Teamassistenz (m/w/d) Einkauf & Vergabe – Bauwesen

Tatenwerk Frankfurt GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 38,000 - 45,000; Full time

Job summary

Tatenwerk Frankfurt GmbH sucht eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung des Technischen Innendienstes. Sie verbinden kaufmännische Organisation mit Einkauf, Ausschreibung, Vergabe und Kalkulation und sorgen dafür, dass die damit verbundenen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.

Sie arbeiten eng mit Fach- und Führungskräften aus Einkauf, Kalkulation sowie Ausschreibung zusammen, organisieren Termine, bereiten Unterlagen vor und pflegen Dokumente.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder kaufmännischen Funktion
• Berührungspunkte mit der Bauwirtschaft oder Einkauf wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erfahrung mit digitalen Dokumenten- und Ablagesystemen
• Kenntnisse in RIB iTWO oder iTWO Tender wünschenswert
• Hohe Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit Prioritätensetzung
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Teamorientierte Arbeitsweise und Freude an vielseitiger Schnittstellenfunktion

Responsibilities

• Koordination der administrativen Abläufe im Technischen Innendienst mit Fokus auf Einkauf, Ausschreibung und Vergabe
• Unterstützen der Fach- und Führungskräfte bei der Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung kaufmännischer Vorgänge
• Organisation von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen mit internen Ansprechpartnern sowie externen Geschäftspartnern
• Bearbeiten eingehender Anfragen über das zentrale Einkaufspostfach und Weiterleitung/Nachverfolgung
• Zusammenstellen und Aufbereiten von Unterlagen für Ausschreibungen, Vergaben und Verhandlungen mit Nachunternehmern
• Erfassen und Vergleichen von Angeboten sowie Aufbereitung von Preisspiegeln
• Unterstützen bei Verhandlungen mit Nachunternehmern und Protokollierung
• Erstellen von Bestellungen und Begleiten kleinerer Beschaffungsvorgänge
• Pflegen von Vertrags-, Rahmenvertrags- und Kontaktdaten sowie Dokumentation
• Verwalten relevanter Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem
• Erstellen/Überarbeiten von Präsentationen, Vorlagen und Geschäftsdokumenten
• Unterstützen der Leitung bei organisatorischen und administrativen Themen

Skills

Teamfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Prioritäten setzen

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

RIB iTWO

iTWO Tender

Job description

Für ein etabliertes Unternehmen der Bauwirtschaft suchen wir eine engagierte Teamassistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d) zur Unterstützung des Technischen Innendienstes. In dieser Position verbinden Sie kaufmännische Organisation mit Themen rund um Einkauf, Ausschreibung, Vergabe und Kalkulation und sorgen dafür, dass die damit verbundenen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.

AUFGABEN

• Koordinieren und organisieren der administrativen Abläufe im Technischen Innendienst mit Schwerpunkt auf Einkauf, Ausschreibung und Vergabe
• Unterstützen der Fach- und Führungskräfte bei der Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung kaufmännischer Vorgänge
• Organisieren von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen mit internen Ansprechpartnern sowie externen Geschäftspartnern
• Bearbeiten eingehender Anfragen über das zentrale Einkaufspostfach und Sicherstellen einer strukturierten Weiterleitung und Nachverfolgung
• Zusammenstellen und Aufbereiten von Unterlagen für Ausschreibungen, Vergaben und Verhandlungen mit Nachunternehmern
• Erfassen und vergleichen von Angeboten sowie Aufbereiten von Preisspiegeln als Entscheidungsgrundlage für den Einkauf
• Unterstützen bei Verhandlungen mit Nachunternehmern und Übernehmen der anschließenden Dokumentation und Protokollierung
• Erstellen von Bestellungen und Begleiten kleinerer Beschaffungsvorgänge von der Angebotseinholung bis zum Preisvergleich
• Pflegen von Vertrags-, Rahmenvertrags- und Kontaktdaten sowie Sicherstellen einer aktuellen Dokumentation
• Verwalten und strukturieren relevanter Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem
• Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen, Vorlagen und Geschäftsdokumenten unter Berücksichtigung einheitlicher Qualitätsstandards
• Unterstützen der Leitung bei organisatorischen und administrativen Themen

DAS BRINGEN SIE MIT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder kaufmännischen Funktion
• Idealerweise Berührungspunkte mit der Bauwirtschaft oder mit Einkauf
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erfahrung mit digitalen Dokumenten- und Ablagesystemen
• Kenntnisse in RIB iTWO oder iTWO Tender sind wünschenswert, aber keine zwingende Voraussetzung
• Hohe Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einem guten Gespür für Prioritäten
• Kommunikationsstärke und ein professionelles, verbindliches Auftreten
• Teamorientierte Arbeitsweise und Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion

DAS KÖNNEN SIE ERWARTEN

• Ein Jahresgehalt von 38.000 - 45.000 EUR (Einstufung nach Erfahrung)
• Unbefristete Festanstellung mit langfristiger Perspektive
• Mobiles Arbeiten nach erfolgreicher Einarbeitung an 1 -2 Tagen pro Woche
• Jährliche Bonuszahlung sowieZuschuss zum Deutschlandticket
• Finanzielle Unterstützung für das Wellhub-Programm
• Betriebliche Krankenversicherung
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielseitigen Einblicken in die Bauwirtschaft
• Enge Zusammenarbeit mit Fach- und Führungskräften aus Einkauf, Kalkulation sowie Ausschreibung und Vergabe
• Eigenverantwortlicher Aufgabenbereich mit kurzen Entscheidungswegen

Über uns

Das Tatenwerk – Gemeinsam mehr bewegen

Als innovativer Spezialist für die Vermittlung von kaufmännischen Fach- und Führungskräften agieren wir weit ab vom Massengeschäft.

Mit einem branchenweiten Netzwerk namhafter Unternehmen im Rücken ist es unser Ziel, Verbindungen zu schaffen, die wirklich Bestand haben.

Warum wir anders sind?

Bei uns stehen Sie als Mensch im Mittelpunkt. Wir sind überzeugt: Ein Lebenslauf ist mehr als nur eine Aneinanderreihung von Stationen. Deshalb nehmen wir uns die Zeit, Ihre individuellen Wünsche, Bedürfnisse und Ihre Persönlichkeit wirklich kennenzulernen. Unser Anspruch ist es, Ihren Charakter und die Unternehmenskultur unserer Kunden perfekt in Einklang zu bringen.

Unsere Vision für Ihren Erfolg:

• Individuell statt Standard: Wir planen Ihre berufliche Zukunft mit Fingerspitzengefühl.
• Ehrlich & Direkt: Unsere Beratung ist unkompliziert, transparent und auf Augenhöhe.
• Einen Schritt weiter: Wir geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden – wir gehen die Extrameile für Sie.

Dass dieses Konzept aufgeht, zeigen unsere Bewertungen: Das Tatenwerk ist bei internen und externen Kolleg:innen gleichermaßen beliebt.

Neugierig, warum das so ist? Entdecken Sie das Tatenwerk auf Kununu!

Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung nach DSGVO, diese finden Sie unter www.tatenwerk.de.