Verwaltungsfachkraft

Kontext-Ilmenau gGmbH; Ilmenau; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Arbeitsagentur in Ilmenau, Thüringen, sucht eine/n Sachbearbeiter/in in der Verwaltung für die termingerechte Abrechnung, Rechnungslegung und Budgetkontrolle. Zusammenarbeit mit Geschäftsstelle und externen Partnern ist vorgesehen.

Zu den Aufgaben gehören Zahlungsabstimmungen, Mahnwesen, Kassenüberwachung sowie ordnungsgemäße Dokumentation von Vorgängen und Postverkehr. Sicherer Umgang mit Excel/Word wird erwartet und eine sorgfältige Arbeitsweise ist erforderlich.

Responsibilities

• Durchführung der termingerechten Abrechnung mit den Kostenträgern
• Rechnungslegung
• Fristgerechte Begleichung von Rechnungen unter Inanspruchnahme von Skonti in Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle
• Kontrolle der Zahlungseingangsmeldung und entsprechender Abgleiche der Tabellen
• Führen der Pflegetagelisten/Anwesenheitslisten
• fristgerechtes Mahnwesen Verweis
• Excel & word
• Verwaltung des Budgets – Verweis
• Verwalten und Dokumentieren der Kassen bzw. Kontrollieren der Genauigkeit der Bestände der Kassen jeglichen Einnahmen und Ausgaben, Zusammenarbeit der Gruppenbereiche/Gruppenmitarbeiter u.a.
• Prüfung und Freigabe der Bezahlung der eingehenden Rechnungen (externe Partner)
• Verwaltung der Barbeträge – (Führen der Barbetragskasse und des Barbetragskontos einschließlich monatlicher Abrechnung bzw. Barbetrag nach LRV/BTHG)
• Meldung und Dokumentation außergewöhnlicher Situationen in die Geschäftsstelle (Schäden, Havarien etc.) und Verwaltung von Schadenabwicklungen, An- und Abmeldungen Benutzer EDV an CSI, Abwicklung bei Beendigungen von AV/alle notwendigen Gegebenheiten klären/dokumentieren (Schlüsselübergabe, Kassen, persönliche Sachen, Transponder/Chip, Abrechnung Arbeitszeitkonto)
• Belegungsmanagement/ Aufnahmeverwaltung/ Kostenabrechnungsverfahren
• Postwesen/Sicherstellung der Abwicklung des Schriftverkehrs/Öffnung und Verteilung der Eingangspost in Kommunikation mit dem/der Einrichtungsleiter/in/ sorgfältige Verwaltung der Registratur des Schriftverkehrs/Datenschutz

Job description

Auszug aus Stellenbeschreibung

• Durchführung der termingerechten Abrechnung mit den Kostenträgern:
• Rechnungslegung
• Fristgerechte Begleichung von Rechnungen unter Inanspruchnahme von Skonti in Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle
• Kontrolle der Zahlungseingangsmeldung und entsprechender Abgleiche der Tabellen
• Führen der Pflegetagelisten/Anwesenheitslisten
• fristgerechtes Mahnwesen Verweis
• Excel & word
• Verwaltung des Budgets – Verweis
• Verwalten und Dokumentieren der Kassen bzw. Kontrollieren der Genauigkeit der Bestände der Kassen jeglichen Einnahmen und Ausgaben, Zusammenarbeit der Gruppenbereiche/Gruppenmitarbeiter u.a.
• Prüfung und Freigabe der Bezahlung der eingehenden Rechnungen (externe Partner)
• Verwaltung der Barbeträge – (Führen der Barbetragskasse und des Barbetragskontos einschließlich monatlicher Abrechnung bzw. Barbetrag nach LRV/BTHG)
• Meldung und Dokumentation außergewöhnlicher Situationen in die Geschäftsstelle (Schäden, Havarien etc.) und Verwaltung von Schadenabwicklungen, An- und Abmeldungen Benutzer EDV an CSI, Abwicklung bei Beendigungen von AV/alle notwendigen Gegebenheiten klären/dokumentieren (Schlüsselübergabe, Kassen, persönliche Sachen, Transponder/Chip, Abrechnung Arbeitszeitkonto)
• Belegungsmanagement/ Aufnahmeverwaltung/ Kostenabrechnungsverfahren
• Postwesen/Sicherstellung der Abwicklung des Schriftverkehrs/Öffnung und Verteilung der Eingangspost in Kommunikation mit dem/der Einrichtungsleiter/in/ sorgfältige Verwaltung der Registratur des Schriftverkehrs/Datenschutz