Teamassistenz und Office Management m/w/d

Tholen & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbH; Nordrhein-Westfalen; Hybrid; EUR 13,000 - 20,000; Part time

Benefits offered by this job

Gewinnbeteiligung

Teilzeit 20h

Laptop inkl. Privatnutzung

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Parkplatz / Öffentl. Verkehrsmittel

Job summary

Tholen & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbH in Aachen sucht eine freundliche Assistenz für Büroorganisation. Sie koordinieren Anfragen, Termine und unterstützen bei administrativen Mandatsbetreuungen. Nach der Einarbeitung helfen Sie ggf.

bei Rechnungen sowie Social-Media- und Website-Aktivitäten. Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Tage, mit festem Laptop und Smartphone zur Privatnutzung sowie moderner Arbeitsausstattung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse in Assistenz und Büroorganisation.
• Gute Organisationsfähigkeiten, sorgfältige Arbeitsweise und Priorisierung bei vielloser Arbeit.
• Sichere Kommunikation auf Deutsch, Englischkenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Empfang und Koordination von Anfragen und Terminen; Besprechungen und Veranstaltungen vorbereiten.
• Mandatsbetreuung administrativ: Dokumente zusammenhalten, Verträge vorbereiten, Fristen überwachen.
• Arbeitsumgebung organisieren: Bürobedarf, Abläufe, Zusammenarbeit mit Handwerkern und IT-Dienstleistern.
• Unterstützung bei digitalen Prozessen, Arbeitsschutz und Datenschutz.

Skills

Organisation

Teamarbeit

DATEV

DMS

Deutsch Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

DATEV

DMS

Job description

Steuerberatung neu gedacht – strategisch, persönlich, ganzheitlich. Seit unserem Neuanfang im Mai 2025 begleiten wir Unternehmerinnen und Unternehmer bei ihren nächsten Schritten. Wir möchten verstehen, was sie bewegt, und ihnen helfen, ihr Unternehmen weiterzuentwickeln und Freiräume zu gewinnen. Dafür braucht es gute fachliche Arbeit und Menschen, die verlässlich zusammenarbeiten. Mit deiner Organisation und deinem Blick für das Team trägst du dazu bei. Wir freuen uns auf Verstärkung in Aachen – zum nächstmöglichen Zeitpunkt, mit 20 Stunden pro Woche, möglichst verteilt auf fünf Tage.

Aufgaben

• Du bist eine freundliche erste Ansprechperson und hältst unseren Büroalltag zusammen. Du koordinierst Anfragen und Termine und sorgst dafür, dass Besprechungen und Veranstaltungen gut vorbereitet sind.
• Du schaffst Übersicht in der administrativen Mandatsbetreuung. Du hältst Daten, Dokumente und Unterlagen zusammen, bereitest Verträge und Vollmachten nach Vorlagen vor und behältst Wiedervorlagen und Fristen nach klaren Vorgaben im Blick.
• Du sorgst für ein Arbeitsumfeld, in dem wir gut arbeiten und uns wohlfühlen können. Dazu gehören Bürobedarf und Arbeitsmittel, eine gepflegte Büro- und Verpflegungsorganisation und die Abstimmung mit Handwerkern und IT-Dienstleistern.
• Du denkst mit und bringst deine Ideen für bessere Abläufe ein. Du hältst Vereinbarungen aus Besprechungen nach, pflegst Checklisten und unterstützt bei digitalen Prozessen sowie organisatorischen Themen rund um Arbeitsschutz und Datenschutz.
• Wenn es zu deiner Erfahrung und deinen Interessen passt, kannst du nach der Einarbeitung auch Rechnungen vorbereiten oder bei Social Media und unserer Website unterstützen.

Profil

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation. Kanzleierfahrung ist ein Vorteil, aber kein Muss.
• Du organisierst gern, arbeitest sorgfältig und siehst, wo Unterstützung gebraucht wird. Wenn viel gleichzeitig ansteht, setzt du Prioritäten und sprichst dich rechtzeitig mit uns ab.
• Du gehst offen und freundlich auf Menschen zu, arbeitest gern im Team und bist verbindlich. Vertrauliche Informationen sind bei dir in guten Händen.
• Du nutzt Microsoft-Anwendungen und digitale Bürotools sicher und bist neugierig darauf, unsere Kanzleisysteme wie DATEV und DMS kennenzulernen.
• Sichere Kommunikation auf Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Wir bieten

• Attraktives Fixgehalt mit Gewinnbeteiligung.
• 20 Stunden pro Woche, möglichst verteilt auf fünf Tage, mit überwiegender Präsenz im Büro. Die genaue Verteilung stimmen wir gemeinsam ab.
• Laptop und Mobiltelefon auch zur privaten Nutzung sowie moderne, ergonomische Arbeitsplätze.
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer Fünf-Tage-Woche, bei weniger Arbeitstagen entsprechend angepasst; Möglichkeiten für weitere Urlaubstage und Zusatzurlaub zu besonderen Anlässen.
• Eine Einarbeitung, die dich mit unseren Abläufen vertraut macht, und Weiterbildung passend zu deinen Aufgaben und deinem Entwicklungsbedarf. Außerdem bieten wir dir eine betriebliche Altersvorsorge.
• Regelmäßige Jahresgespräche einschließlich Gehaltsüberprüfung und gemeinsame Teamevents.
• Parkplatz oder Deutschlandticket.
• Weitere Benefits können optional und individuell als Gehaltsbestandteil zusammengestellt werden, beispielsweise eine private Krankenzusatzversicherung oder ein Zuschuss zur Kinderbetreuung.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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