Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Fraunhofer MEVIS; Bremen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Eltern-Kind-Büro

Kita-Belegplätze

Lebenslagen-Coaching

Homecare-Beratung

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Entgeltumwandlung

Flexible Arbeitszeit/Ort

Job summary

Fraunhofer MEVIS in Bremen sucht eine zentrale Assistenz der Institutsleitung. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Office, organisieren die Korrespondenz in Deutsch und Englisch, pflegen Unterlagen und unterstützen die Institutsleitung.

Sie arbeiten an der Schnittstelle zu Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern und planen internationale Reisen, Termine und Gremien inkl. Vor- und Nachbereitung; flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsangebote sind vorgesehen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Bachelorabschluss, ideal im kaufmännischen Bereich.
• Berufserfahrung in Assistenz, Koordination oder Office Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisieren des Büros, Korrespondenzmanagement, Verfassen und Abstimmen von Texten.
• Pflege und Verwaltung vertraulicher Unterlagen.
• Arbeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern.
• Organisieren internationaler Geschäftsreisen, Termine und Gremien inkl. Vor- und Nachbereitung.

Skills

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Organisationstalent

Serviceorientierung

Education

Berufsausbildung oder Bachelorabschluss

Tools

MS Office Suite

Digitale/ KI-Tools

Job description

Das Fraunhofer-Institut für Digitale Medizin MEVIS ist ein international vernetztes Forschungs- und Entwicklungszentrum für Computerunterstützung in der Medizin. Mit einem patientenzentrierten, auf klinische Abläufe zugeschnittenen Ansatz entwickelt Fraunhofer MEVIS Lösungen für die Früherkennung, Diagnose und sichere Therapie bedeutender Krankheiten. Möchten Sie uns helfen, dieses Ziel zu erreichen?

Hier sorgen Sie für Veränderung

Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Office und übernehmen die administrative Assistenz der Institutsleitung. Dabei arbeiten Sie eng mit erfahrenen Kolleg*innen zusammen.

• Sie übernehmen selbstständig professionelle Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Dazu gehören die Organisation des Büros, das Korrespondenzmanagement inkl. Verfassen und Abstimmen von Texten im Auftrag der Institutsleitung und die Pflege und Verwaltung von (vertraulichen) Unterlagen
• Sie arbeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern und unterstützen die Abstimmung und inhaltliche Zuarbeit
• Im Termin- und Reisemanagement organisieren und betreuen Sie (internationale) Geschäftsreisen, Termine und Veranstaltungen wie Besprechungen und Gremientermine inkl. organisatorischer und inhaltlicher Vor- und Nachbereitung

Hiermit bringen Sie sich ein

• Abgeschlossene Berufsausbildung (zum Beispiel im kaufmännischen oder fremdsprachlichen Bereich), Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Assistenz, Koordination, Wissenschaftsmanagement, Office Management oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang mit modernen Officetools sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen
• Nicht zuletzt punkten Sie in einem dynamischen Institutsumfeld durch Ihre Kommunikations- und Organisationsstärke, Verlässlichkeit und Serviceorientierung

Was wir für Sie bereithalten

• Respektvolle und kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem wertschätzenden, interdisziplinären Team
• Vielseitige, sinnstiftende Tätigkeit im Bereich der digitalen Medizin mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Prozesse mitzuentwickeln
• Kontinuierliches Lernen und qualitativ hochwertige Weiterbildungen durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Moderner, attraktiver Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Universitätsnähe
• Möglichkeit zur zeit- und ortsflexiblen Arbeitsgestaltung
• Gelebte Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. durch Eltern-Kind-Büro, Kita-Belegplätze, Lebenslagencoaching und Beratungsleistungen zu Homecare, Eldercare etc. in Kooperation mit dem pme Familienservice
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung, sowie optional leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile
• Gute Erreichbarkeit: Zuschuss zum Deutschland-Ticket, ÖPNV-Anbindung, Mitarbeiterparkplätze und E-Ladeinfrastruktur für Auto und Fahrrad

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet; eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit mit mindestens 24 Stunden besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Sie haben Fragen zur Stelle, zum Bewerbungsablauf oder zur Barrierefreiheit?

Fraunhofer-Institut für Digitale Medizin MEVIS

www.mevis.fraunhofer.de

Kennziffer: 85304 Bewerbungsfrist: