Vorstandsassistent:in (m/w/d)

SymBio.; Leipzig; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SymBio Recruitment GmbH sucht in Leipzig eine verantwortungsbewusste Vorstandsassistenz/Executive Assistant (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung. Sie koordinieren Termine, organisieren Reisen und bereiten Besprechungen professionell vor.

Enger Austausch mit der Geschäftsleitung sowie internationalen Partnern ist Teil des Aufgabenspektrums. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Assistenz­erfahrung, Organisationstalent, Diskretion,

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick bei wechselnden Prioritäten.
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Steuerung eines komplexen Termin- und Reisemanagements
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination der Kommunikation mit internen Fachbereichen, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und Managementunterlagen
• Sicherstellung eines strukturierten Informations- und Dokumentenmanagements einschließlich Wiedervorlagen und Fristenüberwachung
• Empfang und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste
• Koordination externer Dienstleister sowie organisatorischer Abläufe am Standort
• Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben und bereichsübergreifenden Themen

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Vorstandsassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Leipzig | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als klassische Personalvermittlung. Wir begleiten Menschen auf ihrem beruflichen Weg – persönlich, diskret und mit dem Anspruch, fachliche Kompetenz, Persönlichkeit und langfristige Perspektiven erfolgreich zusammenzubringen.

Sie verstehen Assistenz als professionelles Management-Support, arbeiten gerne eng mit Entscheidungsträgern zusammen und behalten auch dann den Überblick, wenn sich Prioritäten kurzfristig verändern? Dann könnte diese Position genau zu Ihnen passen.

Im Auftrag eines international tätigen Advisory-Unternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorstandsassistenz / Executive Assistant (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung (Direktvermittlung, keine Arbeitnehmerüberlassung).

Ihr zukünftiges Unternehmen im Überblick:

Unser Mandant begleitet Unternehmen, Gesellschafter und Investoren bei komplexen unternehmerischen Fragestellungen. Internationale Projekte, ein hoher Qualitätsanspruch und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit prägen das Arbeitsumfeld. Entscheidungen werden schnell getroffen, Verantwortung früh übertragen und Professionalität im täglichen Miteinander großgeschrieben.

Ihr Verantwortungsbereich:

Als Vorstandsassistenz sind Sie die zentrale organisatorische Schnittstelle der Geschäftsleitung. Sie koordinieren Termine, Informationen und Abläufe, schaffen Strukturen und sorgen dafür, dass das Executive Office jederzeit professionell funktioniert.

Die Position bietet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenfeld. Sie richtet sich an Persönlichkeiten, die Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen, vorausschauend zu arbeiten und eine Führungskraft im Tagesgeschäft zuverlässig zu entlasten. Dabei bewegen Sie sich selbstverständlich in einem Umfeld, das Verbindlichkeit, Diskretion und eine hohe Serviceorientierung voraussetzt.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Steuerung eines komplexen Termin- und Reisemanagements
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination der Kommunikation mit internen Fachbereichen, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und Managementunterlagen
• Sicherstellung eines strukturierten Informations- und Dokumentenmanagements einschließlich Wiedervorlagen und Fristenüberwachung
• Empfang und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste
• Koordination externer Dienstleister sowie organisatorischer Abläufe am Standort
• Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben und bereichsübergreifenden Themen

Das wird Ihnen geboten

• Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung)
• Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsleitung
• Anspruchsvolles und internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Strukturierte Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung
• Attraktive Vergütung sowie zusätzliche Benefits
• Langfristige Perspektive in einem etablierten internationalen Unternehmen
• Moderner Arbeitsplatz am Standort Leipzig

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Assistenz- oder Office-Management; alternativ ein abgeschlossenes Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsleitung, eines Vorstands oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten strukturiert und lösungsorientiert zu arbeiten
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Freude an einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit engem Austausch auf Managementebene
• Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Dienstleistungsorientierung

Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich. Eine Weitergabe Ihrer Unterlagen erfolgt ausschließlich nach vorheriger Abstimmung.

Weil Ihre berufliche Entwicklung im Mittelpunkt steht, begleiten wir Sie während des gesamten Bewerbungsprozesses persönlich und transparent.

SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.