Veranstaltungs-Support / Teamassistenz (w/m/d) in Teilzeit - 30h/Woche

Gasteig München GmbH; München; Hybrid; EUR 41,000 - 56,000; Part time

Benefits offered by this job

Münchenzulage bis 270 €/Monat

Jahressonderzahlung 85% Brutto-Monats­

Leistungsorientierte Bezahlung 1,6% +

Karten für Veranstaltungen

Home Office

30 Tage Urlaub

Getränke & Obst

Job summary

Gasteig München GmbH in München sucht eine/n Veranstaltungs-Support/Teamassistenz (w/m/d) in Teilzeit, 30h/Woche, zur Unterstützung des Geschäftsbereichs Veranstaltungsmanagement. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen Veranstaltungsgeschäft, kaufmännischen Abläufen und digitalen Systemen.

Zu deinen Aufgaben gehören zentrale Supportaufgaben im Tagesgeschäft, Rechnungsprüfung, Koordination interner Workflows rund um Rechnungen und Budgetgrundlagen sowie Unterstützung bei Marketingaktivitäten

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann oder mit vergleichbarer Qualifikation.
• Erfahrung im Veranstaltungsbereich, in kaufmännischer Assistenz, Projektassistenz oder Büroorganisation.
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Vertragsunterlagen und administrativen Workflows.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Abläufe zuverlässig nachzuhalten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Bereitschaft, mit Veranstaltungssoftware und IT-Systemen wie RUBIN zu arbeiten.
• Serviceorientiertes Auftreten und klare Kommunikation.
• Eigeninitiative, Flexibilität und Bereitschaft, auch kurzfristig bei operativen Themen und Projekten zu unterstützen.
• Interesse an den Abläufen eines Veranstaltungsbetriebs sowie an Schnittstellen zwischen Projektleitung, Finanzen, Marketing und Technik

Responsibilities

• Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Rechnungsprüfung bei externen Dienstleistern und Abgleich mit Bestellungen
• Koordination interner Workflows rund um Rechnungen, Kostenübernahmen und Fakturierung
• Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten und Budgetgrundlagen
• Ansprechpartner*in für externe Dienstleister und Zusammenarbeit
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten (z. B. Werbeflächen, Websitepflege)
• Mitarbeit bei internen Serviceaufgaben, CRM-Pflege, Termine und Reiseabrechnungen
• Allgemeine Büroorganisation und Reisebuchungen

Skills

Organisationsfähigkeit

Kundenservice

Projektassistenz

MS Office

RUBIN

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

RUBIN

Veranstaltungssoftware

Job description

Du arbeitest gern strukturiert, serviceorientiert und an der Schnittstelle zwischen Veranstaltungsgeschäft, kaufmännischen Abläufen und digitalen Systemen? Dann suchen wir dich als Veranstaltungs-Support zur Unterstützung des Geschäftsbereichs Veranstaltungsmanagement.

In dieser Funktion übernimmst du zentrale Supportaufgaben im Tagesgeschäft, unterstützt bei kaufmännischen Prozessen, arbeitest mit RUBIN und weiteren Systemen und bringst dich bei operativen Projekten und Sonderthemen des Geschäftsbereichs ein.

Die Arbeit ist sowohl an unserem Standort HP8 in Sendling als auch teilweise im Homeoffice möglich.

Veranstaltungs-Support / Teamassistenz (w/m/d) in Teilzeit - 30h/Woche

Diese Aufgaben erwarten dich bei uns :

• Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Rechnungsprüfung bei definierten externen Dienstleistern, insbesondere Abgleich gebuchter Leistungen mit Bestellungen, Leistungsnachweisen oder Lieferscheinen
• Sicherstellung und Koordination interner Workflows rund um Rechnungen, Kostenübernahmen, Rechnungskopien und ausstehende Fakturierungen
• >>Hilfe bei der Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten, Hochrechnungen und Budgetgrundlagen für den Geschäftsbereich Veranstaltungsmanagement
• Ansprechpartner*in für definierte externe Dienstleister und Unterstützung bei der laufenden Zusammenarbeit
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten (u.a. Werbeflächen, Pflege der Website)
• Unterstützung bei operativen Projekten, Sonderthemen und Engpässen im Geschäftsbereich Veranstaltungsmanagement
• Mitarbeit bei internen Serviceaufgaben, z. B. Kundenerstkontakt, Tages-, Wochen- und Monatspläne, Nachmeldungen, Absagen, Archivierung und CRM-Pflege
• Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Besprechungsunterstützung, Reisebuchungen und -abrechnungen sowie weitere administrative Aufgaben für den Geschäftsbereich

Damit kannst Du uns begeistern

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann oder mit vergleichbarer Qualifikation
• Erfahrung im Veranstaltungsbereich, in kaufmännischer Assistenz, Projektassistenz oder Büroorganisation
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Vertragsunterlagen und administrativen Workflows
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Abläufe zuverlässig nachzuhalten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie hohe Bereitschaft, mit Veranstaltungssoftware und IT-Systemen wie RUBIN zu arbeiten
• Serviceorientiertes Auftreten sowie klare und freundliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit Unterlagen, Daten und internen Prozessen
• Eigeninitiative, Flexibilität und Bereitschaft, auch kurzfristig bei operativen Themen und Projekten zu unterstützen
• Interesse an den Abläufen eines Veranstaltungsbetriebs sowie an Schnittstellen zwischen Projektleitung, Finanzen, Marketing und Technik

Benefits

• Münchenzulage Als Gasteig Mitarbeiter*in bekommst Du eine Münchenzulage von bis zu 270 € / Monat. Die konkrete Höhe ist abhängig von der wöchentlichen Stundenanzahl und Deiner Eingruppierung
• Jahressonderzahlung Die Jahressonderzahlung beträgt 85 % Deines Brutto-Monatsentgelts und wird im November ausbezahlt.
• Leistungsorientierte Bezahlung Die Leistungsorientierte Bezahlung wird einmal im Jahr ausbezahlt. Sie beträgt 1,6 % des Jahresbruttogehalts. (Sockelbetrag). Zusätzlich kann eine Leistungsprämie von maximal 1000 € ausbezahlt werden
• Karten für Veranstaltungen
• Home Office
• 30 Tage Urlaub
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Wasser) und Obst
• Sportprogramme Aktuell bieten wir Dir einmal wöchentlich kostenfrei Yoga und Workout an unserem Standort Gasteig HP8 an.
• Wellbeing und Mental Health wir arbeiten mit dem Fürstenberg-Institut zusammen. Du kannst Dich bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Herausforderungen kostenfrei und vertraulich von qualifizierten Expert*innen beraten lassen.
• Unternehmensevents Freue Dich auf zahlreiche Unternehmensevents wie beispielsweise unser Sommerfest, regelmäßige Gastspiel-Frühstücke und unseren jährlichen Firmenlauf

Werde Teil unseres Teams!

Freue Dich auf eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten in unserem motivierten Team und zahlreiche Benefits.

Die Stelle ist in der Entgeltgruppe 9a TVöD eingruppiert. Je nach Erfahrungsstufe liegt das monatliche Tarifgehalt zwischen € 3.658,61 und € 4.979,97 brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit.

Schwerbehinderte und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!