Teamassistenz Personalmanagement (m/w/d)

Bayerische Versorgungskammer; München; Hybrid; EUR 47.000 - 57.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice 60%

Deutschlandticket-Zuschuss

Parkplatz

Betriebsrestaurant

Gesundheitsförderung

Flexible Arbeitszeit

Zusammenfassung

Die Bayerische Versorgungskammer sucht eine engagierte Assistenz im Verwaltungsbereich. Sie koordinieren eigenständig Termine, planen Besprechungen und Dienstreisen, bearbeiten E-Mails und Korrespondenz und erstellen Protokolle sowie Berichte.

Zudem pflegen Sie akribisch Ablagen und unterstützen die Führungskraft im Tagesgeschäft. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Eigenständige Koordination und Organisation von Terminen.
• Planung und Abstimmung von Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen.
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Korrespondenz; zentrale Ansprechperson.
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Dokumenten; Pflege von Ablagen/ digitalen Systemen.
• Überwachung von Fristen und Nachhalten offener Aufgaben.
• Unterstützung der Führungskraft im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen Team, Abteilungen und externen Ansprechpartnern.

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office Suite

Jobbeschreibung

Wir sind ein modernes Wirtschaftsunternehmen und staatliche Oberbehörde in einem – das macht die Bayerische Versorgungskammer in ihrer Form und Ausrichtung einzigartig. Wir verbinden Sicherheit und Dynamik. Nachhaltiges Wirtschaften, langfristiges Denken und Verlässlichkeit haben schon immer unser Handeln geprägt. Das macht uns zu Deutschlands Nummer 1 unter den Altersversorgern. In Bayern hat etwa jeder fünfte Haushalt Ansprüche auf Leistungen der Bayerischen Versorgungskammer – das bedeutet für uns eine wichtige gesellschaftliche Rolle und Verantwortung.

Um dieser dauerhaft gerecht zu werden, bündeln wir unser Know-how: Als größte öffentlich-rechtliche Versorgungsgruppe Deutschlands führen wir gemeinschaftlich die Geschäfte von zwölf berufsständischen und kommunalen Altersversorgungseinrichtungen, die für ihre Versicherten Leistungen der Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung erbringen. Zu unseren Kernaufgaben gehört neben der Betreuung von über zwei Millionen Versicherten und Versorgungsempfängern auch die ertragreiche und sichere Anlage des Vermögens unserer Versorgungseinrichtungen. Dabei blicken wir auf 100 Jahre Erfahrung zurück.

Ihre Aufgaben

• Zu Ihren Aufgaben gehört die eigenständige Koordination und Organisation von Terminen.
• Darüber hinaus übernehmen Sie die Planung und Abstimmung von Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen und stellen durch strukturierte Vor- und Nachbereitung einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Im täglichen Arbeiten bearbeiten Sie eingehende E-Mails, Telefonate und die allgemeine Korrespondenz und fungieren dabei als zentrale Ansprechperson.
• Die Erstellung von Protokollen, Präsentationen und weiteren Dokumenten gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich wie die strukturierte Pflege von Ablagen und digitalen Systemen, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office.
• Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Überwachung von Fristen sowie dem konsequenten Nachhalten offener Aufgaben.
• Sie unterstützen die Führungskraft im operativen Tagesgeschäft und tragen maßgeblich zur Organisation und Effizienz bei.
• Zudem koordinieren Sie die Zusammenarbeit zwischen dem Team, anderen Abteilungen und externen Ansprechpartnern (m/w/d).
• Ergänzend übernehmen Sie vielfältige administrative Aufgaben, wie beispielsweise Bestellungen, die Bearbeitung von Rechnungen oder die Pflege von Daten.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation, bildet die Grundlage für diese Position.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich ist von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint, werden im Arbeitsalltag routiniert eingesetzt.
• Ein ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise zeichnen das Profil aus.
• Ein sicheres, freundliches Auftreten und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke prägen den Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Die Arbeitsweise ist durch Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und eine hohe Serviceorientierung gekennzeichnet.
• Ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit wird insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen vorausgesetzt.
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit unterstützen die erfolgreiche Zusammenarbeit auch in arbeitsintensiven Phasen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden das Anforderungsprofil ab.
• einen zukunfts- und krisensicheren sowie modernen Arbeitsplatz.
• eine flexible Gleitzeitregelung ohne feste Kernzeit - passend zu Ihrem Leben.
• 60% Ihrer Arbeitszeit (remote) aus dem Homeoffice mit genügend Raum (und Energie) für Familie und Freizeit.
• einen Zuschuss zum Deutschlandticket oder einen Parkplatz - je nach Ihrem Bedarf.
• ein hauseigenes Betriebsrestaurant mit frisch zubereiteten Gerichten, auch zum Mitnehmen für die Familie.
• eine vielseitige Gesundheitsförderung mit Sport-, Massage- und Kursangeboten.
• eine tariflich geregelte Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV L unter Berücksichtigung Ihrer Berufserfahrung (aktuell ca. 46.691 € bis 56.778 € Jahresbrutto/Vollzeit) einschließlich einer übertariflichen Zulage mit leistungsabhängiger Entwicklungsperspektive sowie einer ausschließlich durch Arbeitgeberbeiträge finanzierten betrieblichen Altersversorgung.

Wir verbinden Sicherheit und Dynamik

Nachhaltiges Wirtschaften, langfristiges Denken und Verlässlichkeit haben schon immer unser Handeln geprägt. In Bayern hat etwa jeder fünfte Haushalt Ansprüche auf Leistungen der Bayerischen Versorgungskammer – das bedeutet für uns eine wichtige gesellschaftliche Rolle und Verantwortung. Wie wir diese erfüllen? Gemeinsam im Team mit #unserteamBVK – schauen Sie auf unserem Instagram-Profil @bvk_karriere für direkte Einblicke vorbei und lernen Sie uns kennen.

Wir, die Bayerische Versorgungskammer, fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßen es, wenn Frauen sich bewerben. Zusätzlich kann diese Vollzeitstelle auch durch zwei Teilzeitkräfte im Jobsharing-Tandem besetzt werden. Dabei werden schwerbehinderte Menschen bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Ihr zukünftiger Arbeitgeber sind die von der Bayerischen Versorgungskammer gesetzlich vertretenen Versorgungsanstalten.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Nora Laging ([phone]) und bei fachlichen Fragen bitte an Norbert Sauer ([phone]).