Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Seniorenwohnanlage Neumühle/Elster GmbH; Knottengrund; Vor Ort; EUR 18.000 - 24.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Arbeitsagentur sucht für unsere Seniorenwohnanlage zeitnah eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche zur Festanstellung. Sie sorgt für eine effiziente Büroorganisation, bearbeitet Telefondienst, Korrespondenz und die Vorbereitung von Sitzungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Abrechnung, Belegprüfung, Verwaltung und Buchführung sowie Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung und externen Stellen. Kaufmännische Ausbildung und mind.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung erforderlich.
• Mindestens 2 Jahre Verwaltungserfahrung.
• Betriebswirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil.
• Kenntnisse in Verwaltung und Buchführung.
• Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing.

Aufgaben

• Telefondienst und Kundenkontakt.
• Akten anlegen und führen.
• Schriftverkehr erledigen.
• Vorbereitung von Sitzungen und Protokollen erstellen.
• Bearbeitung von Posteingang/Outgo und Dokumenten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsvermögen

Analytisches Denken

Empathie

Ausbildung

Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung

Mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung

Tools

Buchführung

Jobbeschreibung

Für unsere Seniorenwohnanlage suchen wir zeitnah eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit zur Festanstellung mit 20h/Woche.

Fachliche Qualifikation

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Kenntnisse in Verwaltung und Buchführung (z.B. durch kaufmännische Ausbildung)
• Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing

Persönliche Qualifikation

• positive Einstellung zu pflegebedürftigen und alten Menschen
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung, dem Pflegeteam und anderen sozialen Diensten
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat
• Organisationstalent
• Konfliktfähigkeit
• Fähigkeit zur Analyse, Reflexion und Synthese
• Verantwortungsbereitschaft
• Sicheres Auftreten und Kommunikationsvermögen
• Empathie / Einfühlungsvermögen
• Initiative und Einsatzbereitschaft
• Zuverlässigkeit
• Bereitschaft zur ständigen und umfassenden Weiterbildung

Ziele

• Effektive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung und der Mitarbeiter
• Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen
• Überwachung von Zahlungseingängen, Unterstützung der Geschäftsleitung
• Sicherung einer wirtschaftlichen Betriebsführung
• Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmerphilosophie

Aufgaben / Tätigkeiten

Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

• Telefondienst
• Akten anlegen und führen
• Erledigung von Schriftverkehr
• Vorbereitung von Sitzungen
• Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleine Recherchen durchführen.
• Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten
• Vorbereitung von Besprechungen
• Überprüfung des Archivs unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Auftrags- und Rechnungsbearbeitung

• Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge
• Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
• Klärung von möglichen Differenzen
• Erstellung von Rechnungen
• Assistenz beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung
• Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen

Betriebliches Rechnungswesen

• Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz
• Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung
• Erfassung von Belegen
• Kontrolle der Konten
• Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen
• Vorbereitung aller Dokumente für abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt

Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen
• Ermittlung des Bruttoentgelts
• Ermittlung der Lohnfortzahlung
• Ermittlung der Abzüge
• Ermittlung der zu überweisenden Beträge
• Überweisung der Gehälter
• Führung der Personalakten
• Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten
• Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung
• Bearbeitung des Schriftverkehrs von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen