Sachbearbeiter*in (w/m/d) Studienorientierung und Beratung

University of Cologne; Köln; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

flexible Arbeitszeitmodelle

Möglichkeit zur mobilen Arbeit

umfangreiches Weiterbildungsangebot

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Universität zu Köln sucht eine*n Sachbearbeiter*in zur Unterstützung in der Studienorientierung und Beratung am ZfL. Die Aufgabe umfasst Beratung, Veranstaltungsorganisation und redaktionelle Informationspflege.

Sie arbeiten in einem zentralen Team, nutzen CMS-Systeme, führen E-Mail-Tickets über OTRS und setzen sich für Barrierefreiheit ein. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• First-Level-Beratung von Lehramtsstudierenden und Studieninteressierten per Telefon, E-Mail oder Präsenz.
• Veranstaltungsplanung, Ablaufplanung, Raumbuchung und Materialbeschaffung.
• Aktuelle/redaktionelle Pflege von Webseiten in CMS-Systemen.
• Wissensmanagementsystem und Beratungsstatistik pflegen; E-Mail-Ticketsystem OTRS administrieren.
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; hohe Kundenorientierung.
• Abgeschlossene Berufsausbildung im genannten Bereich.

Aufgaben

• Beratung, Anliegenklärung und Informationsvermittlung an Studierende und Studieninteressierte.
• Veranstaltungsmanagement, Teilnahmemanagement, Raumbuchung und Materialbeschaffung.
• Aufbereitung von Informationsmaterialien und redaktioneller Pflege von Infos.
• Webseitenredaktion und Sicherstellung der Barrierefreiheit.
• Pflege des Wissensmanagementsystems und des Beratungsstatistik-Tools OTRS.

Kenntnisse

Kund*innenorientierung

diversitätssensible Kommunikation

Team- und Kundenkommunikation

Selbstständige Arbeitsweise

Meeting- und Organisationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Veranstaltungsbereich

Tools

MS Office

OTRS

Typo3

Content-Management-Systeme

Jobbeschreibung

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Sachbearbeiter*in (w/m/d) Studienorientierung und Beratung

Zentrum für Lehrer*innenbildung

Das Zentrum für Lehrer*innenbildung (ZfL) ist die fächerübergreifende Anlaufstelle für Lehramtsstudierende in Köln. Es koordiniert das Kölner Lehramtsstudium fakultäts- und hochschulübergreifend und wirkt aktiv an der Weiterentwicklung der Rahmenbedingungen im Lehramt mit. Für unser Team Studienorientierung und Beratung suchen wir eine*n Sachbearbeiter*in zur Unterstützung in den Bereichen Beratung, Veranstaltungsmanagement und Redaktion.

• First-Level-Beratung von Lehramtsstudierenden und Studieninteressierten: Anliegenklärung und Informationsberatung per Telefon und E-Mail sowie in Präsenz, Verweis an zuständige Stellen, Bereitstellung von Beratungsterminen
• Veranstaltungsplanung und -organisation, z. B. Infoveranstaltungen, Welcome Week, Masterfeier: Teilnehmendenmanagement, Ablaufplanung und -koordination, Raumbuchung, Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, Kommunikation mit internen und externen Beteiligten
• zielgruppengerechte Aufbereitung und Aktualisierung von Informationsmaterialien, z. B. Präsentationen, Handreichungen, digitale Informationsangebote
• redaktionelle Pflege von Webseiten: Aktualisierung von Inhalten in Content-Management-Systemen, Datenbankpflege und -verwaltung, Sicherstellung von Barrierefreiheit und Lesbarkeit
• Qualitätssicherung: Pflege des Wissensmanagementsystems und der Beratungsstatistik, Betreuung des E-Mail-Ticket-Systems OTRS als Administrator*in
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement oder Veranstaltungsmanagement oder im Verwaltungsbereich
• nachweisliche Kenntnisse und/oder Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
• ausgeprägte, diversitätssensible Kommunikations- und Kontaktfähigkeit, hohes Maß an Kundenorientierung sowie ausgeprägte Fähigkeit, fachliche Inhalte zielgruppenorientiert zu vermitteln
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Kenntnisse in E-Mail-Ticketsystemen (z. B. OTRS), Wissensmanagement- und Content-Management-Systemen (z. B. Typo3)
• Kenntnisse und/oder Erfahrungen im Hochschulbereich, insbesondere im Bereich Lehramt
• hohe Eigenmotivation sowie selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• eine sinnstiftende Tätigkeit für die Gestaltung einer zukunftsorientierten Verwaltung
• ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit

Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist ab 15.01.2027 in Teilzeit (31,86 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist bis 31.12.2029 befristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Kaj Militzer ([phone], [e-mail]) und schauen Sie in unsere FAQs.