technisch komplexen Onboardings, und schaffst Klarheit, wo Zuständigkeiten oder Lösungswege zunächst unklar sind.
• Wissen multiplizieren: Du coachst und mentorst Kolleg:innen im Team, teilst Dein Know-how zu Systemkonfigurationen und komplexen Onboarding-Fällen proaktiv und hebst so das technische Niveau des gesamten Teams.
• Inhouse-Expertise auf höherem Level: Sales und Deployment verlassen sich auf Dich als zentrale technische Ansprechperson bei strategischen und nicht nur operativen Fragen zum KI-Telefonassistenten.
• Standards setzen: Du definierst Best Practices, Playbooks und Trainingsmaterialien für die Einrichtung des Telefonassistenten, die Konsistenz und Qualität über das gesamte Team hinweg sicherstellen.
• Alles verbinden, auf Systemebene: Du gestaltest, wie unsere All-in-One-Praxissoftware und der KI-Telefonassistent skalierbar in bestehende Praxisverwaltungssysteme integriert werden, und richtest Schnittstellen so ein, dass sie auch für künftige Fälle tragfähig sind.
• Cross-funktionale Projekte leiten: Du leitest Initiativen im Innovation Lab oder zur Prozessautomatisierung, die mehrere Teams verbinden und über Deinen eigenen Case hinaus nachhaltig wirken.
• Datenbasiert entscheiden: Du nutzt operative Daten und Kundenfeedback aus dem Telefonassistenten-Rollout, um Prioritäten zu setzen und Verbesserungen zu validieren.

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht?

• Mehrjährige Erfahrung: Du hast bereits mehrere Jahre im technischen Onboarding, Customer Success oder Technical Support gearbeitet, idealerweise mit komplexen Systemen wie Telefonanlagen, APIs oder KI-gestützten Produkten, und dort eigenständig komplexe Fälle gelöst.
• Technische Tiefe: Sattelfeste SQL-Kenntnisse, sicherer Umgang mit APIs, IT-Infrastrukturen, Netzwerken und VPNs sowie Erfahrung mit komplexen Telefonanlagen-Integrationen.
• Mentoring-Erfahrung: Du hast bereits Kolleg:innen angelernt, gecoacht oder Wissen strukturiert weitergegeben, sei es formell oder informell.
• Umgang mit Ambiguität: Du schaffst Klarheit und Struktur, auch wenn Zuständigkeiten oder Lösungswege zunächst nicht eindeutig sind, insbesondere bei Großkunden mit komplexen Anforderungen.
• Stakeholder-Management: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit cross-funktionalen Teams (Sales, Deployment) und der Fähigkeit, unterschiedliche Prioritäten auszubalancieren.
• Kommunikationsstärke auf hohem Niveau: Du kommunizierst klar und verbindlich, auch mit technisch weniger versierten Gesprächspartner:innen im Groß- und Schlüsselkundensegment, am Telefon wie im Online-Meeting.
• Sprachen: Deutsch fließend und Englisch sicher (mind. C1), Du bewegst Dich souverän in beiden Sprachen, auch bei komplexen technischen und strategischen Themen.
• Verbesserungsdenken: Du hast bereits eigenständig Prozesse verbessert oder skaliert und kannst den Impact davon belegen.

Das ist ein Plus – oder Du lernst es bei uns:

• Programmiererfahrung in JavaScript und/oder Python sowie mit SQL-Datenbanken auf fortgeschrittenem Niveau.
• Kenntnisse in Patientenverwaltungssystemen oder EHR-Systemen.
• Erfahrung im Aufbau von Trainingsprogrammen, Playbooks oder internen Wissensdatenbanken.
• Erfahrung mit SaaS-Lösungen und KI-Tools im operativen Alltag, inklusive deren sinnvoller Integration in Workflows.

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro oder im Hybridmodus arbeitest
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)
• Die Möglichkeit, 10 Tage im Jahr aus dem Ausland zu arbeiten
• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)
• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)
• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth
• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner
• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine
• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club
• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet
• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Talent-Team
• Interview inkl. Livecase mit den Hiring Manager:innen
• Mindestens eine Referenzprüfung

Job Details

• Festanstellung
• Vollzeit
• Berlin
• Hybride Arbeitsweise (3 Tage Office/Woche)
• Ab sofort

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.

Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier.

Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.