Vorstandsassistenz (m/w/d)

Borlinghaus Consulting; Würzburg; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Sozialleistungen

Zusammenfassung

Borlinghaus Consulting bietet eine herausfordernde Position als Vorstandsassistenz (m/w/d) in einem international agierenden Umfeld. Sie arbeiten eng mit dem CFO zusammen, organisieren das CFO Office eigenständig und übernehmen Verantwortung für Kalender, Termine, Reisen und Meetings.

Sie filtern Anfragen, erstellen Unterlagen und Präsentationen in Deutsch und Englisch, behalten Fristen im Blick und arbeiten eng mit Fachbereichen zusammen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit Wirtschaftsschwerpunkt.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise international.
• Professionelle Organisation des CFO Office und eigenständige Vorarbeit.
• Souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.

Aufgaben

• Koordination des CFO-Kalenders, Termine und Reiseorganisation.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Verfassen deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz.
• Informations- und Abstimmungsmanagement über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Unterstützung bei vertraulichen projektrelevanten Themen und Priorisierung von Aufgaben.

Kenntnisse

Selbständig arbeiten

Strukturiert arbeiten

Vertraulichkeit

Prioritäten setzen

Durchsetzungsstärke

Schnittstellenkoordination

Englisch fließend

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Moderne Kommunikations- & Collaboration-Tools

Jobbeschreibung

Bei meinem Auftraggeber handelt es sich um ein international tätiges Unternehmen mit Headquarter nördlich von Würzburg, das in seinem Markt zu den Weltmarktführern zählt. Mehr als 7.500 Menschen arbeiten an Produktionsstandorten und Vertriebsniederlassungen auf der ganzen Welt.

Für den CFO suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und souveräne Vorstandsassistenz (m/w/d), die gerne Verantwortung übernimmt, vorausschauend arbeitet und Freude daran hat, ein anspruchsvolles Office eigenständig zu organisieren.

Sie arbeiten direkt mit dem CFO zusammen und sind eine wichtige organisatorische und kommunikative Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Dabei geht es nicht darum, Aufgaben lediglich abzuarbeiten. Vielmehr unterstützen Sie den CFO im Tagesgeschäft mit Übersicht, Eigenständigkeit und dem notwendigen Gespür für Prioritäten.

Sie organisieren das CFO Office und halten die zahlreichen Fäden zusammen. Dazu gehören unter anderem:

Sie koordinieren den Kalender des CFO, organisieren Termine und sorgen dafür, dass auch bei kurzfristigen Änderungen alles reibungslos funktioniert.

Sie planen und organisieren Sitzungen, Geschäftsreisen, Meetings und besondere Veranstaltungen und behalten dabei auch die Details zuverlässig im Blick.

Sie sind zentrale Ansprechpartnerin für interne und externe Kontakte auf unterschiedlichen Ebenen und kommunizieren dabei sicher und professionell.

Sie filtern eingehende Informationen und Anfragen, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit beim CFO ankommen.

Sie übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz und formulieren eigenständig Antworten und Unterlagen.

Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Statistiken und Auswertungen und bereiten Informationen so auf, dass sie für den CFO unmittelbar nutzbar sind.

Sie verfolgen Projekte und offene Themen nach, behalten Fristen und Zuständigkeiten im Blick und sorgen dafür, dass Vereinbarungen nicht aus dem Fokus geraten.

Sie arbeiten eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und koordinieren Informationen und Abstimmungen über Abteilungsgrenzen hinweg.

Sie unterstützen den CFO auch bei vertraulichen und anspruchsvollen Themen und wissen, wann Eigeninitiative gefragt ist und wann Diskretion oberste Priorität hat.

Das bringen Sie mit:

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachen- oder Europasekretärin, oder über eine vergleichbare Qualifikation mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt. Idealerweise bringen Sie bereits mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit, vorzugsweise in einem international aufgestellten Unternehmen.

Wichtig ist uns vor allem, dass Sie Ihre Rolle als Assistenz professionell verstehen und Freude daran haben, einem Entscheider wirklich den Rücken freizuhalten. Sie

• arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig und können auch bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick behalten,
• denken mit und gerne einen Schritt voraus, statt lediglich auf Aufgaben zu warten,
• haben ein gutes Gespür für Prioritäten, Vertraulichkeit und unterschiedliche Ansprechpartner,
• treten souverän und verbindlich auf und können sich auch gegenüber anspruchsvollen Gesprächspartnern durchsetzen,
• arbeiten gerne an Schnittstellen und behalten auch komplexere Zusammenhänge im Blick,
• verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und können sich rasch in neue Themen einarbeiten,
• kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch, idealerweise auf C1- oder C2-Niveau,
• sind sicher im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikations- und Collaboration-Tools.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Für eine verantwortungsbewusste und lösungsorientierte Persönlichkeit, die Freude an der proaktiven Unterstützung eines modernen CFO hat, bietet mein Auftraggeber eine vielseitige Tätigkeit in dem dynamischen Umfeld eines High-Tech-Unternehmens. Sie dürfen sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem mehr als 100 Jahre erfolgreich bestehenden Familienunternehmen freuen. Weiterbildungsangebote und Sozialleistungen eines großen Unternehmens sowie eine attraktive Vergütung erwarten Sie.