Teamassistent / Operations Specialist (m/w/d)

Carrivo GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Vertrauensarbeitszeit

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Modernes Büro in Frankfurt Gateway | L

Job summary

Carrivo GmbH / Autobund GmbH / Hubmotion GmbH sucht eine engagierte Teamassistenz mit Schwerpunkt Office Management am Standort Frankfurt Gateway Gardens. Sie unterstützen täglich die Geschäftsführung und das Key Account Team, koordinieren Termine, verwalten Dokumente und betreuen Partnern und Händlerkontakte.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und solide Erfahrung in einer Schnittstellenfunktion.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Erfahrung in Teamassistenz/Office Management.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit Detailblick.
• Sicherer Umgang mit MS 365/Google Workspace.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Operative Abwicklung täglicher Plattform- und Mobilitätsprozesse.
• Unterstützung Partner- und Händleranfragen per Ticket, E-Mail und Telefon.
• Datenpflege und Qualitätssicherung in internen Systemen.
• Begleitung des Partnermonitorings und SLA-Aufbereitung.
• Office-Management am Standort Frankfurt Gateway Gardens.
• Termin- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings.

Skills

Office Management

Teamassistenz

Datenpflege

Kommunikationsstärke

Kundenservice

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS 365

Google Workspace

Job description

Carrivo GmbH / Autobund GmbH / Hubmotion GmbH

Unsere Unternehmensgruppe bietet Herstellern, Händlern und Großkunden ein schlüsselfertiges Ökosystem für moderne Mobilität und B2B-Prozesse:

• Carrivo GmbH: Schlüsselfertige Auto-Abo- und Mobilitätsplattform für Handelspartner und Flottenbetreiber.

• Autobund GmbH: Gewachsenes B2B-Partnernetzwerk und Systemzentrale für den Mehrmarkenhandel.

• Hubmotion GmbH: Digitale Logistik- und Hub-Infrastruktur sowie Prozessplattform für die effiziente Abwicklung von Flotten-, Überführungs- und Fahrzeugmanagement-Services.

Bei uns kannst du Verantwortung übernehmen, deine Ideen einbringen und gemeinsam mit dem Team wachsen. Denn wir sind überzeugt: Wirklich gute Ergebnisse entstehen, wenn Menschen mitdenken, anpacken und sich gegenseitig besser machen.
Wir haben noch viel vor. Und freuen uns auf Menschen, die mit uns anpacken.

Deine Kernaufgaben

• Operations & Prozesskoordination (ca. 60 %)
  • Operative Abwicklung: Aktive Unterstützung bei den täglichen Plattform- und Mobilitätsprozessen (z. B. Nachverfolgung von Fahrzeugüberführungen, Koordination von Hub-Terminen, Dokumentenprüfung).
  • Partner- & Händlersupport: Bearbeitung von Routineanfragen von Kooperationspartnern, Händlern und Dienstleistern via Ticket-System, E-Mail und Telefon.
  • Datenpflege & Qualitätssicherung: Stammdatenpflege in unseren internen Systemen/Plattformen, Erfassung von Vorgängen sowie Vorbereitung von Abrechnungsdaten und Reports.
  • Begleitung des Partnermonitorings: Unterstützung des Key Account Teams bei der Überwachung von SLAs und der Aufbereitung relevanter Prozesskennzahlen.
• Teamassistenz & Office Management (ca. 40 %)
  • Büroorganisation Gateway Gardens: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor Ort im Office (Materialbestellungen, Empfang von Gästen, Post-/Paketabwicklung).
  • Termin- & Reisemanagement: Unterstützung der Geschäftsführung und des Key Account Teams bei der Reiseplanung, Terminkoordination und Kalenderverwaltung.
  • Event- & Meetingvorbereitung: Vorbereitung von internen Meetings, Team-Events sowie Unterlagen für Partnergespräche und Pitches.
  • Rechnungs- & Belegmanagement: Vorbereitende Buchhaltung (Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen).

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Spedition & Logistikdienstleistung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufspraxis: Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Schnittstellenfunktion wie Teamassistenz, Office Management, Sachbearbeitung oder Operations – idealerweise im Automotive-, Logistik- oder Mobilitätsbereich.
• Hands-on-Mentalität & Sorgfalt: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit Blick fürs Detail und hoher Zuverlässigkeit auch bei parallelen Aufgaben.
• Digitale Affinität: Sehr sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (MS 365 / Google Workspace) sowie schnelle Einarbeitung in webbasierte Plattformen und Managementsysteme.
• Kommunikationsstärke: Freundliches, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Partnern und Kollegen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse für internationale Kontakte und Korrespondenz.
• Präsenz: Freude an der täglichen Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort in Frankfurt Gateway Gardens.

Warum du dich bei uns wohlfühlst

• Mitgestaltung & Impact: Du gestaltest die Zukunft der Mobilität aktiv mit und übernimmst von Tag eins an Verantwortung mit viel Gestaltungsspielraum und direkten Entscheidungswegen.
• Verlässlichkeit & Perspektive: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe im zukunftsträchtigen Mobilitätssektor.
• Moderne Arbeitsweise: Wir setzen auf KI, Automatisierung, pragmatische Lösungen und die Bereitschaft, neue Wege zu gehen.
• Attraktiver Standort: Unser Büro liegt in Frankfurt Gateway Gardens, nur wenige Schritte von der S-Bahn-Station entfernt.
• Deine Benefits: 30 Tage Urlaub und Vertrauensarbeitszeit.