Verwaltungskoordinator (m/w/d)

Hochschule Für Musik Und Tanz Köln; Köln; Vor Ort; EUR 19.000 - 26.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Assistent/in des Prorektorats am Standort Köln in Teilzeit. Die Position ist befristet bis zum 30.09.2029 und umfasst 50,00 % der Vollzeit, entsprechend rund 19,915 Stunden pro Woche.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Terminplanung, Raumbuchungen in Asimut, interne Kommunikation, Textverfassung und Recherche. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse sowie sehr

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) wünschenswert, alternativ vergleichbare Kenntnisse.
• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und gutes Selbst- und Zeitmanagement.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Outlook.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1) und gute Englischkenntnisse (Sprachniveau B2), jeweils in Wort und Schrift.
• Die Arbeit erfolgt in der Regel vormittags. Die Bereitschaft für Sitzungen ca. 2x pro Monat nachmittags zu arbeiten, wird erwartet.
• Affinität für Musik und Tanz ist von Vorteil

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen etc.
• Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf. Buchung externer Räumlichkeiten
• Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand von Tagesordnungen, Protokollen etc.
• Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten)
• Assistenz beim Verfassen von Texten (Mails, Vorschläge, Beschlüsse), Vorbereitung von Präsentationen, Recherche im Internet und anderen Quellen zu bestimmten Themen und Zusammenfassung/Aufbereitung der Ergebnisse, Verfassen von Protokollen
• Unterstützung in der Nutzung der hochschuleigenen Internetnutzungen (Ilias, Asimut, Sciebo, B-ite, etc)

Kenntnisse

Organisationstalent

MS Office

Zeitmanagement

Deutschkenntnisse (C1)

Englischkenntnisse (B2)

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

Asimut

Ilias

Sciebo

B-ite

Jobbeschreibung

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 550 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 50 Ländern. Rund 180 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit und befristet für die Amtszeit des aktuellen Rektorats bis zum 30.09.2029 zur Unterstützung des Rektorats eine*n Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) am Hochschulstandort Köln. Jedes Zusammenspiel benötigt gute Koordination. Darum kümmert sich bei uns das Rektorat. Die Rektorin ist Vorsitzende des Rektorats. Weitere Mitglieder sind drei Prorektor*innen und der Kanzler. Die Prorektor*innen sind verantwortlich für die Bereiche "Internationales und Kunst in gesellschaftlicher Verantwortung", "Studium, Lehre und Forschung" und "Künstlerische Praxis, Orchester und Veranstaltungen".

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen etc.
• Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf. Buchung externer Räumlichkeiten
• Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand von Tagesordnungen, Protokollen etc.
• Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten)
• Assistenz beim Verfassen von Texten (Mails, Vorschläge, Beschlüsse), Vorbereitung von Präsentationen, Recherche im Internet und anderen Quellen zu bestimmten Themen und Zusammenfassung/Aufbereitung der Ergebnisse, Verfassen von Protokollen
• Unterstützung in der Nutzung der hochschuleigenen Internetnutzungen (Ilias, Asimut, Sciebo, B-ite, etc)

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) wünschenswert, alternativ vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) sowie Outlook
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die o.g. Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1) und gute Englischkenntnisse (Sprachniveau B2), jeweils in Wort und Schrift
• Die Arbeit erfolgt in der Regel vormittags. Die Bereitschaft für Sitzungen ca. 2x pro Monat nachmittags zu arbeiten, wird erwartet.
• Affinität für Musik und Tanz ist von Vorteil

Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Es handelt sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit mit 50,00 %, dies entspricht derzeit 19,915 Stunden/Woche. Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegbenen Möglichkeiten ab. Informationen finden Sie mit einem Klick hier: Entgelttabelle TV-L.

Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color.

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind willkommen und werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung usw.) sowie von betrieblichen Sportangeboten.

Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Prorektor Paul van Zelm: [e-mail].