Teamassistent / Operations Specialist (m/w/d)

Carrivo; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Vertrauensarbeitszeit

Job summary

Carrivo GmbH, Autobund GmbH und Hubmotion GmbH suchen eine engagierte Office- & Operations-Spezialistin zur Koordination von Prozessen, Partner- und Händler-Support sowie Teamassistenz vor Ort in Frankfurt Gateway Gardens.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Schnittstellenfunktion und starke Digitale Affinität mit. Deutsch fließend, Englisch hilfreich; 30 Tage Urlaub; unbefristeter Vertrag; modernes Arbeitsumfeld.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Spedition & Logistikdienstleistung) oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufspraxis: Erste bis mehrje4hrige Berufserfahrung in einer Schnittstellenfunktion wie Teamassistenz, Office Management, Sachbearbeitung oder Operations – idealerweise im Automotive-, Logistik- oder Mobilitätsbereich.
• Hands-on-Mentalität & Sorgfalt: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit Blick fürs Detail und hoher Zuverlässigkeit.
• Digitale Affinität: Sehr sicherer Umgang mit ge4ngigen Office-Tools (MS 365 / Google Workspace) sowie schnelle Einarbeitung in webbasierte Plattformen und Managementsysteme.
• Kommunikationsste4rke: Freundliches, serviceorientiertes Auftreten gegenfcber Partnern und Kollegen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse ffcr internationale Kontakte und Korrespondenz.
• Pre4senz: Freude an der t gliche Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort in Frankfurt Gateway Gardens.

Responsibilities

• Kernaufgaben: Operations & Prozesskoordination, te4gliche Plattform- und Mobilite4tsprozesse unterstfctzen (z. B. Fahrzeugfcberfchrungen, Hub-Termine, Dokumentenprfcfung).
• Partner- & Händlersupport: Bearbeitung von Routineanfragen via Ticket-System, E-Mail und Telefon.
• Datenpflege & Qualite4tssicherung: Stammdatenpflege, Erfassung von Vorge4ngen, Vorbereitung von Abrechnungsdaten und Reports.
• Begleitung des Partnermonitorings: Unterstfctzung des Key Account Teams bei SLAs und Kennzahlen.
• Teamassistenz & Office Management: Office-Organisation, Materialbestellungen, Empfang von Ge4sten, Post-/Paketabwicklung.
• Termin- & Reisemanagement: Reiseplanung, Terminkoordination, Kalenderverwaltung.
• Event- & Meetingvorbereitung: Unterlagen ffcr Meetings/Partnergespre4che.
• Rechnungs- & Belegmanagement: Vorbereitung der Buchhaltung (Eingangsrechnungen, Reisekosten).

Skills

Hands-on-Mentalität

Digitale Affinität

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse (Wort/Schrift)

Englischkenntnisse

Detailgenauigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS 365 / Google Workspace

Job description

Carrivo GmbH / Autobund GmbH / Hubmotion GmbH

Unsere Unternehmensgruppe bietet Herstellern, Händlern und Großkunden ein schlüsselfertiges Ökosystem für moderne Mobilität und B2B-Prozesse:

• Carrivo GmbH: Schlüsselfertige Auto-Abo- und Mobilitätsplattform für Handelspartner und Flottenbetreiber.
• Autobund GmbH: Gewachsenes B2B-Partnernetzwerk und Systemzentrale für den Mehrmarkenhandel.
• Hubmotion GmbH: Digitale Logistik- und Hub-Infrastruktur sowie Prozessplattform für die effiziente Abwicklung von Flotten-, Überführungs- und Fahrzeugmanagement-Services.

Bei uns kannst du Verantwortung übernehmen, deine Ideen einbringen und gemeinsam mit dem Team wachsen. Denn wir sind überzeugt: Wirklich gute Ergebnisse entstehen, wenn Menschen mitdenken, anpacken und sich gegenseitig besser machen.

Wir haben noch viel vor. Und freuen uns auf Menschen, die mit uns anpacken.

Deine Kernaufgaben

• Operations & Prozesskoordination (ca. 60 %)
• Operative Abwicklung: Aktive Unterstützung bei den täglichen Plattform- und Mobilitätsprozessen (z. B. Nachverfolgung von Fahrzeugüberführungen, Koordination von Hub-Terminen, Dokumentenprüfung).
• Partner- & Händlersupport: Bearbeitung von Routineanfragen von Kooperationspartnern, Händlern und Dienstleistern via Ticket-System, E-Mail und Telefon.
• Datenpflege & Qualitätssicherung: Stammdatenpflege in unseren internen Systemen/Plattformen, Erfassung von Vorgängen sowie Vorbereitung von Abrechnungsdaten und Reports.
• Begleitung des Partnermonitorings: Unterstützung des Key Account Teams bei der Überwachung von SLAs und der Aufbereitung relevanter Prozesskennzahlen.
• Teamassistenz & Office Management (ca. 40 %)
• Büroorganisation Gateway Gardens: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor Ort im Office (Materialbestellungen, Empfang von Gästen, Post-/Paketabwicklung).
• Termin- & Reisemanagement: Unterstützung der Geschäftsführung und des Key Account Teams bei der Reiseplanung, Terminkoordination und Kalenderverwaltung.
• Event- & Meetingvorbereitung: Vorbereitung von internen Meetings, Team-Events sowie Unterlagen für Partnergespräche und Pitches.
• Rechnungs- & Belegmanagement: Vorbereitende Buchhaltung (Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen).

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Spedition & Logistikdienstleistung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufspraxis: Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Schnittstellenfunktion wie Teamassistenz, Office Management, Sachbearbeitung oder Operations – idealerweise im Automotive-, Logistik- oder Mobilitätsbereich.
• Hands-on-Mentalität & Sorgfalt: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit Blick fürs Detail und hoher Zuverlässigkeit auch bei parallelen Aufgaben.
• Digitale Affinität: Sehr sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (MS 365 / Google Workspace) sowie schnelle Einarbeitung in webbasierte Plattformen und Managementsysteme.
• Kommunikationsstärke: Freundliches, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Partnern und Kollegen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse für internationale Kontakte und Korrespondenz.
• Präsenz: Freude an der täglichen Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort in Frankfurt Gateway Gardens.

Warum du dich bei uns wohlfühlst

• Mitgestaltung & Impact: Du gestaltest die Zukunft der Mobilität aktiv mit und übernimmst von Tag eins an Verantwortung mit viel Gestaltungsspielraum und direkten Entscheidungswegen.
• Verlässlichkeit & Perspektive: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe im zukunftsträchtigen Mobilitätssektor.
• Moderne Arbeitsweise: Wir setzen auf KI, Automatisierung, pragmatische Lösungen und die Bereitschaft, neue Wege zu gehen.
• Attraktiver Standort: Unser Büro liegt in Frankfurt Gateway Gardens, nur wenige Schritte von der S-Bahn-Station entfernt.
• Deine Benefits: 30 Tage Urlaub und Vertrauensarbeitszeit.