Vorstandsreferent/in (m/w/d)

Institut für Bioprozess- u Analysenmesstechnik e.V.; Heilbad Heiligenstadt; On-site; EUR 60,000 - 73,000; Full time

Job summary

Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V. (iba) sucht eine(n) Vorstandsreferent/in zur Unterstützung des Vorstands und der Gremienarbeit. Sie arbeiten an der Vorbereitung von Sitzungen, erstellen Berichte und Vorlagen und begleiten Verträge sowie Compliance-Themen.

Daneben unterstützen Sie das Wissenschaftsmanagement, die Haushaltsplanung und die strategische Institutsentwicklung. Sie koordinieren interne Projekte und treiben digitale Prozesse, MS 365 und SharePoint, voran, um

Qualifications

• Abgeschlossene Hochschulbildung in Naturwissenschaften, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder angrenzendem Bereich.
• Mehrjährige Erfahrung im Wissenschaftsmanagement, idealerweise an außeruniversitären Forschungseinrichtungen.
• Vorzugsweise Erfahrung in Haushalts-/Wirtschaftsplanung sowie administrative Prozesse.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und strukturiert zu präsentieren.

Responsibilities

• Vorstands- und Gremienarbeit: Zuarbeiten, Sitzungs-Vor- und Nachbereitung, Berichte und Vorlagen.
• Wissenschaftsmanagement und Haushaltsplanung: Wirtschaftspläne erstellen, Verwendungsnachweise, Informationsaufbereitung.
• Projekt- und Prozesssteuerung: Koordination interner Prozesse und institutsweiter Teilprozesse.
• Digitalisierung und Zusammenarbeit: Koordination von M365/SharePoint, digitale Geschäftsprozesse planen.

Skills

Wissenschaftsmanagement

Verwaltungsprozesse

Haushaltsplanung

Projektkoordination

IT-Affinität

MS 365

SharePoint

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Hochschulbildung in Naturwissenschaften/Betriebswirtschaft/Verwaltungswissenschaften

Tools

SharePoint

MS 365

Job description

Das Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V. (iba) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut des Freistaates Thüringen und An-Institut der TU Ilmenau. Im Rahmen des Forschungsprofils „Biotechniques at Interfaces“ werden Themen der anwendungsorientierten Vorlaufforschung auf dem Gebiet technischer Systeme für die Lebenswissenschaften bearbeitet. Der zentrale Forschungsschwerpunkt fokussiert auf das Engineering molekularer und zellulärer Verfahren für das Disease Modeling und Therapieansätze für die patientenindividuelle Medizin. Die Untersuchung, Veränderung und Nutzung von Grenzflächen und Grenzflächeneffekten zielt auf die Optimierung von Hochdurchsatzmethoden, Verfahren, Geräten, Anlagen, Ausstattungen und Produkten für die Medizin, Biotechnologie und angrenzende Gebiete.

Vertretungsweise suchen wir:

Vorstandsreferent/in

Kennziffer: 2026-12\_VRef-A

Ihre Aufgaben:

Vorstands- und Gremienarbeit

• Zuarbeiten und Vorbereitung operativer Aufgaben für den Vorstand
• Ansprechpartner für die Gremien des Instituts (Aufsichtsrat, Mitgliederversammlung, Wissenschaftlicher Beirat) sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Vorbereitung und Zusammenstellung wissenschaftlicher Präsentationen, Statistiken, Protokollen sowie Vorlagen und Berichten
• Unterstützung des Vorstandes bei rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen
• Aufbereitung von Sachverhalten sowie Koordination interner und externer Ansprechpartner
• Begleitung ausgewählter Vertrags-, Organisations- und Compliance-Themen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Fachstellen

Wissenschaftsmanagement und Haushaltsplanung

• Unterstützung des Vorstandes bei der Erstellung und Fortschreibung des Wirtschaftsplans sowie bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Zusammenführung wissenschaftlicher, organisatorischer und wirtschaftlicher Informationen für Planungs- und Entscheidungsprozesse
• Mitwirkung an übergreifenden Themen der strategischen Institutsentwicklung

Projekt- und Prozesssteuerung

• Steuerung und Koordination interner Prozess-, Organisations- und Entwicklungsprojekte
• Eigenständige Koordination ausgewählter institutsweiter Teilprozesse, insbesondere in den Bereichen Publikationen und Science Meetings

Digitalisierung und Zusammenarbeit

• Koordination und Weiterentwicklung institutsweiter Themen rund um Microsoft 365 und SharePoint
• Unterstützung bei der Planung interner digitaler Geschäftsprozesse
• Koordination von Anforderungen aus Wissenschaft und Verwaltung sowie Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge und kollaborativer Arbeitsweisen

Wir erwarten:

• eine abgeschlossene Hochschulbildung der Naturwissenschaften, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder angrenzender Gebiete
• mehrjährige Erfahrung im Wissenschaftsmanagement, idealerweise an einer außeruniversitären Forschungseinrichtung, Hochschule oder vergleichbaren wissenschaftlichen Organisation
• vorzugsweise Erfahrung in der Haushalts- bzw. Wirtschaftsplanung sowie ein gutes Verständnis für administrative Prozesse
• vorzugsweise Erfahrungen als Referent/in der Geschäftsleitung
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, strukturiert aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen
• strategische, lösungsorientierte Handlungsweise, Kreativität und Organisationstalent
• hohe Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Arbeits- und Kollaborationssystemen; Erfahrungen mit M365 und SharePoint sind von Vorteil
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache (Wort und Schrift)

Wir bieten

• ein abwechslungsreiches, zukunftsträchtiges und eigenverantwortetes Betätigungsfeld in einem interdisziplinären und international vernetzten Forschungsinstitut
• offene und kollegiale Forschungslandschaft mit vielfältigen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• hochmotiviertes mehrköpfiges Team aus Akademiker*innen und Angestellten in der Verwaltung des Instituts
• berufliche Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf u. a. mit flexibler Arbeitszeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten

Stelle startet zum 01.01.2027, vorerst befristet bis zum 31.05.2028 und wird nach TV-L vergütet

Bei gleicher Eignung und Erfüllung der o.g. Anforderungen werden Bewerber/innen mit einer anerkannten Behinderung gemäß § 2 SGB IX bevorzugt berücksichtigt.