Vorstandsreferent/in (m/w/d)

Institute for Bioprocessing and Analytical Measurement Techniques e.V.; Heilbad Heiligenstadt; On-site; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Das Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V. sucht eine/n Vorstandsreferent/in zur Unterstützung des Vorstands und der Gremienarbeit in einem interdisziplinären Forschungsumfeld in Deutschland.

Zu den Aufgaben gehören die Vorbereitung operativer Aufgaben für den Vorstand, die Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie die Koordination interner und externer Ansprechpartner. Die Stelle startet am 01.01.2027, ist befristet bis zum 31.05.2028 und wird nach TV-L vergütet.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Naturwissenschaften, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder angrenzendem Bereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Wissenschaftsmanagement ist von Vorteil, idealerweise an einer außeruniversitären Forschungseinrichtung.

Responsibilities

• Vorstands- und Gremienarbeit: Zuarbeiten, Sitzungsnachbereitung, Protokolle und Vorlagen erstellen.
• Wissenschaftsmanagement und Haushaltsplanung: Wirtschaftspläne fortschreiben und Verwendungsnachweise vorbereiten.
• Projekt- und Prozesssteuerung: interne Prozesse koordinieren, Publikationen und Meetings unterstützen.
• Digitalisierung und Zusammenarbeit: Microsoft 365 und SharePoint weiterentwickeln und interne Geschäftsprozesse planen.

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Hochschulbildung in Naturwissenschaften/Betriebswirtschaft/Verwaltungswissenschaften

Tools

M365

SharePoint

Job description

Das Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V. (iba) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut des Freistaates Thüringen und An-Institut der TU Ilmenau. Im Rahmen des Forschungsprofils „Biotechniques at Interfaces“ werden Themen der anwendungsorientierten Vorlaufforschung auf dem Gebiet technischer Systeme für die Lebenswissenschaften bearbeitet. Der zentrale Forschungsschwerpunkt fokussiert auf das Engineering molekularer und zellulärer Verfahren für das Disease Modeling und Therapieansätze für die patientenindividuelle Medizin. Die Untersuchung, Veränderung und Nutzung von Grenzflächen und Grenzflächeneffekten zielt auf die Optimierung von Hochdurchsatzmethoden, Verfahren, Geräten, Anlagen, Ausstattungen und Produkten für die Medizin, Biotechnologie und angrenzende Gebiete.

Vertretungsweise suchen wir:

Vorstandsreferent/in

Ihre Aufgaben

Vorstands- und Gremienarbeit

• oZuarbeiten und Vorbereitung operativer Aufgaben für den Vorstand
• oAnsprechpartner für die Gremien des Instituts (Aufsichtsrat, Mitgliederversammlung, Wissenschaftlicher Beirat) sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• oVorbereitung und Zusammenstellung wissenschaftlicher Präsentationen, Statistiken, Protokollen sowie Vorlagen und Berichten
• oUnterstützung des Vorstandes bei rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen
• oAufbereitung von Sachverhalten sowie Koordination interner und externer Ansprechpartner
• oBegleitung ausgewählter Vertrags-, Organisations- und Compliance-Themen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Fachstellen

Wissenschaftsmanagement und Haushaltsplanung

• oUnterstützung des Vorstandes bei der Erstellung und Fortschreibung des Wirtschaftsplans sowie bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen
• oZusammenführung wissenschaftlicher, organisatorischer und wirtschaftlicher Informationen für Planungs- und Entscheidungsprozesse
• oMitwirkung an übergreifenden Themen der strategischen Institutsentwicklung

Projekt- und Prozesssteuerung

• oSteuerung und Koordination interner Prozess-, Organisations- und Entwicklungsprojekte
• oEigenständige Koordination ausgewählter institutsweiter Teilprozesse, insbesondere in den Bereichen Publikationen und Science Meetings

Digitalisierung und Zusammenarbeit

• oKoordination und Weiterentwicklung institutsweiter Themen rund um Microsoft 365 und SharePoint
• oUnterstützung bei der Planung interner digitaler Geschäftsprozesse
• oKoordination von Anforderungen aus Wissenschaft und Verwaltung sowie Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• oUnterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge und kollaborativer Arbeitsweisen

Wir erwarten

• eine abgeschlossene Hochschulbildung der Naturwissenschaften, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder angrenzender Gebiete
• mehrjährige Erfahrung im Wissenschaftsmanagement, idealerweise an einer außeruniversitären Forschungseinrichtung, Hochschule oder vergleichbaren wissenschaftlichen Organisation
• vorzugsweise Erfahrung in der Haushalts- bzw. Wirtschaftsplanung sowie ein gutes Verständnis für administrative Prozesse
• vorzugsweise Erfahrungen als Referent/in der Geschäftsleitung
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, strukturiert aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen
• strategische, lösungsorientierte Handlungsweise, Kreativität und Organisationstalent
• hohe Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Arbeits- und Kollaborationssystemen; Erfahrungen mit M365 und SharePoint sind von Vorteil
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache (Wort und Schrift)
• ein abwechslungsreiches, zukunftsträchtiges und eigenverantwortetes Betätigungsfeld in einem interdisziplinären und international vernetzten Forschungsinstitut
• offene und kollegiale Forschungslandschaft mit vielfältigen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• hochmotiviertes mehrköpfiges Team aus Akademiker*innen und Angestellten in der Verwaltung des Instituts
• berufliche Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf u. a. mit flexibler Arbeitszeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Stelle startet zum 01.01.2027, vorerst befristet bis zum 31.05.2028 und wird nach TV-L vergütet

Bei gleicher Eignung und Erfüllung der o.g. Anforderungen werden Bewerber/innen mit einer anerkannten Behinderung gemäß § 2 SGB IX bevorzugt berücksichtigt.

Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V.

www.iba-heiligenstadt.de