Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

Arbeitsagentur; Prackenfels; On-site; EUR 20,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Wertschätzendes Arbeitsumfeld

Enge Zusammenarbeit mit Schulleitung

Job summary

Die Grundschule Altdorf sucht ab sofort eine/n Verwaltungsangestellte/n (m/w/d) für das Schulsekretariat in Teilzeit (4 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis 31.07.2027 befristet und TV-L, Entgeltgruppe 5, vergütet.

Zu den Aufgaben gehören Publikumsverkehr, Korrespondenz, Aktenführung, Terminkoordination, Dateneingabe, Schulstatistiken, Schülerdatenpflege und enge Zusammenarbeit mit Lehrkräften, Eltern und Behörden. Bewerbungen bis 23. Oktober 2026.

Qualifications

• Abgeschlossene verwaltungstechnische Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung.
• Flexibilität und Bereitschaft zur Einarbeitung in ASV.
• Freundliches Auftreten und Teamfähigkeit.
• Hohe Sozialkompetenz und Umgang mit Kindern.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel).
• Gute Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Abwicklung des Publikumsverkehrs
• Schriftliche Korrespondenz und Telefondienst
• Akten- und Listenführung
• Terminkoordination
• Dateneingabe und Auswertungen
• Verwaltung des Posteingangs und Postausgangs sowie Büroablage
• Annahme und Weitergabe von Post und Paketen
• Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Eltern, Behörden sowie dem Schulamt
• Zusammenarbeit und Korrespondenz mit dem Sachaufwandsträger und externen Partnern
• Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung und das Schulleitungsteam
• Führen von Krankenlisten und Meldung von Fehltagen
• Mitwirkung bei organisatorischen Vorbereitungen, insbesondere bei Schulaufnahme, Veranstaltungen, Konferenzen und Elternsprechtagen
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Berichten
• Zuarbeit bei der Schulstatistik
• Verwaltung und Pflege der Schülerdaten im Schulverwaltungsprogramm
• Anlage, Pflege und Archivierung von Schülerakten
• Unterstützung bei der Koordination der Schülerbeförderung
• Bearbeitung von Schulbescheinigungen und weiteren offiziellen Dokumenten
• Formularwesen
• Rechnungsprüfung und Kontenüberwachung
• Akten- und Inventarverwaltung
• Bedarfsermittlung und Bestellung von Büromaterial und Schulbedarf
• Verwaltung des Bestands und Überwachung von Lieferungen
• Zuarbeit bei kleineren Vergaben

Skills

Sozialkompetenz

Teamfähigkeit

Organisatorisches Geschick

MS Office

Selbstständige Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Education

Verwaltungsausbildung oder kaufmännische Ausbildung

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

ASV Grundschule Schulverwaltungsprogramm

Tools

ASV Schulverwaltungsprogramm

Outlook

Excel

Job description

Stellenausschreibung – Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

Die Grundschule Altdorf sucht ab sofort eine/n engagierte/n und zuverlässige/n Verwaltungsangestellte/n (m/w/d) für das Schulsekretariat.

Zur Unterstützung unseres Schulsekretariats suchen wir eine zuverlässige, engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit.

Beschäftigungsumfang und Arbeitszeit Teilzeit: 4 Wochenstunden

Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 4 Stunden pro Woche und wird grundsätzlich während der Schulzeit erbracht.

Während der Schulferien findet in der Regel keine Beschäftigung statt. Die auf die Ferienzeiten entfallende Arbeitszeit wird entsprechend während der Schulzeit eingearbeitet. Der Jahresurlaub ist an die Schulferien gebunden.

Die konkrete Verteilung der Arbeitszeit erfolgt in Absprache mit der Schulleitung und orientiert sich am organisatorischen Bedarf der Schule.

Beginn der Tätigkeit: ab sofort

Befristung: bis 31.07.2027

Vergütung: TV-L, Entgeltgruppe 5

Aufgabengebiete der ausgeschriebenen Stelle sind im Wesentlichen

Organisation und Verwaltung des Schulsekretariats

• Abwicklung des Publikumsverkehrs
• schriftliche Korrespondenz und Telefondienst
• Akten- und Listenführung
• Terminkoordination
• Dateneingabe und Auswertungen
• Verwaltung des Posteingangs und Postausgangs sowie Büroablage
• Annahme und Weitergabe von Post und Paketen
• Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Eltern, Behörden sowie dem Schulamt
• Zusammenarbeit und Korrespondenz mit dem Sachaufwandsträger und externen Partnern

Schulleitungsangelegenheiten

• Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung und das Schulleitungsteam
• Führen von Krankenlisten und Meldung von Fehltagen
• Mitwirkung bei organisatorischen Vorbereitungen, insbesondere bei Schulaufnahme, Veranstaltungen, Konferenzen und Elternsprechtagen
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Berichten

Schülerangelegenheiten

• Zuarbeit bei der Schulstatistik
• Verwaltung und Pflege der Schülerdaten im Schulverwaltungsprogramm
• Anlage, Pflege und Archivierung von Schülerakten
• Unterstützung bei der Koordination der Schülerbeförderung
• Bearbeitung von Schulbescheinigungen und weiteren offiziellen Dokumenten
• Formularwesen

Allgemeine Schulverwaltungsarbeiten

• Rechnungsprüfung und Kontenüberwachung
• Akten- und Inventarverwaltung
• Bedarfsermittlung und Bestellung von Büromaterial und Schulbedarf
• Verwaltung des Bestands und Überwachung von Lieferungen
• Zuarbeit bei kleineren Vergaben

Von Ihnen erwarten wir

• eine abgeschlossene verwaltungstechnische Ausbildung oder alternativ eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokommunikation, Industriekauffrau/Industriekaufmann oder vergleichbar
• hohe Sozialkompetenz und Freude am Umgang mit Kindern
• freundliches und kompetentes Auftreten
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Kooperationsbereitschaft
• organisatorisches Geschick sowie eine selbstständige und flexible Arbeitsweise
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Bereitschaft zur Einarbeitung in das schulische Verwaltungsprogramm ASV
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Das bieten wir

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer lebendigen Grundschule, ein engagiertes und kollegiales Team, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung und dem gesamten Schulteam.

Die Stelle ist mit TV-L, Entgeltgruppe 5, bewertet.

Schwerbehinderte Menschen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bewerbung

Bewerbungsschluss: 23. Oktober 2026

Grundschule Altdorf, Hagenhausener Straße 5, 90518 Altdorf, z.Hd. Julia Bleimann