Teamassistenz im Büromanagement

AGJF Sachsen e.V.; Chemnitz; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Fortbildungsmöglichkeiten

Teamunterstützender Rahmen

Job summary

AGJF Sachsen sucht zum sofortigen Einstieg eine Teamassistenz Büromanagement in Teil- oder Vollzeit. Sie arbeiten im mehrköpfigen Verwaltungsteam in Chemnitz, übernehmen organisatorisch-administrative Aufgaben, Posteingang/Outgount, Ansprechpartner in der Geschäftsstelle.

Zu Ihren Aufgaben zählen auch Rechnungswesen-Buchhaltung, Kostenstellen, Beleglisten, GEMA-Meldungen, Mitgliederverwaltung und Kooperation mit der Geschäftsführung.

Qualifications

• Abschluss im Bereich Verwaltung oder Büroorganisation.
• Erfahrung im Büromanagement wünschenswert.
• Kenntnisse in PC-Bürotechnik und gängiger Software.
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikation.
• Selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Termintreue.

Responsibilities

• Übernahme organisatorisch-administrativer Aufgaben im Büromanagement.
• Posteingang und Postausgang.
• Ansprechperson telefonisch/persönlich in der Geschäftsstelle.
• Bestellung von Büro-, Reinigungs- und Ausstattungsmaterial.
• Archivierung von Unterlagen und Ablage.
• Kommunikation mit externen Dienstleistenden (Bürotechnik, Internet, Telefon).
• Zusammenarbeit mit der Verwaltung und Vertretungsaufgaben.
• Prüfen rechnerische Richtigkeit von eingehenden Rechnungen.
• Kontieren von Rechnungen und Belegerfassung.
• Durchführung von online-Zahlungsverkehr.
• Ausgabe/Auswertung von Kostenstellen für Projekte/Controlling.
• GEMA-Meldungen und Mitgliederverwaltung.
• Koordination für Jahresversammlung und Vorstandsarbeiten.
• Erstellung von Leihscheinen und Koordination der Ausleihe.

Skills

Verwaltungskenntnisse

Büroorganisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Education

Fachschulabschluss Verwaltung/Büroorganisation

Tools

Word

Excel

Outlook

VPN/Bürotechnik

Job description

Stellenausschreibung zur Mitarbeit als Teamassistenz im Büromanagement im Landesverband

Die Arbeitsgemeinschaft Jugendfreizeitstätten Sachsen e.V. (AGJF Sachsen) sucht zum sofortigen Einstieg einen Mitarbeitenden für die Teamassistenz Büromanagement in Teil- oder Vollzeit im Umfang von 20 bis 40h/Woche zur Vervollständigung des mehrköpfigen Verwaltungsteams.

Die Fachkraft sollte über einen einschlägigen Fachschulabschluss im Bereich Verwaltung/ Büroorganisation verfügen. Berufserfahrung und Qualifikationen sind wünschenswert. Die Identifikation mit den Werten und Leitsätzen der AGJF Sachsen werden vorausgesetzt.

Zu den Aufgaben und Tätigkeiten gehören:

• Übernahme von organisatorisch-administrativen Aufgaben im Büromanagement
• Posteingang und Postausgang
• Ansprechperson telefonisch/ persönlich in der Geschäftsstelle
• Bestellung von allgemeinem Büro-, Reinigungs- und Ausstattungsmaterial
• Archivierung von Unterlagen und Ablage
• Kommunikation mit externen Dienstleistenden für die Gesamtorganisation u.a. VPN+Server/Bürotechnik, Internet, Telefon
• Zusammenarbeit mit der Verwaltung und Abdeckung von Vertretungsaufgaben.

Aufgaben in Rechnungswesen und Buchhaltung

• Prüfen rechnerische Richtigkeit von eingehenden Rechnungen
• Kontieren von Rechnungen und Belegerfassung (Buchungssatz/Buchungstext)
• Tätigen des online-Zahlungsverkehrs
• Ausgabe und Auswertung von Kostenstellen für Projekte und für Controllings (Beleglisten im Excel nach Ausgabe aus der Buchhaltung final erstellen mit Zuweisung und Soll/Ist-Abgleich)
• Ablage/ ab 01.01.2027 REM.

Aufgaben der Mitgliederverwaltung und GEMA-Meldung

• Kommunikation mit Mitgliedsorganisationen und Mitgliederverwaltung
• Umsetzung von Vor- und Nachbereitung und Koordination in Durchführung der jährlichen Mitgliederversammlung
• Bearbeitung von Mitgliedsanträgen/-Kündigungen
• Bearbeitung von GEMA-Meldungen und Mitgliederverwaltung
• Übernahme von Aufgaben und Zuarbeiten für die Arbeit der Geschäftsführung und des Vorstands des Dachverbands.

Aufgaben zur Betreuung des Materialpools

• Annahme und Kommunikation von Bestellanfragen
• Erstellung Leihscheine und Abstimmungen zur Ausleihe sowie
• Koordination der Herausgabe an Bestellende
• Erstellung von Rechnungen für Ausleiheprofessioneller Umgang mit Kundinnen und Nutzerinnen
• Mitwirkung an Statistik, Berichtswesen und Dokumentation.

Erwartet werden

• gründliche und vielseitige Fachkenntnisse in Verwaltung, Büroorganisation/ -management
• abrufbare Grundkenntnisse im Umgang mit dem PC, Bürotechnik und einschlägigen Programmen wie Word, Excel, Outlook
• gute Kommunikation in Wort und Schrift, aktives Fragen bei Unklarheiten
• selbständige Arbeitsweise und Merkfähigkeit von Abläufen und Prozessen
• Zuverlässigkeit, Termintreue und angemessene selbständige Arbeitsweise
• Engagement und Bereitschaft zur Mitwirkung sowie freundliches Auftreten.

Wir bieten ein kreatives, fachlich erfahrenes und spezialisiertes Team und einen unterstützenden, organisationalen Rahmen. Die eigene Fortbildung und Weiterentwicklung werden unterstützt.

Bewerbungen von strukturell benachteiligten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Die Vergütung der Stelle erfolgt in Anlehnung an TV-L, Entgeltgruppe 6 oder 7 bei Erfüllung der entsprechenden Zugangsvoraussetzungen und einschlägigen Vorerfahrungen.

Arbeitsort ist Chemnitz, Geschäftsstelle der AGJF Sachsen e.V.

Die AGJF Sachsen ist Dach- und Fachorganisation für Jugendarbeit und Jugendhilfe. Mit den Geschäftsfeldern Fortbildung - Beratung - Service bieten wir für unsere Mitgliedsorganisationen und interessierte Partner\*innen Qualifizierungs-, Unterstützungs- und Entwicklungsleistungen an und führen modellhafte Projekte durch. Die AGJF Sachsen ist Herausgeberin des CORAX-Fachmagazins.

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