Werkstudent (m/w/d) Finance & Operations

HeyCharge GmbH; München; On-site; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Job summary

HeyCharge GmbH sucht einen Werkstudenten (m/w/d) im Bereich Finance & Operations in München.

Du arbeitest direkt an der operativen Finanzabteilung: Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, HR-Administration und Payroll-Support, sowie Vorbereitung der Monatsabschlüsse für externe Partner. Flexible 16–20 Stunden pro Woche während des Semesters sind vorgesehen.

Qualifications

• Fortgeschrittenes Bachelor- oder Masterstudium in BWL, Finance, Accounting, Wirtschaftswissenschaften oder verwandtem Studiengang.
• Erste praxisnahe Erfahrungen (Praktika oder Werkstudententätigkeiten) in Finance, Accounting, Controlling, HR-Administration oder Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung.
• AI-Native & Automations-Mindset: KI-Tools sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzen.
• Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift; Behörden- und Lieferantenkommunikation auf Deutsch.
• Regelmäßige Präsenz am Standort München; 16–20 Stunden pro Woche während des Semesters.

Responsibilities

• Kreditorenbuchhaltung (AP): Erfassung, Codierung und Prüfung von Rechnungen.
• Debitorenbuchhaltung (AR) & Forderungsmanagement: Abstimmung von Kundenzahlungen und Zahlungszielen.
• HR-Administration & Payroll Support: On-/Offboarding, Zeiterfassung und Personalaktenpflege.
• Schnittstelle & Buchhaltungsvorbereitung: Monatsabschlüsse und Abstimmung von Belegen.
• Künftige Projekte: Inventory Management, HR-Prozesse, Cashflow-Planung, Tool-Migrationen.

Skills

Deutsch & Englisch

AI-Native & Automations-Mindset

Zahlenaffinität

Education

Fortgeschrittenes Bachelor- oder Masterstudium

Tools

Finway

Easybill

Moss

DATEV

Commerzbank

Job description

Über HeyCharge

HeyCharge macht EV-Laden überall dort möglich, wo es bisher kaum möglich war - in Tiefgaragen, Mehrfamilienhäusern und überall dort, wo kein Mobilfonsignal hinschlägt. Unsere offline-first Plattform SecureCharge nutzt Bluetooth für die lokale Verifizierung und Zigbee-Mesh für Lastmanagement und Cloud-Sync. Kein Internet an der Ladesäule erforderlich - ohne Kompromisse bei Zuverlässigkeit oder Abrechnungsgenauigkeit.

Wir haben unseren Hauptsitz in München und ein verteiltes Team in Deutschland, der Ukraine und den USA. Zu unseren Partnern gehören unter anderem Vonovia, Easee und Emobi. Wir sind Y-Combinator-gebacken, EU-gefördert und kombinieren eine kundennahe Kultur mit schlanken, hochgradig automatisierten Abläufen.

Wir suchen einen Werkstudenten (m/w/d) im Bereich Finance & Operations

Du arbeitest direkt an den operativen Abläufen unseres Finanzwesens - von der Rechnungsabwicklung über den Zahlungsverkehr bis hin zur Vorbereitung der Buchhaltung für externe Partner.

Bei uns lernst du die Finanzmechanik eines skalierten Startups nicht aus Fallstudien, sondern direkt in der Praxis. Du übernimmst schnell Eigenverantwortung für feste Routinen und arbeitest eng mit unserem Team sowie externen Dienstleistern zusammen.

Aufgaben

Deine Aufgaben & Routinen

Kreditorenbuchhaltung (AP)

• Erfassung, Codierung und Prüfung eingehender Lieferantenrechnungen über unser Rechnungstool ( Finway / künftig Moss ).
• Bearbeitung des physischen Posteingangs (Scannen & Triagieren von Dokumenten).
• Pflege und Abstimmung der wöchentlichen Priorisierungs- und Zahlungsliste.
• Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen via Commerzbank .

Debitorenbuchhaltung (AR) & Forderungsmanagement

• Abstimmung und Überwachung eingehender Kundenzahlungen in Easybill .
• Nachverfolgung offener Posten und Versand von freundlichen, wirksamen Zahlungserinnerungen.

HR-Administration & Payroll Support

• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitern.
• Erfassung von Arbeitsstunden (z. B. für Stundenlohnkräfte) zur Weitergabe an unseren Lohnbuchhalter/Steuerberater ( Rüter & Partner ).
• Pflege von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Führung der Personalakten.

Schnittstelle & Buchhaltungsvorbereitung

• Vorbereitung und Bereitstellung der monatlichen Monatsabschluss-Unterlagen für unsere externen Partner (u. a. Torq und Steuerberater).
• Abstimmung von Bank- und Kartentransaktionen gegen Belege und Rechnungen.

Künftige Projekte & Strategische Aufgaben

• Aufbau & Optimierung des Inventory Managements: Mitgestaltung der Prozesse zur Erfassung, Verfolgung und Bestandsführung unserer Hardware-Komponenten und Ladeinfrastruktur.
• Weiterentwicklung der HR-Prozesse: Strukturierung und Automatisierung von Onboarding-/Offboarding-Workflows, Zeiterfassung sowie Optimierung der HR-Systeme.
• Cashflow-Planung & Forecasting: Unterstützung bei der Liquiditätsplanung speziell zugeschnitten auf unser Hardware- und SaaS-Geschäftsmodell (Berücksichtigung von Hardware-Vorfinanzierungen, Bauteil-Lieferzeiten, wiederkehrenden Software-Umsätzen und Projekt-Installationen).
• System-Migrationen & Automatisierung: Aktive Mitwirkung bei der Umstellung von Tools (z. B. Migration von Finway zu Moss) und der Reduzierung manueller Schritte.

Qualifikation

Dein Profil

• Studium: Fortgeschrittenes Bachelor- oder Masterstudium an einer deutschen Hochschule - bevorzugt in BWL, Finance, Accounting, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Studiengang.
• Vorerfahrung: Bevorzugt erste praktische Erfahrungen (z. B. Praktika oder Werkstudententätigkeiten) in den Bereichen Finance, Accounting, Controlling, HR-Administration oder in einer Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung.
• AI-Native & Automations-Mindset: Du nutzt KI-Tools wie Claude ganz selbstverständlich in deinem Arbeitsalltag. Du hast den Anspruch, wiederkehrende und manuelle Schritte im Finanz- und HR-Bereich mithilfe von Prompting und klugen Workflows zu automatisieren.
• Sprachkenntnisse: Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (Kommunikation mit Behörden, Steuerberatern und Lieferanten erfolgt auf Deutsch; interne Teamkommunikation auf Englisch).
• Vor-Ort-Verfügbarkeit: Regelmäßige Präsenz an unserem Standort in München (ein Teil der Aufgaben umfasst physische Post, Dokumentenverwaltung und die direkte Abstimmung vor Ort).
• Verfügbarkeit & Flexibilität: 16-20 Stunden pro Woche während des Semesters (flexibel um deine Vorlesungen herum planbar), in den Semesterferien gerne mehr.
• Tool- & Zahlenaffinität: Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen (Google Sheets / Excel). Erste Erfahrungen mit Finanztools (Finway, Easybill, Moss, DATEV oder Commerzbank) sind ein Plus.
• Diskretion: Zuverlässigkeit und ein absolut vert