Veranstaltungsmanager:in (m/w/d)

IFSH; Hamburg; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Homeoffice-Möglichkeit

Tarifliches Leistungsentgelt

Job summary

IFSH sucht eine engagierte Veranstaltungmanager:in in der Kommunikationsabteilung zur Steuerung strategischer Instituts-, Wissenschafts- und Medienkommunikation. Die Teilzeitstelle (28 Wochenstunden, 70%) ist am Standort Hamburg befristet auf zwei Jahre, mit Aussicht auf Verlängerung und flexibler Homeoffice-Option.

Sie bringen Erfahrung in Veranstaltungsplanung mit, arbeiten eng mit Forschenden und Partner:innen zusammen, und tragen zur Sichtbarkeit des Instituts durch dialogorientierte Formate

Qualifications

• Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, auch bei vielen parallelen Aufgaben
• Kommunikatives Geschick und Zusammenarbeit mit Forschenden, Partner:innen und Dienstleistern

Responsibilities

• Planung und Durchführung bestehender Veranstaltungsformate (Konferenzen, Summer Schools, Network-Veranstaltungen)
• Organisation analoger, hybrider und digitaler Veranstaltungen
• Verantwortung für Teilnehmer- und Referent:innenmanagement (Einladungen, Anmeldungen, Datenpflege)
• Kalkulation, Kostenkontrolle und administrative Nachbereitung
• Koordination interner/externen Beteiligter, Partner:innen und Dienstleister
• Begleitung und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
• Auswertung von Teilnehmendenzahlen, Feedback und Qualitätskennzahlen

Skills

Organisationstalent

Kommunikatives Geschick

Teamfähigkeit

Zeitmanagement

Eigeninitiative

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium in Eventmanagement/ Kommunikation/ Marketing/ Wissenschaftsmanagement

Tools

MS Office

Social Media

Job description

Forschung für Frieden und Sicherheit

Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg erforscht seit 1971 die Bedingungen von Frieden und Sicherheit - global, regional, lokal. Ziel des IFSH ist es, durch herausragende, innovative Forschung aktiv zum Frieden beizutragen. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist dabei grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.

An unseren Standorten in Hamburg und Berlin arbeiten wir mit aktuell rund 70 Kolleg:innen in Forschung, Transfer, Lehre und Administration. Gefördert von der Stadt Hamburg bauen wir im Rahmen einer Wachstumsstrategie unsere Teams in Wissenschaft und Service in den kommenden Jahren deutlich aus. Dabei ist das IFSH bereits heute ein durch Internationalität sowie Vielfalt geprägter Ort. Wir vereinen eine Kultur der Offenheit, Agilität und kurzen Wege mit dem Renommee einer etablierten und bestens vernetzten Forschungseinrichtung.

Das IFSH sucht eine engagierte Persönlichkeit als Veranstaltungsmanager:in in der Kommunikationsabteilung für strategische Instituts-, Wissenschafts- und Medienkommunikation des IFSH. Die 70%-Teilzeitstelle entspricht 28 Wochenstunden. Sie ist nach EG 11 TV-AVH bewertet, am Standort Hamburg angesiedelt und soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden. Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet verbunden mit der Möglichkeit der Verlängerung, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.

Ihre Aufgaben

Veranstaltungsmanagement und Projektsteuerung

• Planung und Durchführung bestehender Veranstaltungsformate (z. B. wissenschaftliche Konferenzen, Summer Schools, Netzwerkveranstaltungen, Retreats)
• Organisation analoger, hybrider und digitaler Veranstaltungen
• Übernahme des projektbezogenen Teilnehmer:innen- und Referent:innenmanagements, einschließlich Einladungen, Anmeldungen und Datenpflege
• Kalkulation, Kostenkontrolle und administrative Nachbereitung der Veranstaltungen
• Koordination interner und externer Beteiligter, Partner:innen und Dienstleister
• Begleitung und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
• Auswertung von Teilnehmendenzahlen, Feedback und weiteren geeigneten Kriterien zur Qualitätssicherung

Formatentwicklung, Kommunikation und Wissenstransfer

• Weiterentwicklung bestehender Veranstaltungsformate auf Grundlage von Feedback, Evaluation und den strategischen Zielen des IFSH
• Mit wachsender Erfahrung Konzeption und Umsetzung neuer, zeitgemäßer und dialogorientierter Formate für unterschiedliche Zielgruppen
• Entwicklung von Kommunikationsmaßnahmen für Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam, um Sichtbarkeit und Teilnahme zu erhöhen
• Beratung von Forschenden bei der praktischen Gestaltung von Veranstaltungen als Instrumente der Wissenschaftskommunikation und des Wissenstransfers

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, Kulturmanagement, Wissenschaftsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude daran, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Kommunikatives Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit Forschenden, politischen und institutionellen Partner:innen, Dienstleistern und Teilnehmenden
• Bereitschaft, sich in die konzeptionelle Entwicklung von Dialog- und Transferformaten einzuarbeiten und zunehmend eigene Ideen einzubringen
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Arbeitsmitteln, MS Office und Social Media
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bietenEs erwartet Sie eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Aufgabe mit Eigenverantwortung und Gestaltungsraum an einer zentralen Schnittstelle von Forschung, Kommunikation und Transfer sowie ein wertschätzendes Miteinander in einem hoch engagierten internationalen Team. Zunächst weitere attraktive Rahmenbedingungen:

• Eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Modell des Hamburger Ruhegelds
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach persönlicher Situation und Aufgabenkontext aus dem Homeoffice zu arbeiten
• Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte

Weitere Informationen

Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten sind bei entsprechender Eignung ausdrücklich willkommen.

Bewerbungsschluss ist der 08. November 2026.