Verwaltungskraft (m/w/d)

Landhaus Barrien/Sulingen GmbH; Barrien; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Landhaus Barrien/Sulingen sucht zurzeit eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle umfasst Aufnahmeprozesse, Abrechnung mit Pflegekassen und Organisation des Bürobetriebs in einer stationären Pflegeeinrichtung.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Verwaltungserfahrung im Gesundheitswesen, sowie EDV-Kenntnisse (MS Office, MediFox/DAN) mit. Empathie, Zuverlässigkeit und Diskretion sind uns wichtig.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung.
• Berufserfahrung in der Verwaltung einer stationären Pflegeeinrichtung wünschenswert.
• Sichere EDV-Kenntnisse in MS Office und Pflege-Management-Software (z. B. MediFox, DAN).
• Einfühlungsvermögen, Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationstalent.

Responsibilities

• Aufnahmeverfahren unterstützen und Bewohnerakten pflegen.
• Verträge vorbereiten und abwickeln gemäß Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz.
• Empfang und Telefonanfragen für Bewohner, Angehörige, Ärzte, Betreuer.
• Monatliche Heimkostenabrechnung mit Pflegekassen und Sozialhilfeträger (SGB XI/ XII).
• Forderungsmanagement und Mahnwesen.
• Schnittstellenfunktion: Personaldaten an zentrales Personalwesen.

Skills

MS Office

Pflegemanagement-Software

Empathie

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Tools

MediFox

DAN

Job description

Für unser Seniorenpflegeheim Landhaus Barrien/Sulingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungskraft (m/w/d) in Vollzeit. Uns geht es bei der Stelle um den Menschen: Menschen können sich entwickeln und wir können fordern und gemeinsam natürlich auch fördern:

1. Einordnung der Stelle

• Berufsbezeichnung: Verwaltungsangestellte / Verwaltungsfachkraft / Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen (m/w/d)
• Hierarchische Zuordnung: Direkt unterstellt der Einrichtungsleitung (Heimleitung) und/oder der Verwaltungsleitung.
• Zusammenarbeit mit: Pflegedienstleitung (PDL), Wohnbereichsleitung (WBL), Haustechnik, sozialem Dienst sowie Kassen und Behörden.

2. Qualifikationsprofil & Anforderungen

• Fachliche Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder als Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen.
• Berufserfahrung: Idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung einer stationären Pflegeeinrichtung sowie Kenntnisse im SGB XI
• EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office und spezifischer Pflegemanagement-Software (z. B. MediFox, DAN etc.)
• Persönliche Stärken: Hohes Maß an Einfühlungsvermögen im Umgang mit älteren Menschen und deren Angehörigen, Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationstalent.

3. Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche

Bewohnerbezogene Verwaltung & Stammdatenpflege

• Aufnahmeverfahren: Unterstützung beim Einzug neuer Bewohner, Anlage und fortlaufende Pflege der Bewohnerakten und Stammdaten.
• Vertragswesen: Vorbereitung und Abwicklung von Heimverträgen unter Beachtung des Wohn- und Betreuungsvertragsgesetzes
• Kommunikation: Erster Ansprechpartner am Empfang und Telefon für Bewohner, Angehörige, Ärzte und Betreuer.

Abrechnungswesen & Finanzverwaltung

• Leistungsabrechnung: Monatliche Heimkostenabrechnung mit den Pflegekassen, dem Sozialhilfeträger (SGB XII) und den Bewohnern.
• Forderungsmanagement: Überwachung der Zahlungseingänge sowie Durchführung des Mahnwesens bei offenen Posten.Barbetragsverwaltung: Treuhänderische Verwaltung der Taschengeldkonten (Wirtschaftskasse) für die Bewohner.

Allgemeine Organisation & Assistenz

• Zur Unterstützung der Einrichtungsleitung: Erstellung von Statistiken, Berichten, Auswertungen und allgemeinen kaufmännischen Präsentationen.
• Post- und Schriftverkehr: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Schnittstellenfunktion: Weiterleitung von Personaldaten (z. B. Krankmeldungen, Verträge) an die zentrale Personalabteilung.

4. Befugnisse und Vertretung

• Entscheidungsbefugnis: Im Rahmen der zugewiesenen Budgets (z. B. Büromaterialbestellungen) und nach Absprache mit der Heimleitung.
• Weisungsbefugnis: In der Regel keine, ausgenommen Praktikanten oder Auszubildende im Verwaltungsbereich.
• Vertretung: Wird geregelt durch eine andere Verwaltungskraft oder nach Absprache durch die Einrichtungsleitung.